Antwort
vonRechtsanwalt Arnd-Martin Alpers
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vielen Dank für Ihre Anfrage, die ich wie folgt beantworte:
Gem. Nr. 3.1 der Allgemeine Verwaltungsvorschriften
zur Bundeshaushaltsordnung
(VV-BHO) zu § 44 BHO bedarf es für die die Bewilligung einer Zuwendung grundsätzlich eines schriftlichen Antrags. Gemäß Nr. 15.6 der vorstehend genannten Verwaltungsvorschriften ist „die Übermittlung elektronischer Dokumente sowie das Ersetzen der in den Nrn. 1 bis 14 angeordneten Schriftform durch die elektronische Form nach Maßgabe der für die elektronische Kommunikation geltenden Vorschriften des VwVfG (insbes. §§ 3a, 37 und 41) zulässig."
Was genau Schriftform bedeutet, ist im Verwaltungsrecht gesetzlich nicht klar definiert. Hierzu heißt es im Bericht der Bundesregierung zur Verzichtbarkeit der Anordnungen der
Schriftform und des persönlichen Erscheinens im Verwaltungsrecht des Bundes aus dem Juli 2016 (https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/veroeffentlichungen/2016/bericht-schriftformerfordernisse.pdf):
[quote]Anders als im Zivilrecht (§ 126 BGB) ist im Verwaltungsrecht die Schriftform nicht
gesetzlich definiert. Dieser Umstand trägt den Besonderheiten des Verwaltungsver-
fahrens Rechnung. Das hat zur Folge, dass anders als bei § 126 Abs. 1 BGB die An-
ordnung der Schriftform nicht immer eine Unterschrift erfordert, sondern nur, wenn
dies nach dem Zweck der Schriftform im jeweiligen Regelungskontext notwendig ist.
Wird demnach im Verwaltungsrecht durch Rechtsvorschrift eine Schriftform ohne
zusätzliche Festlegungen angeordnet, ist vielmehr durch Auslegung zu ermitteln,
welche Anforderungen an die verlangte Schriftform zu stellen sind. Regelmäßig ist
die Schriftform im Verwaltungsrecht jedenfalls dann gewahrt, wenn die für das Zivil-
recht in § 126 BGB bestimmten Anforderungen erfüllt sind. Danach muss es sich um
eine nicht zwingend handschriftliche, aber verkörperte Erklärung (Urkunde) handeln,
die vom Erklärenden eigenhändig durch Namensunterschrift (oder mittels notariell
beglaubigtem Handzeichen) unterzeichnet wurde. Kennzeichen der Schriftform ist
somit, dass eine Erklärung oder sonstige Information mittels lesbaren Schriftzeichen
auf einem Substrat – regelmäßig ist dies Papier – verkörpert und auf Dauer fixiert ist.
Eine solche Urkunde kann naturgemäß mangels Verkörperung nicht elektronisch er-
stellt werden. Die Schriftform kann somit elektronisch nicht erfüllt, sondern nur ersetzt
werden. Welche der verschiedenen Funktionen der Schriftform bei einer elektroni-
schen Ersetzung erfüllt werden können, hängt wesentlich von den jeweiligen techni-
schen Gegebenheiten ab. Eine vollständige Ersetzung gewährleistet die „elektroni-
sche Form" nach § 3a Abs. 2 Satz 1 und 2 VwVfG, § 36a Abs. 2 Satz 1 und 2 des
Ersten Buches Sozialgesetzbuch (SGB I) bzw. § 87a Abs. 3 Satz 1 und 2, Abs. 4
Satz 1 und 2 der Abgabenordnung (AO). Da im Verwaltungsverfahren aber nicht im-
mer alle Schriftformfunktionen erforderlich sind, können u.U. auch einfachere elekt-
ronische Varianten wie ein mit E-Mail versandter Text ausreichen.[/quote]
Wie Sie daran feststellen, kann man letztlich vieles vertreten und argumentieren. Allerdings wird man sich regelmäßig an den Vorschriften der §§ 126, 127 BGB orientieren. Nach § 126 BGB reicht zur Erfüllung der Schriftform ein nicht selbst unterschriebener Antrag, sondern nur eine auf den Antrag gesetzte digitale Unterschrift nicht aus.
Dementsprechend wird das Kopieren der digitalen Unterschrift hier aller Voraussicht nach nicht ausreichend sein. Der Antragsteller soll bewusst den Antrag selbst unterschreiben, nachdem er ihn zur Kenntnis genommen hat. Davon zu unterscheiden ist eben das hier als zulässig erachtete eigenhändige Unterschreiben, Einscannen und anschließende Versenden.
Die Anforderungen an die ebenfalls mögliche elektronische Einreichung gem. § 3a VwVfG sind ebenfalls nicht erfüllt, da hierfür eine qualifizierte elektronische Signatur o.ä. erforderlich wäre.
Leider ist es daher zur Sicherheit nach wie vor dringend zu empfehlen, den Antrag eigenhändig unterschreiben zu lassen (oder sich – soweit möglich – das entsprechende Vollmachtsformular zur Antragstellung eigenhändig unterschreiben zu lassen). Bis wir soweit sind, dass wirklich alles elektronisch möglich ist, werden noch ein paar Jahre ins Land gehen.
Mit freundlichen Grüßen
Arnd-Martin Alpers
Rechtsanwalt
Rechtsanwalt Arnd-Martin Alpers
Sehr geehrter Herr Alpers,
herzlichen Dank für die detaillierte Ausführung.
Leider haben wir nicht die Möglichkeit, die Unterschrift jeweils persönlich einzuholen. Durch eine völlig undurchdachte Umstellung des BAFA müssten wir insgesamt 4 mal, mit zeitlichen Abständen an den Kunden herantreten und zu jeweiligen Zeitpunkt generierte Dokumente unterzeichnen lassen.
Bei tausenden von Kunden würden wir so quasi nichts anderes mehr machen, als den Unterschriften hinterherzulaufen. Dies würde unsere Prozesse völlig lahmlegen.
Deshalb haben wir den Lösungsansatz, den Kunden bereits bei Beauftragung alles Notwendige unterzeichnen zu lassen und dann, zur entsprechenden Zeit, die Dokumente zu generieren und an die Behörde weiterzuleiten.
Deshalb meine Frage(n):
- was kann denn schon passieren, wenn wir es einfach trotzdem so machen?
- wie können wir dennoch die Unterschriften auf Papier vermeiden?
Sehr geehrter Ratsuchender,
es dürfte zwar eher unwahrscheinlich sein, dass die digitale Unterschrift „auffliegt", aber wenn dies passiert, könnte dies den Antrag unwirksam machen, d.h. es droht als worst case, dass die Förderung versagt wird und Sie sich schadensersatzpflichtig machen. Gerade wenn Sie mehrere unterschriebene Unterlagen einreichen, kann es natürlich sein, dass irgendwem auffällt, dass die Unterschriften immer exakt identisch sind.
In aller Regel können Sie sich zur Antragstellung und dem weiteren Verfahren Bevollmächtigen lassen. In dem Fall brauchen Sie letztlich (hoffentlich) nur eine eigenhändige Unterschrift, die Sie dann bei der BAFA hochladen und dann für den Vollmachtgeber die entsprechenden Anträge stellen können. Die entsprechenden Vollmachtsvorlagen finden Sie auf der Seite der Bafa (z.B. hier: https://www.bafa.de/SharedDocs/Downloads/DE/Energie/ee_formular_eew_vm.pdf).
Wenn Sie z.B. bei google die Begriffe „Bafa" „Vollmacht" und „BEG" eingeben, sehen Sie, dass die Konkurrenz die entsprechenden Vollmachten vorausgefüllt mit den eigenen Firmendaten den Kunden zur Verfügung stellt.
Dies wäre m.E. die sicherste Kompromisslösung, um auf der einen Seite den „Papierkram" auf das erforderliche Minimum zu reduzieren, auf der anderen Seite aber der Unsicherheit von formalen Verstößen gegen die Antragsvoraussetzungen aus dem Weg zu gehen.
Ein vollständiges Vermeiden einer eigenhändigen Unterschrift sehe ich leider bislang nicht (sofern der Antragsteller eben über keine qualifizierte elektronische Signatur verfügt).
Mit freundlichen Grüßen
Arnd-Martin Alpers
Rechtsanwalt