Datenschutz - Aufbewahrung von Kundendaten und Belegen

Question

Ich bin Tierheilpraktikerin und betreibe seit ca. 7 Jahren eine Tierheilpraxis, die ersten 4 Jahre nebenberuflich, seit 3 Jahren in voller Selbstständigkeit. Aus wirtschaftlichen Gründen werde ich die Praxis zum 31.12.2021 aufgeben, die entsprechenden Stellen habe ich bereits informiert, auch mein Gewerbe habe ich abgemeldet. Angestellte hatte ich nie, ich bin/war ein "Ein-Frau-Betrieb". Ich bin Kleinunternehmerin. Meine Kunden habe ich über die Praxis-Aufgabe informiert und werde diese nur noch bis zum 31.12.2021 begleiten (bzw. deren Tiere behandeln).

Jetzt frage ich mich, wie lange ich Unterlagen und Mails meiner (ehemaligen) Kunden aufbewahren muss - mit Ausnahme der Steuerunterlagen, diese werde ich natürlich 10 Jahre lang aufbewahren (bzw. ich habe auch einen Steuerberater).

Meine Unterlagen in meinen Ordnern zu den einzelnen Kunden (Papier-Form/ausgedruckt) beinhalten Rechnungen, Therapiepläne, weitere Unterlagen der Kunden (Anamnesebögen, Arztberichte, Laboruntersuchungen etc.). Muss ich diese Unterlagen 10 Jahre lang aufbewahren? "Auseinanderreißen" möchte ich sie nicht, d.h., wenn ich beispielsweise nur die Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren müsste, wäre mir das zu viel Aufwand. Die Rechnungen wurden in den letzten 3 Jahren zusätzlich bei DATEV gespeichert (Kassenbuch), mein Steuerberater hat auf meine dort geführte Buchhaltung Zugriff.

Gleiches gilt für die Unterlagen auf meinem PC, diese sind zu 80 Prozent identisch mit den Papier-Unterlagen, schätze ich.

Und dann noch meine Mails, die ich mit Kunden und auch Interessenten, mit denen nie ein Auftrag zustande kam, ausgetauscht habe. Besteht auch hier eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren? In diesem Fall müsste ich diese archivieren von meinem kostenpflichtigen Provider in ein kostenloses Programm, was wiederum viel Arbeit bedeutet.

Ich meine, ich muss Unterlagen als Therapeutin nach dem letzten Kontakt 10 Jahre lang aufbewahren. Das wäre natürlich für eine so kleine Praxis wie meine alles sehr, sehr aufwendig. Zudem bin ich 60 Jahre alt und möchte natürlich nicht bis ins hohe Alter alles aufbewahren, falls es doch nicht notwendig ist.

Meine Homepage wird übrigens Mitte Dezember komplett gelöscht. Ebenso mein Google-Account mit meinen Bewertungen.

Danke vorab für die Unterstützung und Information zu den einzelnen Aufbewahrungspflichten/Themen.

Rechtsanwältin Sonja Stadler · Accepted Answer

Antwort vom Rechtsanwalt: Sehr geehrter Fragesteller,    auf Grundlage der durch Sie mitgeteilten Informationen beantworte ich Ihre Frage wie folgt:    Neben der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Ihre Steuerunterlagen müssen Sie Ihre Geschäftsbriefe für 6 Jahre aufbewahren. Dazu gehören auch die E-Mails mit Anfragen, aber streng genommen nur welche die konkret in Zusammemhang mit Behandlungen stehen.    Für die Patientenakte gibt es anders als für Ärzte keine gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung. Allerdings würde ich Ihnen empfehlen diese mindestens 3 Jahre, besser 10 Jahre, aufzubewahren, falls man sich mit Schadensersatzansprüchen an Sie wendet. Insoweit gibt es aber keine Aufbewahrungspflicht, nur eine rechtliche Zulässigkeit der Aufbewahrung.    In diesem Sinne müssten Sie die verschiedenen Unterlagen also sichern und auch unterschiedlich behandeln.    Sie könnten theoretisch die Unterlagen zur Behandlung an die Kunden geben und nur die Steuerunterlagen und Geschäftsbriefe aufbewahren, aber wahrscheinlich werden Sie bis Ende des Jahres nicht alles an Ihre Kunden aushändigen können.    Die Sicherung, Sortierung und Aufbewahrung der E-Mails sollte mit einem handelsüblichen E-Mail-Programm unproblematisch möglich sein.    Mit freundlichen Grüßen

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Rechtsanwältin Sonja Stadler

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