Sehr geehrter Fragesteller,
auf Grundlage der durch Sie mitgeteilten Informationen beantworte ich Ihre Frage wie folgt:
Auf Grundlage Ihrer Angaben gehe ich davon aus, dass Sie die E-Mail der Eltern und die darin enthaltenen Fotos nach dem Eingang bei sich mit dem gewünschten Dokument beantworten. Ferner gehe ich davon aus, dass diese E-Mail der erste Kontakt zu den jeweiligen Eltern ist. Außerdem unterstelle ich für die Zwecke meiner Antwort, dass Sie nicht in das Handelsregister eingetragen sind.
Nach meiner Bewertung liegt deshalb zunächst einmal nur insoweit eine Impressumspflicht vor, als dass Sie eine ladungsfähige Postanschrift in der E-Mail-Signatur angeben müssen.
Darüber hinaus muss in der E-Mail, die Sie als Antwort senden eine Datenschutzerklärung enthalten sein. Es wäre grundsätzlich auch möglich, dass Sie - i.S.d. Art. 13 Abs. 4 DSGVO
- diese Datenschutzerklärung bereis in Ihrem Buch unterbringen, dann haben Sie allerdings das Problem, dass diese schnell veraltet ist, weshalb ich eine Datenschutzerklärung an Ihrer Stelle in der E-Mail-Antwort platzieren würde. Sofern Sie eine Internetseite betreiben können die entsprechenden Informationen auch dort hinterlegt und in der E-Mail nur verlinkt werden.
Dabei sind nach Maßgabe von Art. 13 DSGVO
die folgenden Informationen zu nennen:
Zitat:Art. 13
Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person
(1) Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, so teilt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten Folgendes mit:
a) den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters;
b) gegebenenfalls die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten;
c) die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
d) wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f beruht, die berechtigten Interessen, die von dem Verantwortlichen oder einem Dritten verfolgt werden;
e) gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten und
f) gegebenenfalls die Absicht des Verantwortlichen, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln, sowie das Vorhandensein oder das Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission oder im Falle von Übermittlungen gemäß Artikel 46 oder Artikel 47 oder Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 einen Verweis auf die geeigneten oder angemessenen Garantien und die Möglichkeit, wie eine Kopie von ihnen zu erhalten ist, oder wo sie verfügbar sind.
(2) Zusätzlich zu den Informationen gemäß Absatz 1 stellt der Verantwortliche der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten folgende weitere Informationen zur Verfügung, die notwendig sind, um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten:
a) die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
b) das Bestehen eines Rechts auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit;
c) wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a beruht, das Bestehen eines Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird;
d) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
e) ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ob die betroffene Person verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche mögliche Folgen die Nichtbereitstellung hätte und
f) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 und - zumindest in diesen Fällen - aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
(3) Beabsichtigt der Verantwortliche, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so stellt er der betroffenen Person vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen gemäß Absatz 2 zur Verfügung.
(4) Die Absätze 1, 2 und 3 finden keine Anwendung, wenn und soweit die betroffene Person bereits über die Informationen verfügt.
Die darin verlangten Informationen müssen Sie für Ihr Vorhaben im Einzelnen zusammenstellen. In Ihrem Fall bietet es sich aufgrund des relativ simplen Sachverhalts wahrscheinlich an eine der gängigen Vorlagen für eine solche Datenschutzerklärung zu verwenden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist nach meiner Bewertung Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO . Die Aufbewahrungsfrist für die E-Mail als Geschäftsbrief liegt bei mind. 6 Jahren. Fraglich ist dann im Weiteren was mit den Daten geschieht, z.B. eine Speicherung mit der Cloud oder eine Auswertung z.B. zu statistischen Zwecken. Diesbezüglich müssen Sie dann entsprechende Angaben in der Datenschutzerklärung machen.
Mit freundlichen Grüßen
