Betriebskostenabrechnung - Treppenhausreinigung

Sehr geehrte Frau Anwältin,
sehr geehrter Herr Anwalt,

wir bewohnen seit dem 01.01.2013 eine Mietwohnung in einem Wohnhaus mit drei Parteien. Im Mietvertrag wurde u.a. auch die Umlage der Kosten für "Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung" vereinbart. Vorher oblag die Reinigung des Treppenhauses den Mietern, die Hausverwaltung kündigte jedoch schon bei unserem Einzug an, in Zukunft eine Firma mit der Treppenhausreinigung zu beauftragen, da die Reinigung in der Vergangenheit von den Mietern nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden sei. Der Verwalter räumte aber ein, daß es sicher noch eine Weile dauern würde, eine Firma zu finden, die die Reinigung zu einem vernünftigen Preis durchführen könnte. Im Laufe des Jahres 2013 wurde dann gelegentlich eine Ein-Mann-Hausdienstleistungsfirma geschickt, die behelfsmäßig etwas gereinigt hat. Diese Firma führte für die Hausverwaltung auch immer wieder diverse andere Arbeiten (Gartenpflege, Entrümpelungen, Instandsetzungen, etc.) durch. Mit Beginn des Jahres 2014 wurde dann gar keine Reinigung mehr durchgeführt. Seit Oktober 2014 wird die Reinigung von einer anderen Firma - nun auch regelmäßig durchgeführt. Die andere ("Ein-Mann"-)Firma besteht nicht mehr.

Im Oktober 2014 bekamen wir die BKA für 2013. Dort wurden - neben einer ganzen Reihe anderer Fehler 1085,00 € für die Hausreinigung in Rechnung gestellt, von der wir dann anteilig ein Drittel zu bezahlen gehabt hätten. Eine von uns und den anderen Parteien durchgeführte Belegeinsicht ergab, daß laut Hausverwaltung eine mündliche Beauftragung der Ein-Mann-Firma bestand, das Treppenhaus zu reinigen, ein Vertrag, eine Leistungsbeschreibung sowie Leistungsnachweise konnten allerdings nicht vorgelegt werden; die vorgelegten Rechnungen waren größtenteils fehlerhaft (keine Mwst. ausgewiesen, Vermischung mit andern Dienstleistungen etc.). Der Hausverwalter räumte ein, daß die besagte Firma unzuverlässig sei, er deshalb ja auch auf der Suche nach einer anderen Firma sei und er erstellte eine neue BKA mit nur noch 50% der berechneten Kosten für die Hausreinigung - dies war von uns so vorgeschlagen worden und entspricht ungefähr auch der tatsächlich 2013 geleisteten Arbeit. Die Hausverwaltung wurde von uns innerhalb dieses Gespräches auch darauf hingewiesen, daß 2014 bis September höchsten ein oder zweimal geputzt wurde.

Im August 2015 bekamen wir nun die BKA für 2014. darin 1941,39 € für Hausreinigung. Zum Termin für die Belegeinsicht wurden für die Monate Februar bis Juli Rechnungen der Ein-Mann-Firma vorgelegt, ab Oktober dann Rechnungen der neue beauftragten Firma. Verträge, Leistungsbeschreibungen oder -nachweise wurden nicht vorgelegt. In der Erstrechnung der neuen Firma wurde auch ein zusätzlicher Betrag wegen "erheblicher Altverschmutzung" (völlig zu Recht) berechnet, dieser aber nicht auf die Mieter umgelegt.

Die Reinigung durch die neue Firma ab Oktober erfolgte korrekt. Von der Ein-Mann-Firma wurde 2014 das Treppenhaus maximal zweimal gereinigt - das bestätigen alle Mietparteien.
Die Hausverwaltung steht auf dem Standpunkt, die Rechnungen seien korrekt, weitere Belege nicht erforderlich und wir hätten schon früher kontrollieren und reklamieren müssen, daß die Reinigung nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde - da uns jedoch nie mitgeteilt wurde, daß eine Firma mit regelmäßiger Reinigung beauftrag wurde, konnten wir das natürlich nicht tun; der Hausverwalter hatte uns im Gespräch ja auch immer wieder erklärt, daß es schwierig sei, eine richtige Firma zu finden.
Die Hausverwaltung wurde von uns mit vierwöchiger Frist aufgefordert noch fehlende Belege (Vertrag, Leistungsbeschreibung, Leistungsnachweis) vorzulegen, hierauf erfolgte keine Reaktion.
Eine Kontaktaufnahme zwecks weiterer Klärung mit der besagten Ein-Mann-Firma ist nicht möglich, da diese nicht mehr besteht.

Unsere Frage: Müssen wir diese Rechnungen anerkennen, auch wenn keine weiteren Belege oder Informationen vorgelegt werden, was überhaupt genau beauftragt wurde und die Arbeiten tatsächlich nicht durchgeführt wurden? Wie sollte jetzt vorgegangen werden, wie sollte ein Widerspruch formuliert werden? Die Anerkennung der Rechnungen ergäbe eine Nachzahlung, andernfalls stünde uns eine Rückzahlung zu.

Wenn Sie noch genauere Informationen benötigen, stehen wir gerne zur Verfügung, ansonsten bedanke ich mich schon jetzt für die Beantwortung unserer Frage.

mit freundlichen Grüßen