Sehr geehrter Fragesteller,
gerne beantworte ich Ihre Frage.
1. Der Mieter ist berechtigt, nach Ablauf der Abrechnungsfrist für Nebenkosten und bei Nichtrstellung der Abrechung die gezahlten Abschläge zurückzufordern. Da bei Ihrem Auszu und trotz Mahnung die Abrechungen 2008 und 2009 nicht vorlagen, waren Sie zur Rückforderung berechtigt, allerdings nur für 2008. Bei Ende des Mietverhältnisses 30.11.2010 war die Abrechungsfrist des § 556 III BGB noch nicht für 2009 abgelaufen. Sie durften also in 2010 nicht Abschläge für 2009 zurückfordern. Desweitern müsste man Ihren Mietvertrag überprüfen, inwieweit ein Aufrechungsverbot mit der Miete vereinabrt war. Ich nehme an, dass Sie die 2500 € einbehalten haben durch Nichtzahlung der Miete. Dies ist teilweise in Verträgen untersagt.
Generell waren Sie aber berechtigt sich die Nebenkosten für 2008 zurückzuholen. Allerdings gilt das immer nur solange nicht abgerechnet wird. Der Vermeiter kann auch nach Ablauf der Jahresfrist abrechnen. Dann kann er zwar keine Nachzahlungen mehr velangen, aber sehr wohl die wirklich verbrauchten Betriebskosten.
2. Nein, einen Zinsanspruch gäbe es nur, wenn Sie mit der Zahlung im Verzug wären. Bei einer Verurteilung müssten aber Zinsen ab Klageerhebung gezahlt werden.
3. Die 2008 Abrechung ist verjährt, dass heißt das eine Nachzahlung nicht geschuldet wird. Bei 2009 kommt es darauf an, ob die Abrechung noch Ende 2010 zugegangen ist oder nicht. Die Beweislast trägt der AG. Der Einwurf bei Ihrem Arbeitgeber ist im Zweifel aber nicht ausreichend, denn die Zustellung muss zu Hause erfolgen.
4. Die Heizkosten- und Betriebskostenabrechung können unterschiedlich verjähren. Das hängt davon ab, was im Mietvertrag vereinbart ist. Auch die Heizkostenabrechung hätte bis zum 31.8.2010 zugehen müssen, was nicht der Fall war.
5. Siehe Nr.1. Da für 2008 keine Abrechung vorliegt, müssen Sie nichts zurückerstatten. Sollte allerdings für 2008 noch abgerechnet werden, müssten die verbrauchten Kosten gezahlt werden, aber nicht mehr als die Vorausszahlungen. Mehr als die 100 € im Monat müssen Sie also nicht zahlen.
6. Sie sollten im Prozess auf jeden Fall einen Anwalt einschalten. Sie müssen den Zugang der Abrechung in 2010 bei Gericht per Schriftsatz bestreiten. Dann muss der Vermieter den Zugang im Verfahren beweisen. Wenn ihm das nicht gelingt, gilt die Abrechung als verspätet.
7. Der Klage könnte das Rechtsschutzbedürfnis fehlen, weil die Kaution gerade dafür da ist, Ansprüche des Vermieters zu sichern.
8. Nein, eigentlich nicht, denn es ist Aufgabe des Vermieters die Kaution getrennt von seinem Vermögen sicher anzulegen. Nicht ganz klar ist, warum Sie ein Konto für die Kaution eröffnet haben. Die Kaution steht dem Vermieter zu und muss von ihm sicher angelegt werden. Es könnte aber ratsam sein, den Bestand der Kaution nachzuweisen.
Wegen der weiteren Vorgehensweise sollten Sie einen Anwalt beauftragen. Eine entgültige Einschätzung könnte man nur abgeben, wenn man alle Unterlagen, insb. den Vertrag kennen würde.