Pflicht zur Speicherung und Herausgabe der technischen Details Emailkommunikation

Sehr geehrter Fragesteller,

Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen verbindlich wie folgt beantworten:

1. Rechtsgrundlagen für die Speicherung

a) Allgemeine Verwaltungsvorschriften

Behörden unterliegen bei der Verarbeitung von E-Mails den allgemeinen Vorschriften des Datenschutzes und des Verwaltungshandelns. Die Speicherung technischer Protokolldaten (sog. Metadaten wie Absender, Empfänger, Datum, Uhrzeit, Versandstatus) ist grundsätzlich zulässig, soweit sie zur Erfüllung der behördlichen Aufgaben erforderlich ist.

b) Datenschutzrechtliche Vorgaben
Nach Art. 5 Abs. 1 lit. c und e DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Metadaten einer E-Mail sind personenbezogene Daten, wenn sie sich auf eine identifizierbare Person beziehen.

c) Spezielle Regelungen für Behörden
Für öffentliche Stellen gelten ergänzend die jeweiligen Landesdatenschutzgesetze (z.B. § 3 BDSG, Landesdatenschutzgesetze) und ggf. Aktenführungsvorschriften (z.B. Schriftgutverwaltung, E-Mail-Archivierung).

2. Pflicht zur Speicherung

a) Technische Protokolle

Technische Protokolle (Logfiles) werden in der Regel zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Nachweisführung (z.B. Zugangsnachweis) gespeichert. Eine Pflicht zur dauerhaften Speicherung besteht jedoch nicht, es sei denn, eine spezielle Rechtsvorschrift verlangt dies (z.B. Nachweis des Zugangs eines Verwaltungsakts).
b) Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem Zweck der Speicherung:

Betriebssicherheit/Fehleranalyse: i.d.R. wenige Tage bis Wochen (z.B. 7 bis 30 Tage), danach Löschung oder Anonymisierung.
Nachweisführung (z.B. Zugangsnachweis): Bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens oder bis zum Ablauf von Rechtsmittelfristen.

Eine pauschale, unbegrenzte Speicherung ist unzulässig.

3. Herausgabeanspruch

a) Akteneinsicht/Informationszugang

Ein Anspruch auf Herausgabe dieser Protokolldaten kann sich ergeben aus:

Akteneinsichtsrecht (§ 29 VwVfG, § 25 SGB X)
Informationsfreiheitsgesetze (IFG Bund/Land)
Datenschutzrechtlicher Auskunftsanspruch (Art. 15 DSGVO)

Herausgabe an Dritte: Nur auf gerichtliche Anordnung oder wenn eine gesetzliche Pflicht besteht (z. B. Strafverfolgung, Sicherheitsbehörden). Ohne rechtliche Grundlage darf ein Amt diese Metadaten nicht an Dritte herausgeben.

b) Umfang der Herausgabe
Herausgegeben werden können die gespeicherten Metadaten, soweit sie vorhanden und nicht durch schutzwürdige Interessen Dritter oder Geheimhaltungsvorschriften geschützt sind.

4. Fazit

Speicherung: Ein Amt darf und muss technische Protokolldaten (Absender, Empfänger, Datum, Uhrzeit, Versandstatus) speichern, soweit dies für den ordnungsgemäßen Betrieb, die Fehleranalyse oder die Nachweisführung erforderlich ist.
Dauer: Die Speicherdauer ist auf das erforderliche Maß zu beschränken (i.d.R. wenige Tage bis Wochen, bei Nachweisinteresse bis zum Abschluss des Verfahrens).

Herausgabe: Ein Anspruch auf Herausgabe besteht, wenn ein berechtigtes Interesse (z.B. Akteneinsicht, Auskunftsanspruch) vorliegt und keine schutzwürdigen Interessen entgegenstehen.

Eine spezielle bundesweit einheitliche Regelung zur Aufbewahrung und Herausgabe von E-Mail-Metadaten durch Behörden existiert nicht. Es gelten die allgemeinen datenschutz- und verwaltungsrechtlichen Grundsätze.

Mit freundlichen Grüßen