Sehr geehrter Fragesteller,
gerne beantworte ich Ihnen Ihre Anfrage wie folgt:
Leider ist das Schreiben des BMF vom 24.10.2014 hinsichtlich der Geltendmachung von Übernachtungskosten eindeutig und das zu Ihren Lasten: Die Pauschbeträge können Sie nur im Rahmen der Arbeitgebererstattung geltend machen. Die hierfür relevante Passage finden Sie in der dortigen Randnummer 123, die wie folgt lautet:
"Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber die nachgewiesenen Übernachtungskosten nach Rz. 112 bis Rz. 121 oder - wie bisher - ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit im Ausland gelten die bisherigen Grundsätze unverändert weiter."
Soweit allerdings die Geltendmachung der Kosten als Betriebsausgaben Ihres Unternehmens betroffen ist, gilt die Regelung für den Werbekostenabzug (nach R 4.12 Absatz 2 und 3 EStR) für Arbeitnehmer nach der Randnummer 112 des benannten Schreiben des BMF entsprechend. Dort heißt es:
"[...] Im Rahmen des Werbungskostenabzugs können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden."
Sie müssen daher dafür Sorge tragen, die jeweiligen Ausgaben in der konkret entstandenen Höhe nachzuweisen.
Im Grundsatz scheitern Sie damit an § 87 Abs. 1 AO
, wonach die Amtssprache gegenüber dem deutschen Finanzamt auch grundsätzlich Deutsch ist.
Legen Sie anderssprachige Belege vor, kann das Finanzamt nach § 87 Abs. 2 AO
die Vorlage einer Übersetzung verlangen. Lediglich in begründeten Fällen wird ergänzend hierzu eine amtliche Übersetzung durch einen vereidigten Dolmetscher verlangt, dessen Kosten Ihrem Unternehmen sodann in Rechnung gestellt werden.
Theoretisch besteht noch die Möglichkeit, durch den jeweiligen Mitarbeiter vor Ort einen so genannten Eigenbeleg erstellen zu lassen. Dabei muss dieser selbst Art und Höhe der Ausgabe sowie den Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift angeben und diesen Beleg mit Datum und Unterschrift versehen.
Sinnvoll ist es dann, diesen Eigenbeleg mit dem jeweiligen tatsächlichen fremdsprachlichen Beleg zusammen vorzulegen.
Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Form der Quittierung nur als Ausnahme vorgesehen ist. Sollten "unübersetzbare" Fälle ohne erkennbare arabische Zahl also häufiger vorkommen, setzen Sie sich in jedem Fall dem Risiko aus, im Falle einer Betriebsprüfung für eine Übersetzung der Unterlagen Sorge zu tragen. Gültiger Nachweis können diese Papiere dann aber dennoch sein.
Ich hoffe, Ihnen mit diesen Angaben weitergeholfen zu haben.
Mit freundlichen Grüßen
Daniela Désirée Fritsch
Rechtsanwältin
Sehr geehrte Frau Fritsch,
Zunächst einmal vielen Dank für die zügige und fachlich fundierte Antwort.
Lediglich eine kurze Nachfrage zu meinem Verständnis:
Bedeutet dass - in Bezug auf § 87 Abs. 1 AO
- das wir grundsätzlich sogar mit den englisch sprachigen Rechnungsbelegen (die von z.B. internationalen Hotelketten ausgestellt werden) beim deutschen Finanzamt auf Probleme stoßen können?
Mit freundlichen Grüßen
Sehr geehrter Fragesteller,
rein theoretisch - ja. Allerdings ist bei englischsprachigen Belegen, die die Beträge lesbar ausweisen, regelmäßig davon auszugehen, dass das Finanzamt über Mitarbeiter verfügt, welche diese Belege verstehen und auch als Nachweis entgegennehmen können.
Im Normalfall wird hier nicht formal, sondern sehr alltagsfreundlich entschieden. Entsprechendes gilt übrigens auch dann, wenn ein Sachbearbeiter eine andere betroffene Sprache versteht.
Da dies regelmäßig eine zufällige Frage ist und die Wahrscheinlichkeit, dass das örtliche Finanzamt mit den eingereichten Unterlagen klarkommt, angesichts von fremden Schriftzeichen und exotischen Sprachen sinkt, ist das Problem vorrangig bei den thailändischen Belegen zu sehen.
Mit freundlichen Grüßen
Daniela Désirée Fritsch
Rechtsanwältin
