Sehr geehrter Fragesteller,
vielen Dank für Ihre Anfrage , die ich Ihnen wie folgt beantworte:
Frage 1:
"Haben wir durch die zahlende Mitgliedschaft einen Vertrag mit dem DMB e.V. abgeschlossen und dementsprechend auch Anspruch auf die angebotene Überprüfung der Betriebskosten (Hompage) seitens des DMB? Wenn ja, wie bekommen wir den DMB endlich dazu die Betriebskostenabrechnung wie angeboten zügig und korrekt zu bearbeiten."
Mit Ihrer Mitgliedschaft beim Deutschen Mieterbund (DMB) e.V. haben Sie grundsätzlich einen zivilrechtlichen Vertrag mit dem Verein, bzw. dessen Ortsvertretung geschlossen, der auf Mitgliedschaftsrecht beruhenden Leistungen anbietet. Dazu gehört üblicherweise auch die Überprüfung von Betriebskostenabrechnungen – so wie es auch auf der Homepage des DMB beschrieben wird.
Dort heißt es zunächst:
Zitat:...Der Schwerpunkt der Tätigkeit der örtlichen Mietervereine ist die unmittelbare Interessenvertretung der Mieterinnen und Mieter. Neben der Aufklärung über Rechte und Pflichten, ist das in erster Linie die Rechtsberatung und Hilfe bei Mietstreitigkeiten. Beraten und geholfen werden darf nur Mitgliedern der Mietervereine, so schreibt es das Rechtsdienstleistungsgesetz vor. Viele Mietervereine bieten darüber hinaus Prozesskostenschutz durch eine Rechtsschutz-Versicherung an...
Sowie auch insbesondere in Bezug auf die angebotenen Leistungen:
Zitat:
... umfassende Hilfe bei Ihren Mietproblemen (z.B. Mieterhöhung, Kündigung, Kaution, Betriebskosten, Mietminderung)
kostenlose persönliche Mietrechtsberatung (häufig inkl. Mietrechtschutzversicherung)
Beratung durch erfahrene Mietrechtsexpertinnen und -experten
umfangreiche Informationen zu Ihren Rechten und Pflichten als Mieterin oder Mieter...
Die genauen Inhalte und der Umfang dieser Leistungen können sich von Ortsverein zu Ortsverein unterscheiden (in Ihrem Fall wohl DMB Hannover).
Leistungen sind hier auch definitiv erbracht worden ( Beratung und Einforderung der Belege).
Die Beratung erfolgt häufig außergerichtlich und eingeschränkt, d.h. keine direkte Vertretung vor Gericht und oft auch keine tiefgehende buchhalterische Prüfung wie bei einem Gutachter oder Steuerberater, da dies Zeit und Personal bindet. Dennoch ist es nicht unbedingt üblich, dass Mitglieder mit derart komplexen Aufgaben alleine gelassen werden – schon gar nicht über solch einen langen Zeitraum.
Dies wird aber hier vermutlich Hintergründe haben, z.B. enormer Umfang je nach Vermieter/Wohnungsgesellschaft, Belegeinsicht ist ureigenes Mieterrecht, konkrete Belegprüfung nicht von Satzung erfasst, etc.
Daher folgendes Fazit:
1. Die Überprüfung der Belege gehört nicht unbedingt zum Pflichtkanon des DMB, denn man kann dies unter den Begriff "umfassende Hilfe" fassen, zwingend ist dies jedoch nicht. Dass Ihr Bekannter dies von seinem Mieterbund miterledigt bekommt, dürfte am geringeren Aufwand dafür liegen oder weil es in der Satzung explizit miterfasst worden ist.
2. Daher sollten Sie prüfen, was genau hier der Grund für das Ende der "umfassenden Hilfe" in Bezug auf Ihre BK ist.
Dazu können Sie z.B. folgendes Schreiben an Ihren MB senden:
Zitat:Betreff: Anfrage zur Satzung – Umfang der Beratungsleistungen bei Betriebskostenprüfung
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin Mitglied beim DMB (XXXOrtsverein ?XXX) und habe Ihnen im Jahr 2023 die Betriebskostenabrechnungen für die Jahre 2022 und 2023 zur Prüfung vorgelegt. Nach mehrmonatiger Wartezeit wurden mir nun die Originalbelege zur Verfügung gestellt – mit dem Hinweis, ich solle die Abrechnungspositionen selbst mit den Belegen abgleichen.
Dazu habe ich folgende Fragen:
1. Ist es laut Satzung des DMB XXX??? XXX vorgesehen, dass mietrechtlich unerfahrene Mitglieder eine vollständige Prüfung der Betriebskostenabrechnung einschließlich der Belegsichtung vornehmen sollen ?
2. Gibt es satzungsgemäße Einschränkungen oder Ausnahmen, wonach die Belegprüfung inhaltlich nicht durch den Verein erfolgen darf oder nur in Teilen? Wenn ja, woraus ergeben sich diese konkret ?
3. Welche konkreten Leistungen stehen mir als Mitglied laut Satzung und Mitgliedschaftsvertrag im Rahmen der Betriebskostenprüfung zu?
Da der Deutsche Mieterbund auf seiner Homepage und in öffentlichen Werbematerialien ausdrücklich mit der Überprüfung von Betriebskostenabrechnungen wirbt (umfassende Hilfe"), bitte ich um eine klare, schriftliche Stellungnahme, ob der Umfang dieser Leistungen beim DMB xxx???xxx abweicht und inwiefern dies durch die Satzung gedeckt ist.
Bitte lassen Sie mir Ihre Antwort bis spätestens zum [Datum in 14 Tagen] zukommen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
3. Ggf. ist die (Vor)Prüfung aufgrund der vorangegangenen Beratung ja auch für Sie kein "Hexenwerk", da die beanstandeten Positionen ja nunmehr bekannt sein dürften und den Rechnungspositionen zuordbar sein sollten. So könnten Sie z.B. eine Vorprüfung unternehmen und hätten dann bei Aufdeckung von konkreten Ungereimtheiten ja wieder einen Ansatzpunkt, um Ihre mitgliedschaftliche Beratung einzufordern.
Nehmen wir dazu mal eine übersichtliche Darstellung eines MB in Bayern, die auch für diese Vorprüfung hilfreich sein dürfte:
Zitat:Wichtiger Hinweis an das Mitglied zum weiteren Vorgehen:
Sie oder der Mieterverein hat für Sie die notwendigen Belege beim Vermieter angefordert, bzw. einen Termin
zur Belegeinsicht verlangt. Wenn sich aus der Betriebskostenabrechnung für Sie eine Nachzahlung ergeben
hat, haben Sie oder der Mieterverein für Sie schriftlich auch ein Zurückbehaltungsrecht geltend gemacht,
also muss zunächst noch nicht bezahlt werden.
Wie geht es nun weiter?
1) Wenn der Vermieter Belegkopien an uns schickt, werden wir die Belegkopien zunächst ungeprüft an Sie
weiterleiten.
2) Wenn der Vermieter Ihnen nur einen Termin zur Belegeinsicht anbietet, müssen Sie selbst:
a) beim Vermieter die Belege mit einer eigenen Kamera fotografieren, dann
b) die Belege auf DIN A4 Papier in S/W ausdrucken oder ein PDF erstellen
c) Bitte beachten Sie hierzu das Merkblatt „So funktioniert Belegeinsicht"
3) Kontrollieren Sie, ob alle angeforderten Belege vorgelegt wurden („Belegliste" abhaken), falls noch
Belege fehlen, diese Belege beim Vermieter anfordern.
4) Bitte sortieren Sie die Belegkopien/Ausdrucke in der Reihenfolge, wie in der Belegliste angekreuzt.
5) Führen Sie die rechnerische Prüfung durch (vgl. Merkblatt „So funktioniert Belegprüfung"):
a) Legen Sie für jede angeforderte Betriebskostenart ein Sachkontenblatt an, benutzen Sie hierfür die
Kopiervorlage.
b) Tragen Sie die vorgelegten Rechnungen in das Sachkontenblatt ein
c) Rechnen Sie die Beträge auf dem Sachkontenblatt zusammen.
d) Heften Sie jeweils das Sachkontenblatt und die zugehörigen Belege zusammen.
6) Führen Sie die Inhaltliche Prüfung durch (vgl. Merkblatt „So funktioniert Belegprüfung"):
a) markieren Sie unklare Rechnungen
b) markieren Sie verdächtige Rechnungen
7) Dann vereinbaren Sie einen Termin beim Mieterverein zur weiteren/abschließenden Prüfung. Bitte
bringen Sie zu diesem Termin nochmals vollständig mit:
a) die sortierten Belege mit ausgefüllten und berechneten Sachkontenblättern
b) die Betriebs- und Heizkostenabrechnung, um die es geht (aktuelles Jahr)
c) die Betriebs- und Heizkostenabrechnung des Vorjahres (zum Vergleich)
d) die letzte Mieterhöhung (wegen der Mietzinsstruktur)
e) Ihren Mietvertrag (zur Prüfung, ob alle tatsächlich abgerechneten Kosten auch im Mietvertrag als
umlagefähig vereinbart sind)
Bitte beachten Sie die Hinweise in den Merkblättern „Belegliste", „So funktioniert Belegeinsicht" und „So
funktioniert Belegprüfung" und benutzen Sie die Kopiervorlage „Sachkontenblatt" !!!
Merkblatt: So funktioniert Belegeinsicht:
Hinweise zur Belegeinsicht für Mieter (und Vermieter):
Wenn der Vermieter Belegkopien an den Mieterverein schickt, werden wir die Belegkopien zunächst ungeprüft an Sie weiterleiten, Sie
können dann mit dem Merkblatt „So funktioniert Belegprüfung" weitermachen.
Wenn der Vermieter Ihnen nur einen Termin zur Belegeinsicht anbietet, müssen Sie selbst beim Vermieter die Belege mit einer eigenen
Kamera fotografieren und dann die Belege auf DIN A4 Papier in S/W ausdrucken.
Was muss ich zu dem Termin beim Vermieter alles Mitnehmen?
Bitte nehmen Sie zum Termin genug Sachkontenblätter, Stift, Klebezettel, einen Taschenrechner und eine (Digital-) Kamera mit. Achten
Sie auf geladene Batterien/Akkus und ausreichend Speicherplatz für ggf. mehrere hundert Fotos. Testen Sie vorher zu Hause, mit
welchen Einstellungen der Kamera Sie die besten Bilder von einer bedruckten DIN A4 Seite machen können.
Darf ich zur Belegeinsicht einen Zeugen mitnehmen?
Der Mieter darf zur Belegeinsicht einen Zeugen seiner Wahl mitnehmen der dokumentiert, welche der angeforderten Unterlagen nicht
oder nicht vollständig vorgelegt wurden (AG München, Teilurteil vom 21. September 2009 – 412 C 34593/08).
Alles da?
Kontrollieren Sie im Termin zur Belegeinsicht, ob alle angeforderten Belege vorgelegt wurden („Belegliste" abhaken), falls noch Belege
fehlen, diese Belege gleich beim Vermieter anfordern.
Muss ich wirklich alle Belege prüfen?
Sie können sich bei der Belegprüfung auf die Belege konzentrieren, die wir in der Liste angekreuzt haben, die restlichen Belege müssen
Sie nur auf Auffälligkeiten durchsehen. Wenn Sie sichergehen wollen kein Geld zu verschenken, prüfen Sie alles.
Muss der Vermieter mir Kopien machen?
Der Vermieter muss Ihnen leider keine Kopien machen und muss Ihnen auch nicht die Benutzung seines Kopierers erlauben. Wenn der
Vermieter aber nicht bereits selbst kostenfreie und vollständige Kopien zur Verfügung gestellt hat, ist der Mieter berechtigt, eigene
Kopien / Ablichtungen mit einer selbst mitgebrachten Kamera anzufertigen (AG München, Teilurteil vom 21. September 2009 – 412 C
34593/08 und LG Potsdam, Urteil vom 17. August 2011 – 4 S 31/11).
Darf der Vermieter mir digitale Belege/ nur Kopien vorlegen?
Falls ein Termin zur Belegeinsicht vor Ort vereinbart werden muss, müssen in dem Termin vom Vermieter die original Rechnungen und
original Verträge vollständig vorgelegt werden, Kopien oder digitale Scans reichen dann nicht (LG Freiburg (Breisgau), Urteil vom 24.
März 2011 – 3 S 348/10). Gleiches gilt für die original Kontoauszüge und Bankunterlagen zum Nachweis, ob und wann tatsächlich die
Rechnungen bezahlt wurden.
Muss ich wirklich alle Seiten kopieren/fotografieren oder reicht jeweils die erste Seite mit den Rechnungsbeträgen?
Auch scheinbar belanglose Anhänge zu Rechnungen oder Anlagen zu Verträgen müssen vorgelegt / kopiert werden. Wenn Kopien von
den Originalen angefertigt werden, dann müssen sie vollständig sein. Bitte auf bedruckte Rückseiten achten!
Darf ich auch Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen einsehen?
Bei Arbeitsverhältnissen besteht im Rahmen der Belegeinsicht kein Arbeitnehmerdatenschutz, auch Arbeitsverträge, Lohn- und
Sozialversicherungsabrechnungen müssen vollständig vorgelegt und dürfen kopiert werden (LG Potsdam, Urteil vom 17. August 2011 –
4 S 31/11).
Was passiert wenn der Vermieter mir nur Teile der Belege zeigt oder ich Sie nicht kopieren darf?
Bei Positionen, für welche die Belegen nicht oder nicht vollständig vorgelegt werden, oder bei denen eine Kopie / Ablichtung nicht oder
nicht vollständig gestattet wird, gelten die Kosten als nicht nachgewiesen. Diese Positionen müssen aus der Abrechnung gestrichen
werden.
Der Vermieter will mir alle angeforderten Erläuterungen nur mündlich geben, aber nix aufschreiben. Was soll ich tun?
Im Termin zur Belegeinsicht sollen zunächst nur die Rechnungen geprüft und die Belege kopiert werden. Mündliche Erläuterungen
sollen nur soweit erfolgen, wie zur Durchführung der Belegprüfung vor Ort erforderlich ist.
Angeforderte Erläuterungen sollen vom Vermieter schriftlich direkt an uns geschickt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Eventuell benötigen wird nach dem Termin mit Ihnen im Mieterverein ohnehin noch weitere Erläuterungen. Wenn der Vermieter partout
alles mündlich machen will, bitten Sie ihn Ihnen den Text zu diktieren und schreiben Sie es sich auf.
Muss ich eine Quittung unterschreiben?
Der Mieter ist nicht verpflichtet eine Quittung zu unterschreiben und muss nicht bestätigen, dass alle Unterlagen vorgelegt oder alle
Erläuterungen gegeben wurden! Das prüft nach der Belegeinsicht erst der Mieterverein!
Wie soll ich die Belegkopien dem Mieterverein schicken?
Erst müssen Sie die Belege prüfen!!! Den ersten Teil machen Sie selbst vgl. Merkblatt „So funktioniert Belegprüfung".
Merkblatt: So funktioniert Belegprüfung:
Hinweise zur Belegprüfung nur für Mieter:
Nachdem Sie im Rahmen der Belegeinsicht alle relevanten Unterlagen besorgt haben, müssen wir die Fehler finden
Welche Fehler können das sein?
Es gibt drei typische Abrechnungsfehler:
1. Der Vermieter hat sich verrechnet (Rechenfehler -> rechnerische Prüfung)
2. Der Vermieter legt Kosten um, die Sie als Mieter gar nicht bezahlen müssen (Umlagefehler -> inhaltliche Prüfung)
3. Der Vermieter hat mehr ausgegeben als wirtschaftlich vertretbar ist (zu Teuer -> Kostenvergleich)
Wie finden Sie die Fehler?
Jede Betriebskostenart (z.B.: Gebäudereinigung, Hausmeister, Versicherungen etc.) prüfen wir In drei einfachen Schritten:
Schritt 1: Rechnerische Prüfung
Für jede Betriebskostenart hat der Vermieter angebliche Gesamtkosten für das Haus in der Abrechnung angegeben. Diese
Gesamtkosten müssen rechnerisch die Summe aller vorliegenden Einzelrechnungen für diese Betriebskostenart sein (z.B.:12
Rechnungen Hausmeister a 100 € = 1200 Gesamtkosten Hausmeister). Diese Rechnungen muss der Vermieter Ihnen bei der
Belegprüfung vorlegen.
Also rechnen wir das nach. Hierzu benutzen Sie für jede Betriebskostenart ein extra Sachkontenblatt (siehe praktische Kopiervorlage).
Auf jedem Sachkontenblatt tragen Sie zuerst oben links die Betriebskostenart ein, die wir prüfen wollen.
Dann tragen Sie auf dem Sachkontenblatt unten recht die Gesamtsumme aus der Betriebskostenabrechnung für diese
Betriebskostenart ein.
Danach tragen Sie im Sachkontenblatt jede vorgelegte Rechnung zu dieser Betriebskostenart ein (Datum, Firma, Betrag) dabei müssen
Sie zunächst nur auf die Beträge achten.
Anschließend rechnen Sie die Beträge zusammen.
Ist die Summe niedriger als der Betrag aus der Betriebskostenabrechnung: nachfragen, ob es noch weitere Rechnungen gibt, wenn
nicht hat der Vermieter sich verrechnet und die Betriebskostenabrechnung ist insoweit falsch.
Schritt 2: Inhaltliche Prüfung:
Gehen Sie alle Rechnungen dieser Betriebskostenart noch einmal durch und achten Sie jetzt auf den Inhalt. Insbesondere:
Welche Leistungen sind abgerechnet worden? Ist die Rechnung für den Abrechnungszeitraum? Ist die Rechnung für das
abgerechnete Anwesen? Wurde zur Rechnung ein Vertrag oder ein Auftrag vorgelegt? Können die abgerechneten Positionen
regelmäßig wiederkehrende Betriebskosten sein oder fallen Sie nur einmal an? Sind unzulässige Anschaffungen, Reparaturen,
Ersatzteile, Wohnungsabnahmen oder Verwaltungstätigkeiten enthalten?
Alle Belege, die Ihnen fragwürdig erscheinen, kopieren Sie zur Prüfung mit Ihrem Rechtsberater beim Mieterverein!
Grundsteuermessbescheide, Arbeits- oder Dienstleistungsverträge, Leistungsverzeichnisse / Dienstanweisungen,
Stundenanschreibungen, Jahresmeldungen zur Sozialversicherung, Wartungsverträge, Versicherungspolicen und –bedingen werden
kopiert, wenn wir diese angefordert haben (siehe Liste).
Schritt 3: Kostenvergleich
Bei den Positionen die rechnerisch (Schritt 1) und inhaltlich (Schritt 2) korrekt, aber immer noch zu teuer sind, kann ein Verstoß gegen
das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit vorliegen.
Um diesen Einwand erfolgreich erheben zu können sind Wirtschaftlichkeitsberechnungen und weitere Prüfungen nötig.
Dazu benötigen wir Kostenvoranschläge/Angebote anderen Anbieter zum Vergleich (falls der Vermieter keine
Ausschreibungsunterlagen und / oder Kostenkalkulation vorgelegt hat, aus denen sich bereits der Verstoß gegen das
Wirtschaftlichkeitsgebot klar erkennen lässt).
Recherchieren Sie, wer in der Region die gleichen Leistungen anbietet und bitten Sie diese Anbieter / Firmen um schriftliche
Kostenvoranschläge / Angebote für den gleichen Leistungsumfang, welchen der Vermieter mit dem zu teuren Anbieter vereinbart hat
Mit freundlichen Grüßen aus Dortmund
Raphael Fork
-Rechtsanwalt-
