Steuerlicher Ansatz für Entnahme aus Instandhaltungsrücklage beim Vermieter

Sehr geehrter Fragesteller,

vielen Dank für Ihre Frage.

Ihr Vorgehen, die Werbungskosten gemäß dem Zuflussprinzip anzusetzen, ist grundsätzlich korrekt. Allerdings müssen Sie bei späteren Änderungen oder neuen Informationen, die den Aufwand betreffen, diese in Ihrer Einkommenssteuererklärung berücksichtigen.

In Ihrem Fall haben Sie die Hausgeldabrechnung für 2021 erst nach Abgabe der Einkommenssteuererklärung für 2021 erhalten, und diese weist eine Verwendung/Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage in 2021 aus. Um diesen Aufwand in Ihrer Steuererklärung korrekt zu berücksichtigen, sollten Sie einen Antrag auf Änderung der Steuerfestsetzung für 2021 stellen. Dabei sollten Sie sich auf § 173 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 AO berufen und die nachträgliche Berücksichtigung der Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage als Werbungskosten/Aufwand verlangen.

Es ist empfehlenswert, auch § 174 Abs. 3 AO zu erwähnen und darauf hinzuweisen, dass Sie zum Zeitpunkt der Abgabe der Einkommenssteuererklärung für 2021 noch keine Kenntnis von diesem Aufwand hatten. Dies zeigt, dass Sie nicht vorsätzlich falsche Angaben gemacht haben, sondern dass Sie sich auf die Informationen gestützt haben, die Ihnen zum Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung zur Verfügung standen.

Es ist möglich, sich gleichzeitig auf § 173 und § 174 AO zu berufen. § 173 AO regelt die Möglichkeit einer Änderung der Steuerfestsetzung bei offenbarer Unrichtigkeit, während § 174 AO die Möglichkeit einer Änderung der Steuerfestsetzung bei Vorliegen neuer Tatsachen oder Beweismittel vorsieht.

In Ihrem Fall könnten Sie sich auf § 173 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 AO berufen, um die nachträgliche Berücksichtigung der Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage als Werbungskosten in der Steuererklärung für 2021 zu erreichen, da diese Angabe zu einem offensichtlichen Fehler in der Steuererklärung führt. Gleichzeitig könnten Sie sich auf § 174 Abs. 3 AO berufen, um darzulegen, dass Sie zum Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung noch keine Kenntnis von diesem Aufwand hatten und dass Sie die Berücksichtigung der Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage aufgrund neuer Tatsachen beantragen.

Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Antrag auf Änderung der Steuerfestsetzung alle relevanten Informationen und Begründungen aufführen, um den Sachverhalt vollständig und plausibel darzulegen.

Um die Verwendung der Instandhaltungsrücklage als Aufwand in Ihrer Einkommenssteuererklärung korrekt zu berücksichtigen, sollten Sie die Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage als Werbungskosten geltend machen. Diese Werbungskosten mindern dann Ihren steuerpflichtigen Gewinn aus Vermietung und Verpachtung.

Als Beleg für die Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage können Sie die entsprechende Position aus der Hausgeldabrechnung für 2021 verwenden, die Ihnen am 11.10.2022 zugegangen ist. Sie sollten die Angaben in der Hausgeldabrechnung sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass die Entnahme tatsächlich für Maßnahmen der Instandhaltung oder Instandsetzung verwendet wurde und nicht für Instandhaltungsrücklagen anderer Jahre oder für sonstige Zwecke.

In Ihrem Antrag auf Änderung der Steuerfestsetzung sollten Sie die Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage als Werbungskosten geltend machen und den entsprechenden Betrag angeben. Wenn Sie bereits einen bestandskräftigen Einkommenssteuerbescheid für 2021 erhalten haben, müssen Sie in Ihrem Antrag auf Änderung der Steuerfestsetzung auch den Grund für die Änderung und den Zeitpunkt, zu dem Sie von dem Grund erfahren haben, angeben.

Generell sollten Vermieter ohne Steuerberater bei der Abgabe ihrer Einkommenssteuererklärung darauf achten, dass sie alle relevanten Informationen und Belege vollständig und korrekt angeben. Falls später Änderungen oder neue Informationen auftreten, sollten sie diese in einer Anlage zur Einkommenssteuererklärung oder in einem Änderungsantrag berücksichtigen. Der Weg über den nachträglichen Antrag auf Änderung der Steuerfestsetzung ist dabei ein gängiges Vorgehen.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit weiterhelfen.

Mit freundlichen Grüßen
Katharina Larverseder, LL.B
Rechtsanwältin