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Steuerrecht, Werbungskosten, Fahrtenbuch, Car Allowance / KFZ Pauschale

09.04.2015 11:57 |
Preis: ***,00 € |

Steuerrecht


Anerkennung Fahrtenbuch Finanzamt – dienstlich genutztes KFZ

Folgendes Szenario:

Ich bin im Rahmen meiner beruflichen Tätigkeit (Partner Betreuer eines Software Unternehmens) auf KFZ Nutzung angewiesen, es liegt eine Homeoffice Regelung vor, sowie eine „Car Allowance".

Ich bekomme eine monatliche Pauschale „Car Allowance" mit dem Gehalt ausgezahlt und versteuert. In den vorherigen Jahren habe ich jeweils ein Fahrtenbuch geführt und eine Aufstellung aller KFZ Kosten (Leasingrate, Versicherung, Sprit etc.) geführt. Gemäß dem Anteil in % an dienstlichen Fahrten habe ich die anteiligen KFZ Kosten in der Steuererklärung als Werbungskosten angegeben.

Beispiel:
• das KFZ hat mich 10.000,00 Euro im Gesamtjahr gekostet.
• Gemäß Fahrtenbuch war der Anteil von Dienstfahrten 70%.
• Daraus folgend wurden 7.000,00 Euro als Werbungskosten angesetzt.

In den letzten Jahren habe ich dies jeweils so gehandhabt, das Finanzamt hat die Werbungskosten immer komplett anerkannt.

Bei der 2013er Erklärung jedoch wurde dies abgelehnt. Begründung waren formale Mängel im Fahrtenbuch. Explizit wurde aufgeführt:

1.) Unplausible KM Stände, hier wurden zwei Beispiele gemacht

2.) Keine der Fahrten enthält neben dem Ort und dem Namen der aufgesuchten Firma den Grund der Reise

3.) Privatfahrten wurden nicht separat und einzeln aufgelistet

Meine Kommentare zu den einzelnen Punkten:

1.) Die beiden genannten KM Stände sind in der Tat unplausibel, ich habe das Fahrtenbuch noch nicht zurückbekommen. Beim einen Fall vermute ich schlicht einen Schreibfehler, der andere schaut nach einem Zahlendreher aus.

2.) Dies ist korrekt. In meiner Rolle als Partnerbetreuer ergeben sich beim Kundenbesuch/Partnerbesuch immer verschiedenste aber oft wiederkehrende Themen rund um die geschäftliche Zusammenarbeit so dass ich auf Nennung expliziter Gründe / Anlässe der Besuche verzichtet habe. Ich war der Überzeugung dies ergibt sich aus meiner beruflichen Rolle. Hierzu sei angemerkt das ich nachweislich bei den letzten drei Jahren exakt das gleiche Fahrtenbuch angefertigt habe und auch in diesen Jahren jeweils nur den Namen und den Ort der besuchten Firma aufgeführt habe. Diese Fahrtenbücher wurden vom Finanzamt jeweils akzeptiert.

3.) Auch dies ist so korrekt. Ich habe im Fahrtenbuch ausschließlich die dienstlichen Fahrten mit Anfangskilometerstand und Endkilometerstand angefertigt. Für die jeweils dazwischen liegenden Privatfahrten habe ich keine Eintragungen gemacht. Ich habe dann zum Jahresende alle Dienstfahrten – Kilometer addiert und in der Steuererklärung alle anderen verbleibenden Kilometer (gemäß der gesamten Jahreskilometer) pauschal als privat-Kilometer deklariert. Auch hierzu sei angemerkt, das ich nachweislich bei den letzten drei Jahren exakt das gleiche Fahrtenbuch angefertigt habe und auch in diesen Jahren jeweils nur die dienstlichen Fahrten und Kilometer erfasst habe und alle verbleibenden gefahrenen Kilometer im Jahr als privat deklariert habe.

Da ich durch die fehlende Anerkennung durch das Finanzamt nun einen hohen Betrag nicht als Werbungskosten ansetzen konnte bitte ich um Prüfung ob ein Einspruch oder ein Antrag auf schlichte Änderung stellen sollte.
Falls ja mit welcher Begründung? Wäre es vielleicht eine Alternative einfach eine Reisekostenaufstellung anstatt des Fahrtenbuches zu machen, da es sich ja um meinen privaten Wagen handelt und nicht um ein vom Arbeitgeber überlassenes Dienst – KFZ.

Sehr geehrter Fragesteller,

Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen verbindlich wie folgt beantworten:

Vorweg möchte Ihnen raten den Einspruch, sofern noch möglich, (Einspruchsfrist beträgt einen Monat ab Bekanntgabe, also ab Zustellung), einzulegen.

Eine Begründung müssen Sie zwar nicht abgegen, aber es ist natürlich sinnvoll das zu tun.

Insbesondere können Sie im Einspruchsverfahren noch Belege und/oder Nachweise einreichen, die die steuerlich relevanten Tatsachen untermauern.

1. Die ungereimtheiten (Zahlendreher/Schreibfeheler) bezgl. der Kilometerstände im Fahrtenbuch können Sie im Einspruchsverfahren vortragen und so wie ich das verstehe plausibel erklären.

2. Grundsätzlich ist es richtig, dass der Grund der dienstlichen Fahrt im Fahrtenbuch angegeben sein muss. Das Fahrtenbuch dient dem Finanzamt als ein "starkes" Mittel zur Glaubhaftmachung der gefahrenen Kilometer. Dass Sie das Fahrtenbuch schon immer so geführt haben, ist leider kein Argument. Es hängt in solchen Fällen tatsächlich immer von der Beurteilung des jeweiligen Sachbearbeiters ab.

3. Es ist auch richtig, dass Privatfahren in das Fahrtenbuch eingetragen werden müssen. Hierbei reicht es aus die jeweilige Fahrt mit den gefahrenen Kilometern als "Privat" zu kennzeichnen. Ort und Grund müssen nicht angegeben werden (das nur am Rande).

Im Ergebnis führen die Fehler im Fahrtenbuch dazu, dass das Beweismittel Fahrtenbuch an sich nicht mehr geeignet ist den Nachweis der dienstlichen Fahrten zu erbringen. Jedenfalls ist der Gehalt dessen erschüttert.In dem Fall ist eine Reisekostenaufstellung/Dokumentation durchaus sinnvoll. Diese müsste dann aber tatsächlich lückenlos sein und am besten von Ihrem Arbeitgeber (oder von den Kunden) bestätigt werden.

Ergänzend möchte ich noch hinzufügen, dass Sie entweder den Anteil der tatsächlichen Kosten, welcher auf die dienstliche Nutzung anfällt oder aber pauschal 30 cent pro gefahrenen Kilometer absetzen können. Nach meiner Erfahrung ist, insbesondere bei älteren Fahrzeugen, die Kilometerpauschale für den Steuerpflichtigen günstiger. Das hängt aber natürlich immer vom Einzelfall ab.

Ferner gehe ich davon aus, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen die Kosten für die dienstlich vernalassten Fahrten nicht erstattet. Steurlich absetzbar ist sind die Dienstreisekosten für den privaten Pkw eben nur dann, wenn der Arbeitgeber diese nicht erstattet.

Im Ergebnis hängt es davon ab, ob Sie die dienstlich veranlassten Fahrten dem Finanzamt durch ein zusätzliches Mittel, (Aufstellung der Dienstreisen) glaubhaft machen können. (Das ist eine abestufte Form des Nachweises, welche grundsätzlich ausreicht).

Ich würde Ihnen daher raten, wie oben erwähnt, Einspruch einzulegen. Den Sachverhalt, wie Sie diesen hier schildern, vorzutragen und anzubieten die Aufstellung der dienstlichen Fahrten (wenn möglich vom Arbeitgeber oder von Kunden bestätigt) nachzureichen.


Ich hoffe, Ihre Frage verständlich beantwortet zu haben und bedanke mich für das entgegengebrachte Vertrauen. Bei Unklarheiten können Sie die kostenlose Nachfragefunktion benutzen.

Mit freundlichen Grüßen

Nachfrage vom Fragesteller 27.05.2015 | 11:51

Vielen Dank für die schnelle und nachvollziehbare Antwort,

ich habe noch folgende Rückfragen:

Ihrem Rate folgend habe ich Einspruch eingelegt und werde nun alternativ vorlegen:

Aufstellung aller Dienstreisen (Excelliste). Diese Aufstellung beinhaltet:
Datum, Tachostand Anfang, Tachostand Ende, gefahrene KM, Zielort, Zielkunde, Anlass des Besuchs.

Aus dieser Liste leite ich die gesamt-KM dienstlich ab und damit auch die anteiligen Kosten an den Gesamt - KFZ Kosten für 2013. Dies ist in meinem Fall deutlich mehr als die 30ct Pauschale.

Explizite Bestätigungen von Kunden/Arbeitgeber sind nicht mehr möglich da der Arbeitgeber gewechselt wurde. Allerdings ist die Art meiner Beschäftigung ganz klar als eine Aussendiensttätigkeit beschrieben und ich erhalte ausser der KFZ Pauschale keine Entschädigung für Dienstreisen mit dem KFZ. Die Dienstreisen KFZ KM-Zahl ist mit gut 10.000 KM (Meine Rolle beinhaltet bundesweite Reisetätigkeit) ausgesprochen moderat und somit glaubwürdig.

Ist die Vorgehensweise mit der o.g. Dienstreisenaufstellung aus Ihrer Sicht optimal oder fehlt etwas in der Aufstellung.

Bei der Begründung warum das Fahrtenbuch so aufgestzt wurde (mit den Mängeln wie z.B. nicht eintragen von privaten Fahrten) würde ich erläutern da in den letzten Jahrebn das FA genau das identisch erstellte Fahrtenbuch jeweils akzeptiert hatte. Kann ich das so schreiben oder riskiere ich das dann die vorherigen Steuerbescheide vom FA angefochten werden?

Viele Grüße




Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 15.06.2015 | 12:30

Sehr geehrter Fragesteller,

ich bitte die späte Antwort zu entschuldigen.

Ja, reichen Sie die Aufstellung der Dienstreisen ein. Reichen Sie aber auch den Arbeitsvertrag bzw die Stellenebschreibung ein, aus welcher der von Ihnen geschilderte Umfang der Reisetätigkeit ersichtlich ist.

Da Steuerbescheide in der Regel immer der Nachprüfung (nach § 165 Abs. 1 S. 2 AO für teilweise vorläufig erklärt werden) unterliegen, wäre es dem FA möglich innerhalb von 5 Jahren zurückliegende Bescheide zu ändern. Von daher würde ich von solchen Erläuterungen abraten.

Solange die Reisekostenaufstellung glaubhaft ist, sollte das FA die Reisekosten annerkennen. Leider hängt es oftmals vom Sachbearbeiter ab, wie weit er Ihnen Glauben schenkt.

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