Elektronische Gehaltsabrechnung - Dauer Verfügbarkeit

Sehr geehrter Fragesteller,

Gemäß § 41 EStG sind Lohnkonten 6 Jahre aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfrist erstreckt sich auf Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug eines jeden Mitarbeiter gebraucht werden. Das sind u.a.:

Freistellungsbescheinigungen
Reisekostenabrechnungen
Fahrtenbücher
Rechnungsbelege über Auslagenersatz
Arbeitszeitliste

In den GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die seit 2015 gelten, werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert. Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Unterlagen sind in derForm aufzubewahren, in der sie empfangen wurden. Sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Ihr Arbeitgeber hat die Daten noch.

Ihr Arbeitgeber muss Ihnen die Lohnabrechnungen bei Zahlung in Textform zur Verfügung stellen. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Das ergibt sich aus § 108 GewO . § 126b BGB regelt, was Textform ist und sagt dazu:

Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das

1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

Nun kann man darüber streiten, wie lange der für den Zweck angemessene Zeitraum ist. Jedenfalls wohl für die Dauer der Aufbewahrungspflicht innerhalb des laufenden Arbeitsverhältnisses. Ob dies nach Ende des Arbeitsverhältnisses noch der Fall ist, ist zumindest zweifelhaft. Sie hatten ja während des laufenden Arbeitsverhältnisses die Möglichkeit, sie herunterzuladen und anderweitig zu speichern.

Fakt ist aber, Ihr Arbeitgeber hat die Daten noch und kann sie Ihnen folglich auch zur Verfügung stellen - und es ist für mich kein Grund erkennbar, warum er das verweigern sollte. Wenn das nicht mehr über einen Link geht, dann eben über einen Ausdruck. Es ist ungewöhnlich, dass Ihr Arbeitgeber nicht bereit ist, Ihnen die Abrechnungen zukommen zu lassen.

Ich hoffe, Ihre Frage verständlich beantwortet zu haben und bedanke mich für das entgegengebrachte Vertrauen. Bei Unklarheiten können Sie die kostenlose Nachfragefunktion benutzen.

Mit freundlichen Grüßen

Ann Kathrin Traub
Rechtsanwältin