Sehr geehrter Ratsuchender,
vielen Dank für Ihre Anfrage, die ich wie folgt beantworte:
Gem. Nr. 3.1 der Allgemeine Verwaltungsvorschriften
zur Bundeshaushaltsordnung
(VV-BHO) zu § 44 BHO bedarf es für die die Bewilligung einer Zuwendung grundsätzlich eines schriftlichen Antrags. Gemäß Nr. 15.6 der vorstehend genannten Verwaltungsvorschriften ist „die Übermittlung elektronischer Dokumente sowie das Ersetzen der in den Nrn. 1 bis 14 angeordneten Schriftform durch die elektronische Form nach Maßgabe der für die elektronische Kommunikation geltenden Vorschriften des VwVfG (insbes. §§ 3a, 37 und 41) zulässig."
Was genau Schriftform bedeutet, ist im Verwaltungsrecht gesetzlich nicht klar definiert. Hierzu heißt es im Bericht der Bundesregierung zur Verzichtbarkeit der Anordnungen der
Schriftform und des persönlichen Erscheinens im Verwaltungsrecht des Bundes aus dem Juli 2016 (https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/veroeffentlichungen/2016/bericht-schriftformerfordernisse.pdf):
Zitat:Anders als im Zivilrecht (§ 126 BGB) ist im Verwaltungsrecht die Schriftform nicht
gesetzlich definiert. Dieser Umstand trägt den Besonderheiten des Verwaltungsver-
fahrens Rechnung. Das hat zur Folge, dass anders als bei § 126 Abs. 1 BGB die An-
ordnung der Schriftform nicht immer eine Unterschrift erfordert, sondern nur, wenn
dies nach dem Zweck der Schriftform im jeweiligen Regelungskontext notwendig ist.
Wird demnach im Verwaltungsrecht durch Rechtsvorschrift eine Schriftform ohne
zusätzliche Festlegungen angeordnet, ist vielmehr durch Auslegung zu ermitteln,
welche Anforderungen an die verlangte Schriftform zu stellen sind. Regelmäßig ist
die Schriftform im Verwaltungsrecht jedenfalls dann gewahrt, wenn die für das Zivil-
recht in § 126 BGB bestimmten Anforderungen erfüllt sind. Danach muss es sich um
eine nicht zwingend handschriftliche, aber verkörperte Erklärung (Urkunde) handeln,
die vom Erklärenden eigenhändig durch Namensunterschrift (oder mittels notariell
beglaubigtem Handzeichen) unterzeichnet wurde. Kennzeichen der Schriftform ist
somit, dass eine Erklärung oder sonstige Information mittels lesbaren Schriftzeichen
auf einem Substrat – regelmäßig ist dies Papier – verkörpert und auf Dauer fixiert ist.
Eine solche Urkunde kann naturgemäß mangels Verkörperung nicht elektronisch er-
stellt werden. Die Schriftform kann somit elektronisch nicht erfüllt, sondern nur ersetzt
werden. Welche der verschiedenen Funktionen der Schriftform bei einer elektroni-
schen Ersetzung erfüllt werden können, hängt wesentlich von den jeweiligen techni-
schen Gegebenheiten ab. Eine vollständige Ersetzung gewährleistet die „elektroni-
sche Form" nach § 3a Abs. 2 Satz 1 und 2 VwVfG, § 36a Abs. 2 Satz 1 und 2 des
Ersten Buches Sozialgesetzbuch (SGB I) bzw. § 87a Abs. 3 Satz 1 und 2, Abs. 4
Satz 1 und 2 der Abgabenordnung (AO). Da im Verwaltungsverfahren aber nicht im-
mer alle Schriftformfunktionen erforderlich sind, können u.U. auch einfachere elekt-
ronische Varianten wie ein mit E-Mail versandter Text ausreichen.
Wie Sie daran feststellen, kann man letztlich vieles vertreten und argumentieren. Allerdings wird man sich regelmäßig an den Vorschriften der §§ 126, 127 BGB orientieren. Nach § 126 BGB reicht zur Erfüllung der Schriftform ein nicht selbst unterschriebener Antrag, sondern nur eine auf den Antrag gesetzte digitale Unterschrift nicht aus.
Dementsprechend wird das Kopieren der digitalen Unterschrift hier aller Voraussicht nach nicht ausreichend sein. Der Antragsteller soll bewusst den Antrag selbst unterschreiben, nachdem er ihn zur Kenntnis genommen hat. Davon zu unterscheiden ist eben das hier als zulässig erachtete eigenhändige Unterschreiben, Einscannen und anschließende Versenden.
Die Anforderungen an die ebenfalls mögliche elektronische Einreichung gem. § 3a VwVfG sind ebenfalls nicht erfüllt, da hierfür eine qualifizierte elektronische Signatur o.ä. erforderlich wäre.
Leider ist es daher zur Sicherheit nach wie vor dringend zu empfehlen, den Antrag eigenhändig unterschreiben zu lassen (oder sich – soweit möglich – das entsprechende Vollmachtsformular zur Antragstellung eigenhändig unterschreiben zu lassen). Bis wir soweit sind, dass wirklich alles elektronisch möglich ist, werden noch ein paar Jahre ins Land gehen.
Mit freundlichen Grüßen
Arnd-Martin Alpers
Rechtsanwalt
