Datenschutzfragen zu Ehrenamtsportal

Sehr geehrter Fragesteller,

auf Grundlage Ihrer Angaben beantworte ich Ihre Frage wie folgt:
[b]
1.
1a)[/b] Es spricht grundsätzlich nichts dagegen Daten über einen Verein zu verwenden, die Ihnen von Dritten mitgeteilt werden.

[b]1b) [/b]Es dürfen keine personenbezogenen Daten veröffentlicht werden. Das bedeutet, dass Sie keine Daten veröffentlichen dürfen, die Namen von natürlichen Personen oder persönliche Telefonnummern oder E-Mail-Adressen enthalten. Adressen wie vorsitzender@verein.de oder Telefonnummern einer Vereinsgeschäftsstelle sind dagegen unproblematisch.

[b]1c)[/b] Auch wenn diese Daten öffentlich Zugänglich sind benötigen Sie für deren Veröffentlichung eine Einwilligung.

[b]1d)[/b] Eine Sammlung dieser Daten in Zuschriften von Dritten erscheint mir unproblematisch. Falls Sie im Zuge dessen personenbezogene Daten erhalten, also die Daten, die nach 1b) nicht verwendet werden dürfen, dann müssen Sie diese aber umgehend löschen bzw. Vorkehrungen treffen, wie die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO erfüllt werden können.

Es ist allerdings durchaus anspruchsvoll ein Kontakformular datenschutzkonform zu betreiben.

Es ist insbesondere zu beachten, dass das Formular datensparseim sein sollte, also nur die Daten abfragt, die erforderlich sind, dass das Formular verschlüsselt ist und einen Datenschutzhinweis enthält.

Weitergeben an Dritte dürfen Sie die so gesammelten Daten auch nur unter den unter 1b) beschriebenen Voraussetzungen.

[b]2a)[/b] Sie dürfen die angegebenen Daten verifizieren. Soweit das aber nicht durch eine eigenständige Internetrechercher oder Registerrecherche möglich ist, dürfen Sie keine E-Mail verschicken. Auch nicht an eine Vereinsadresse, die keiner natürlichen Person zugeordnet ist. Sie dürften allenfalls einen Brief an den Verein oder einen dortigen Funktionsträger schreiben.

E-Mails dürfen ohne Einwilligung des Empfängers auch nicht an juristische Personen wie einen Verein geschickt werden.

[b]2b) [/b] Die Weiterleitung der Anfrage eines konkreten Interessenten an einer Tätigkeit für eine Organisation dürfte im Sinne einer Kontaktaufnahme, auf die der Empfänger geradezu gewartet hat unbedenklich sein.

[b]3.[/b] Siehe oben. Sie können allenfalls um Zustimmung bitten, müssen dann aber auch die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO erfüllen. Bitte haben Sie Verständnis, dass im Rahmen dieser Erstberatung dafür kein Formulierungsvorschlag gemacht werden kann. Der Text sollte umfassend informieren was Sie tun und welche Daten Sie zu welchem Zweck verwenden. Vorlagen für die Erfüllung der Informationspflichten können Sie im Internet finden.

[b]4.[/b] Aufgrund Ihrer Angaben sind keine Unterlassungsansprüche der Vereine denkbar. Nur natürliche Personen deren Daten veröffentlich werden könnten bei einer fehlenden Einwilligung die Unterlassung verlangen. Gegebenenfalls wäre dann auch denkbar, dass die Datenschutzaufsicht auf Sie zukommt und in Extremfällen auch Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden.

Soweit Sie mit einer Einwilligung arbeiten oder mit Daten ohne Personenbezug sind Sie aber auf der sicheren Seite.

Abschließend empfehle ich Ihnen zum Aufbau Ihres Angebots am besten direkt per Brief die in Frage kommenden Organisationen anzuschreiben oder aber auf einer großen Veranstaltung deren Daten und die erforderlichen Einwilligungen einzuholen, damit Sie mit eine gewissen Datenstamm anfangen können und nicht auf die Sammelarbeit Dritter angewiesen sind. Wenn Sie den Versand als Massensendung durchführen, dann dürften auch die Kosten eines Briefes in den Griff zu bekommen sein.

Mit freundlichen Grüßen