Betriebskostenabrechnung 2024

Question

Sehr geehrte Damen und Herren,    wir haben die Betriebskostenabrechnung 2024 erhalten, die inzwischen nur noch aus einer Seite besteht.     Da die vergangenen Jahre immer etwas falsch war und uns seit Abrechnung 2022 auch die Belegeinsicht verwehrt wird &lpar;wir waren zu angekündigtem Termin da, jemand schaute aus dem Fenster, öffnete aber nicht die Tür&rpar;, zahlen wir bereits seit 3 Jahren die Nachforderung nicht mehr.    Nun fehlt in der neuesten Abrechnung sogar die Übersicht der anderen Mietwohnungen.    Wir bewohnen eine volle Etage bewohnen &lpar;genau 1/3 des Hauses&rpar; und werden über Mietfläche abgerechnet.   Die anderen Haushalte werden über die Personenzahl abgerechnet, so dass sich letztlich der Vermieter bereicht:   ----  Beispiel-Rechnung:   10. 000 EUR Betriebskosten insgesamt.   Wir zahlen 1/3 = 3333,- EUR.   Die übrigen 4 Haushalte &lpar;2x Etage 2 und 2x Etage 3&rpar; zahlen über den Personenschlüssel je 2/10. 20% von 10.000 EUR sind 2000,-  &lpar;2/10&rpar;.     4 Haushalte zahlen je 2000,- EUR = 8000 EUR, wir zahlen 3333,- EUR.     Macht zusammen 11.333 EUR, statt der tatsächlich entstandenen 10.000 EUR.    Die überzählige Summe wurde nie anteilig auf die Mieter erstattet.  -----    In der neuen Betriebskostenabrechnung fehlt nun jede Auflistung der Verbrauchsdaten der anderen Wohnungen. Ich kann nicht prüfen, ob hier wieder eklatant gegen Gesetze verstoßen wird.    Frage:   Habe ich ein Recht auf die Verbrauchsdaten der anderen Wohnungen &lpar;gerne anonymisiert&rpar;?     Muss der Vermieter diese ggf. sogar mit der Abrechnung selbst zusenden, so dass diese Abrechnung hier formal unvollständig wäre?    Nachdem beim angekündigten Termin zur Einsicht im Januar 2023 die Einsicht verweigert wurde: Darf ich darauf bestehen, dass der Vermieter jetzt Terminvorschläge machen muss und bis dahin die Zahlung verweigern?   Der Vermieter reagiert grundsätzlich nicht auf Schreiben und die Hausverwaltung öffnet nicht die Türe.      Danke und viele Grüße  Kai Westermeier

Rechtsanwalt Cedric Hohnstock · Accepted Answer

Antwort vom Rechtsanwalt: Sehr geehrte&lpar;r&rpar; Fragesteller&lpar;in&rpar;,    ich verstehe sehr gut, dass die wiederholten Unstimmigkeiten, die verweigerte Belegeinsicht und nun eine auf eine Seite zusammengestutzte Betriebskostenabrechnung Verunsicherung, Ärger und das Gefühl von Ausgeliefertsein auslösen können. Gern gebe ich Ihnen Klarheit, eine verlässliche rechtliche Einordnung und pragmatische Handlungsschritte an die Hand &#8211; mit dem Ziel, Ihre Rechte durchzusetzen und für belastbare Transparenz zu sorgen.    Formelle Mindestanforderungen an die Betriebskostenabrechnung und Folgen    Eine Betriebskostenabrechnung muss bestimmte Mindestangaben enthalten, damit überhaupt eine Nachforderung fällig werden kann. Erforderlich sind insbesondere:    - eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten,    - die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels,    - die Berechnung Ihres Kostenanteils,    - sowie der Abzug Ihrer Vorauszahlungen.    Gesetzliche Grundlage ist &#167; 556 Abs. 3 Satz 1 bis 3 BGB; zu den umlagefähigen Kosten ist auf &#167;&#167; 1, 2 BetrKV &lpar;Betriebskostenverordnung&rpar; zu verweisen.    Wenn &#8211; wie Sie schildern &#8211; wesentliche Bestandteile fehlen &lpar;z.B. keine nachvollziehbare Gesamtkostenaufstellung, kein bzw. nicht erläuterte Verteilerschlüssel, keine Darlegung, wie Ihr Anteil konkret errechnet wurde&rpar;, ist die Abrechnung formell fehlerhaft. Eine formell fehlerhafte Abrechnung setzt keine Nachzahlungsforderung in Fälligkeit. Der Vermieter kann die Abrechnung zwar innerhalb der Abrechnungsfrist &lpar;&#167; 556 Abs. 3 Satz 2 BGB&rpar; erteilen bzw. innerhalb dieser Frist auch berichtigen; nach Fristablauf kann er formelle Fehler nicht mehr zu Ihren Lasten heilen. Materielle Einwendungen &lpar;inhaltliche Fehler&rpar; können Sie binnen 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben, &#167; 556 Abs. 3 Satz 5 BGB.    Einheitlicher Verteilerschlüssel    Mischsysteme innerhalb derselben Kostenart sind unzulässig. Nach &#167; 556a Abs. 1 BGB sind Betriebskosten grundsätzlich nach Wohnfläche umzulegen, soweit mietvertraglich nichts anderes vereinbart ist. Abweichende Verteilerschlüssel sind zulässig, wenn sie wirksam vereinbart wurden &lpar;z.B. Personenzahl für bestimmte Kostenarten&rpar;. Unzulässig ist es jedoch, innerhalb derselben Kostenart unterschiedliche Verteilungsmaßstäbe parallel anzuwenden, die zu einer Überschreitung der Gesamtkosten führen oder einzelne Mietparteien systematisch benachteiligen. Die Rechtsprechung verlangt je Kostenart einen einheitlichen, vertraglich oder gesetzlich legitimierten Schlüssel; will der Vermieter hiervon abweichen, bedarf es einer wirksamen Vereinbarung und sachlicher Rechtfertigung, die die Summe der umlagefähigen Kosten nicht &#8222;aufbläht".  Maßgeblich bleibt stets &#167; 556a BGB.    Ihr Beispiel &lpar;gleichzeitige Abrechnung eines Teils nach Wohnfläche und der übrigen Wohnungen nach Personenzahl innerhalb derselben Gesamtkostenposition mit der Folge einer rechnerischen &#8222;Überumlage" jenseits der tatsächlich entstandenen Gesamtkosten&rpar; weist auf einen gravierenden materiellen Fehler hin. Betriebskosten sind eine reine Durchlaufgröße: Es darf in Summe nicht mehr umgelegt werden, als tatsächlich angefallen ist. Eine &#8222;Überdeckung" ist &lpar;sofern sie entsteht&rpar; auszugleichen; unterbleibt dies, ist die Abrechnung materiell fehlerhaft und in der Konsequenz zu berichtigen. Derartige Konstruktionsfehler geben Ihnen ein erhebliches Einwendungs- und Rückforderungs-/Zurückbehaltungsrecht.    Belegeinsicht: Umfang, Ort, Modalitäten und Zurückbehaltungsrecht    Grundsatz: Sie haben einen Anspruch auf Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege &lpar;Rechnungen, Verträge, Zahlungsnachweise, Umlagespiegel, Einzel- und Gesamtabrechnungen&rpar;, um die Abrechnung sachlich prüfen zu können. Das folgt aus &#167; 259 BGB analog i.V.m. &#167; 556 Abs. 3 BGB und dem mietvertraglichen Treu-und-Glauben-Grundsatz &lpar;&#167; 242 BGB&rpar;.    Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, sind Sie grundsätzlich berechtigt, die geltend gemachte Nachzahlung bis zur Einsichtnahme zurückzubehalten &lpar;&#167; 273 BGB&rpar;.    Ort und Art der Einsicht: Üblicherweise ist die Einsicht am Ort der Verwaltung zu den üblichen Bürozeiten zu gewähren. Sie dürfen Kopien/Scans verlangen, müssen hierfür aber regelmäßig angemessene Kopier-/Übermittlungskosten tragen; ein Anspruch auf unentgeltliche Übersendung sämtlicher Unterlagen besteht im Regelfall leider nicht, es sei denn, die Einsicht vor Ort ist Ihnen unzumutbar und der Vermieter kann zumutbar Kopien bereitstellen.    Einsicht in Unterlagen/Verbrauchsdaten anderer Wohnungen: Soweit dies für die Prüfung der Verteilung erforderlich ist &lpar;z.B. bei verbrauchsabhängigen Kosten nach HeizkostenV, bei Verteilerschlüsseln wie Wohnfläche/Personenzahl oder bei der Plausibilisierung der Gesamtverteilung&rpar;, umfasst Ihr Einsichtsrecht auch die Einsicht in die relevanten Abrechnungs- und Verteilungsdaten der übrigen Einheiten. Datenschutzrecht steht dem nicht entgegen, sofern eine Anonymisierung erfolgt. Sie dürfen also Verbrauchswerte, Flächenangaben, Personenzahlen, Verteilungsquoten und Einzelumlagen anderer Wohnungen einsehen, allerdings anonymisiert &lpar;ohne Namen&rpar;.    Verweigerte Einsicht am Termin: Wenn &#8211; wie von Ihnen geschildert &#8211; am angekündigten Termin die Einsicht faktisch vereitelt wurde, spricht vieles dafür, dass die Vermieterseite sich im Verzug mit der Belegeinsicht befindet. Sie dürfen dann die Nachzahlung bis zur ordnungsgemäßen Einsicht zurückbehalten. Zudem können Sie verlangen, dass die Vermieterseite konkrete Terminvorschläge unterbreitet; eine Fristsetzung mit zwei Alternativterminen ist praxisgerecht. Erfolgt weiterhin keine Mitwirkung, kann die Einsicht im Wege der Leistungsklage &lpar;notfalls auch im einstweiligen Rechtsschutz&rpar; durchgesetzt werden.    Wichtig: Das Zurückbehaltungsrecht bezieht sich auf die streitige Nachzahlung. Die laufenden Vorauszahlungen sind unabhängig hiervon grundsätzlich weiter zu leisten; sie dürfen nicht &#8222;auf Null" gesetzt werden - vgl. auch &#167; 556 Abs. 3 BGB.    Anspruch auf Übersendung bzw. Beifügung der Daten mit der Abrechnung    Eine Pflicht, sämtliche Belege oder die vollständigen &lpar;anonymisierten&rpar; Einzelverbräuche anderer Wohnungen automatisch mit der Abrechnung zuzusenden, besteht grundsätzlich nicht. Die Abrechnung selbst muss aber die formellen Mindestangaben enthalten &lpar;s.o.&rpar;. Ihr Anspruch auf Einsicht wird regelmäßig durch Einsichtnahme am Ort der Verwaltung erfüllt; Kopien können &#8211; gegen Kostenerstattung &#8211; verlangt werden. Ist die Einsicht vor Ort unzumutbar &lpar;z.B. weil Termine verweigert, Zugang verwehrt, Verwaltung nicht erreichbar&rpar;, steigt der Druck auf die Vermieterseite, Kopien/Scans bereitzustellen.    Besonderheiten bei Heiz- und Warmwasserkosten    Soweit Heiz- und Warmwasserkosten betroffen sind, gelten die zwingenden Vorgaben der Heizkostenverordnung &lpar;HeizkostenV&rpar;, insbesondere die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung &lpar;&#167;&#167; 6, 7, 9 HeizkostenV&rpar;. Bei Verstößen gegen die Verbrauchserfassung oder bei unplausiblen Verteilungswerten steht Ihnen ein Kürzungsrecht von 15 Prozent zu, &#167; 12 Abs. 1 HeizkostenV. Der Zugriff auf die &lpar;anonymisierten&rpar; Einzelverbräuche anderer Einheiten ist für die Prüfung der Verteilung regelmäßig erforderlich.    Konkrete Antworten auf Ihre Fragen    Habe ich ein Recht auf die Verbrauchsdaten der anderen Wohnungen &lpar;gerne anonymisiert&rpar;?    Ja. Ihr Einsichtsrecht umfasst alle für die Nachprüfung der Abrechnung erforderlichen Unterlagen und Daten, also auch die anonymisierten Einzelverbräuche und Verteilungswerte anderer Wohnungen &lpar;je Kostenart&rpar;, soweit diese für die Verteilungsprüfung relevant sind.    Muss der Vermieter diese ggf. sogar mit der Abrechnung selbst zusenden, so dass diese Abrechnung formal unvollständig wäre?    Eine automatische Beifügung sämtlicher Belege ist nicht zwingend. Formal unvollständig ist die Abrechnung aber dann, wenn sie die geforderten Mindestangaben &lpar;Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung Ihres Anteils, Abzug der Vorauszahlungen&rpar; nicht enthält.    Nachdem beim angekündigten Termin zur Einsicht im Januar 2023 die Einsicht verweigert wurde: Darf ich darauf bestehen, dass der Vermieter jetzt Terminvorschläge machen muss und bis dahin die Zahlung verweigern?    Ja. Sie können die Vermieterseite unter angemessener Fristsetzung auffordern, zwei konkrete Terminvorschläge zur Belegeinsicht zu unterbreiten und bis zur ordnungsgemäßen Einsicht die Nachzahlung zurückbehalten &lpar;&#167; 273 BGB&rpar;. Das setzt natürlich voraus, dass es um die streitige Nachforderung geht und nicht um laufende Vorauszahlungen.     Empfohlene Vorgehensweise &lpar;praxisnah&rpar;    Schritt 1: Schriftliche Rüge der formellen und materiellen Fehler  Setzen Sie der Vermieterseite schriftlich eine Frist von 14 Tagen zur Vorlage einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung 2024 &lpar;inkl. klarer Gesamtkosten, je Kostenart benannter Verteilerschlüssel, nachvollziehbarer Berechnung Ihres Anteils und Abzug der Vorauszahlungen&rpar;. Verweisen Sie auf &#167; 556 Abs. 3 BGB.    Schritt 2: Belegeinsicht konkretisieren  Verlangen Sie zugleich Belegeinsicht am Ort der Verwaltung zu zwei von Ihnen benannten Alternativterminen und &#8211; ersatzweise bei absehbarer Verhinderung &#8211; Übersendung von Kopien/Scans gegen Kostenerstattung. Fordern Sie ausdrücklich: a&rpar; Gesamtkostenbelege je Kostenart, b&rpar; den zugrunde gelegten Verteilerschlüssel je Kostenart, c&rpar; die anonymisierten Einzelverbräuche/-werte der übrigen Einheiten je Kostenart &lpar;insbesondere Heiz-/Warmwasserkosten, Wasser/Abwasser, ggf. Müll nach Personenzahl etc.&rpar;, d&rpar; die Flächen-/Personennachweise, soweit als Schlüssel herangezogen.    Schritt 3: Zurückbehaltungsrecht ausüben  Teilen Sie mit, dass Sie die streitige Nachforderung bis zur ordnungsgemäßen Belegeinsicht und Abrechnung zurückbehalten &lpar;&#167; 273 BGB; BGH, VIII ZR 78/05&rpar;. Zahlen Sie laufende Vorauszahlungen weiter.    Schritt 4: Unzulässiges Mischsystem rügen  Rügen Sie die unzulässige parallele Anwendung unterschiedlicher Schlüssel innerhalb derselben Kostenposition und die rechnerische Überumlage über die tatsächlichen Gesamtkosten hinaus. Verlangen Sie Korrektur und Erstattung etwaiger Überzahlungen. Verweisen Sie auf &#167; 556a BGB.    Schritt 5: Eskalation bei erneuter Vereitelung  Reagiert die Vermieterseite nicht oder wird die Einsicht erneut vereitelt, empfehle ich Klage auf Belegeinsicht sowie &#8211; je nach Stand &#8211; auf Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung. Wegen der Dringlichkeit kann die Einleitung rechtlicher Schritte &lpar;z.B. Klage o.ä.&rpar; erwogen werden. Dokumentieren Sie jeden Versuch der Terminwahrnehmung &lpar;E-Mails, Einwurfeinschreiben, Zeugen, Fotos/Protokoll&rpar;.    Schritt 6: Einwendungsfrist wahren  Erheben Sie innerhalb von 12 Monaten ab Zugang der Abrechnung sämtliche materiellen Einwendungen &lpar;&#167; 556 Abs. 3 Satz 5 BGB&rpar; &#8211; insbesondere zur falschen Verteilungslogik und zur fehlenden Abgleichbarkeit mit den Einzelwerten. Wird Ihnen die Einsicht erst später gewährt, heben Sie hervor, dass Sie in voller Kenntnis der Belege nachschieben werden.    Abschließende Einordnung    Nach Ihrer Schilderung bestehen erhebliche Bedenken sowohl gegen die formelle Ordnungsmäßigkeit der aktuellen Abrechnung &lpar;eine &#8222;Einseiter"-Abrechnung ohne die erforderlichen Mindestangaben ist regelmäßig nicht fälligkeitsbegründend&rpar; als auch gegen die materielle Richtigkeit der Verteilung &lpar;Überumlage durch nicht einheitlichen Verteilerschlüssel innerhalb derselben Kostenarten&rpar;. Ihr Recht auf Einsicht in die relevanten und &#8211; soweit erforderlich &#8211; anonymisierten Daten anderer Wohnungen ist anerkannt. Die Verweigerung der Einsicht legitimiert das Zurückbehaltungsrecht bezüglich der streitigen Nachforderung.    Wenn Sie wünschen, übernehme ich gerne die weitere Kommunikation: Ich setze der Vermieterseite eine klare Frist, verlange zwei konkrete Terminvorschläge zur Einsicht, fordere die korrigierte Abrechnung an und sichere Ihre Einwendungen innerhalb der Frist ab. Sollte die Gegenseite weiter mauern, leite ich die gerichtliche Durchsetzung Ihrer Einsichts- und Korrekturansprüche ein.    Ich weiß, dass die Situation zermürbend ist. Sollten Sie eine anwaltliche Unterstützung benötigen, können Sie mich jederzeit ansprechen.    Mit freundlichen Grüßen    Cedric Hohnstock  Rechtsanwalt

Betriebskostenabrechnung 2024

Mietrecht, Wohnungseigentum

Rechtsanwalt Cedric Hohnstock

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