Ermittlung der korrekten steuerfrei erstattbaren Reisekosten

Sehr geehrter Fragesteller,

ich beantworte gerne Ihre Fragen im Rahmen einer Erstberatung unter Berücksichtigung Ihres Einsatzes und den Vorgaben dieses Forums. Ich weise Sie darauf hin, dass die hier erteilten Hinweise lediglich eine erste Orientierung bieten können und eine Beratung unter Vorlage von Unterlagen und ein Beratungsgespräch nicht ersetzen können.

Dies vorausgeschickt, beantworte ich Ihre Fragen wie folgt:

Ich nenne Ihnen vorab die allgemeine Definition der „Auswärtstätigkeit“, die für alle Reisetätigkeiten gleichermaßen gilt. Damit ist dann die nachfolgende Beantwortung auch schlüssig:

Es liegt immer dann eine „Auswärtstätigkeit“ vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und an keiner Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig werden.

Das Unternehmen des Kunden wird nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte, auch wenn Mitarbeiter A häufiger dorthin fährt.

1. Wenn der Mitarbeiter A vor Beginn seiner Auswärtstätigkeit (bisher „Dienstreise“) nicht mehr zu seinem Arbeitgeber in das Büro fährt, beginnt die Auswärtstätigkeit bereits von zu Hause aus, sowohl in zeitlicher Hinsicht als auch hinsichtlich der Strecke. Man kann also bei einer solchen Reise als Anfangs- und Endpunkt die Wohnung ansetzen.

2. Wie sich bereits aus den zuvor genannten Regelungen und Definitionen ergibt, ist dies eben der wesentliche Unterschied einer Auswärtstätigkeit zu den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Sollte der Mitarbeiter A vor der Abreise in das Büro fahren, so muss er die Wegstrecke von seiner Wohnung bis in das Büro bei der Reisekostenabrechnung abziehen, da insoweit keine „Auswärtstätigkeit“ vorliegt. Dann wird dieser Anteil an der Strecke wie beim Mitarbeiter B behandelt.

Fährt A aber nicht ins Büro sondern direkt zum Bahnhof, um die Reise anzutreten, kann der Arbeitgeber die gesamte Strecke steuerfrei ersetzen. Diese Reisezeit zählt dann für die Dauer der Reise (Verpflegungsmehraufwand) mit.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen ersten Überblick verschaffen und stehe für eine Nachfrage gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Marlies Zerban
Rechtsanwältin
Steuerberaterin


Hier die einschlägige Vorschrift für Reisekosten:


R. 9.4 LStR Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit
(2)
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Regelmäßige Arbeitsstätte
(3)
Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers, unabhängig davon, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Nicht maßgebend sind Art, Umfang und Inhalt der Tätigkeit. Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte ist auszugehen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z. B. befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte.