Rechtssicherheit beim Blockieren von bestimmten E-Mails/Absendern

Sehr geehrte(r) Ratsuchend(r),

vielen Dank für Ihre Anfrage, die ich auf Grundlage der von Ihnen mitgeteilten Informationen im Rahmen einer rechtlichen Ersteinschätzung beantworten möchte. Bitte beachten Sie, dass diese Beratung eine tiefergehende anwaltliche Prüfung nicht ersetzen kann oder soll. Das Hinzufügen oder Weglassen von Informationen und/oder Details kann die rechtliche Beurteilung u. U. noch erheblich verändern.

Sofern Sie die Emails bei einer rein privat genutzten Emailadresse blockieren lassen, sehe ich bei dieser Vorgehensweise keine erheblichen Bedenken. Allerdings haften Sie beim Blockieren der Nachrichten dafür, wenn Ihnen wichtige Informationen nicht zugehen und Sie deswegen nicht rechtzeitig auf die blockierte Nachricht reagieren.

Wollen Sie die Emails aber unter einer Firmenadresse oder einer auch dienstlich genutzten privaten Emailadresse den Absender blockieren, könnte es zu erheblichen Problemen kommen, wenn dadurch dienstliche Belange beeinträchtigt werden. Sie müssen also sicherstellen, dass durch das Blockieren des Absenders keine wichtigen dienstlichen Informationen verloren gehen. Sofern die dienstliche Kommunikation üblicherweise per Email erfolgt und auch mit dem unerwünschten Absender eine dienstliche Kommunikation notwendig ist, dürften Sie daher nicht den Absender nicht einfach blockieren. Darüber hinaus stellt sich die Frage, ob Sie in den firmenbezogenen Emailverkehr überhaupt in Form einer Blockade eingreifen dürfen.

Bevor Sie also bei einer dienstlichen Email-Adresse einen Absender blockieren, müssten Sie dies mit Ihrem Vorgesetzten absprechen und dessen ausdrückliche Zustimmung einholen.

Gegen den Absender haben Sie einen zivilrechtlichen Unterlassungsanspruch, den Sie #geltend machen sollten. Dies geschieht in der Regel zunächst durch ein persönliches Gespräch zwischen den Parteien und deren Vorgesetzen. Auch insoweit ist ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten vor einer Blockierung des Emailabsender vorrangig.

Schließlich sollten Sie - wenn eine Blockierung des Absenders unerlässlich ist und keine dienstlichen Belange dagegen sprechen - unbedingt sicherstellen, dass Sie auf die Emails, die auf dem Server verbleiben, im Bedarfsfall noch Zugriff haben und die Nachrichten lesen können.

Das Blockieren eines Absenders sollte immer nur der letzte Weg sein, da dies gerade bei beruflichem Emailverkehr schnell zu erheblichen Haftungsrisiken für Sie führen kann. Dies gilt vor allem dann, wenn die Gefahr besteht, dass dienstliche Informationen durch das Blockieren nicht mehr bei Ihnen eingehen und zwar unabhängig davon, ob der blockierte Absender Ihnen gegenüber weisungsbefugt ist oder nicht. Sind Emails der übliche Kommunikationsweg am Arbeitsplatz, können Sie auch nicht einfach auf einen anderen Kommunikationsweg (Telefon, Brief, Fax) verweisen. Auch hierzu benötigen Sie die notwendigen Weisungsbefugnisse sowie die Zustimmung der Vorgesetzten.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit meiner Antwort eine erste Orientierungshilfe geben.

Mit freundlichen Grüßen

Silke Jacobi
Rechtsanwältin