Wie läuft eine Grundschuldbestellung ab?

Als Miteigentümer in Erbengemeischaft planen wir die Finanzierung einer Dachrenovierung.

Die Frage betrifft mehr die Planung als das Inhaltliche/Rechtliche, d.h. ich bin in Kanada ansäßig und möchte möglichst höchstens einmal anreisen, was diese Finanzierung betrifft.

Mein Banker hat mir insgesamt die Konditionen genannt (keine Probleme damit) und im wesentlichen gesagt, daß ich persönlich zweimal anwesend sein muß. Ich interpretiere das zunächst einmal so, daß dies das Verfahren ist wie er es kennt und wie es am einfachsten ist.

Ich bin nun am Zug einen Notar zu benennen um als erstes die Grundschuldbestellung zu organisieren. Die weiteren Schritte sind mir nicht 100% klar, z.B. ob der Sicherungsvertrag gleichzeitig abzuschließen ist und inwieweit der Darlehensvertrag dann ebenfalls vor dem Notar abzuschließen ist.

Nun können notarielle Urkunden im Prinzip von mir auch per beglaubigter Unterschrift auch hier von mir auf der Botschaft in Ottawa genehmigt werden. Inwieweit diese Möglichkeit eingeschränkt ist bezüglich Bankangelegenheiten ist mir aber unklar (Geldwäschegesetz) und ich bitte dahingehend um Auskunft:
1) Bedarf ein Sicherungvertrag im Zusammenhang mit einer Grundschuldentragung meiner Anwesenheit oder wie kann ich diesen vom Ausland aus unterzeichnen (lassen), z.B. per Vollmacht?
2) Wie kann ich einen Dahrlehensvertrag abschließen ohne persönlich anzureisen?
3) Falls dies eine Möglichkeit ist, was muß eine Vollmacht enthalten zu diesen beiden Zwecken?
4) Kann eine solche Unterzeichnung auch in einem Partnerinstitut von dem Bevollmächtigten vorgenommen werden, unter den obigen Voraussetzungen?
5) Ich selber bin zudem Generalbevollmächtigter meines Vaters - ich gehe davon aus daß eine entsprechende Untervollmacht gleichermaßen wirksam ist - Einschränkungen?