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schriftl. Geschäftsführervertrag für GmbH/Limited Pflicht?

| 14.04.2009 18:04 |
Preis: ***,00 € |

Steuerrecht


Sehr geehrte Damen und Herren,

das Finanzamt möchte zur Bearbeitung der Körperschaftssteuer meiner kleinen 1-Mann-Firma gerne eine Kopie des Geschäftsführervertrages sehen.

Da ich keinen Grund sah, mit mir selbst einen solchen Vertrag schriftlich abzuschließen (die Firma gehört mir zu 100% und ich bin alleiniger Geschäftsführer), habe ich keinen solchen Vertrag, den ich vorlegen könnte.

Daher meine Frage:

Besteht für eine GmbH oder eine britische Limited Company (Ltd.) eine Verpflichtung, einen solchen Geschäftsführervertrag schriftlich auszufertigen und diesem dem deutschen Finanzamt zur Einsicht zu kopieren oder möchte das Finanzamt da vielleicht mehr, als es Ansprüche hat? Kann ich ggf. bei berechtigtem Interesse dem Finanzamt stattdessen nur Auszüge daraus mitteilen bzw. über die (nicht schriftlich fixierten) internen Vereinbarungen Auskunft geben?

Ich weiß nicht, ob GmbH und Ltd. hier gleichzusetzen sind, in den meisten Fällen ist das offenbar schon per EU-Recht so. Meine Firma ist eine Limited (Ltd.), registriert beim Handelsregister Cardiff, England, jedoch nur in Deutschland geschäftstätig. Im deutschen Handelsregister bin ich NICHT eingetragen.

Da das Finanzamt schon Zwangsgeld androht wäre ich bei Verpflichtung zu einem schriftlichen Vertrag und dessen Offenlegung wohl unter Zeitdruck, einen solchen noch schnell nachträglich aufzusetzen.

Ich würde mich freuen, alsband eine fachkundige Auskunft zu erhalten.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen.

Mit freundlichen Grüßen

Sehr geehrter Fragesteller,

Ihre Anfrage möchte ich anhand Ihrer Angaben und des von Ihnen ausgelobten Einsatzes wie folgt beantworten:

1. Wichtig für das Verständnis ist zunächst, dass es sich bei Ihnen als Geschäftsführer bzw. director und der Gesellschaft um zwei rechtlich eigenständige und verschiedene Personen handelt. Daher wäre ein Geschäftsführervertrag auch kein Geschäft mit Ihnen selbst, sondern zwischen der Gesellschaft und Ihnen als natürliche Person.


2. Das Finanzamt möchte diesen Vertrag sehen, um wahrscheinlich erfolgte Lohnzahlungen des Geschäftsführers zu überprüfen. Sofern die Gesellschaft Ihnen ein Gehalt zahlt, muss Grundlage hierfür ein Vertrag sein, dieser kann zwar grundsätzlich auch mündlich geschlossen werden, jedoch bestehen hier regelmäßig Beweisschwierigkeiten.


3. Sie haben eine gewisse Mitwirkungspflicht diese Unterlagen vorzulegen, dies ist auch dringend zu empfehlen, da ansonsten die Lohnzahlungen als unberechtigt gestrichen werden können und dies meist zu einer verdeckten Gewinnausschüttung führt, was wiederum eine erhebliche Steuermehrbelastung mit sich bringt.

Abschliessend kann ich von einer etwaigen Rückdatierung eines Vertrages nur abraten, dies aus strafrechtlichen Gesichtspunkten.

Rückfrage vom Fragesteller 14.04.2009 | 19:19

Sehr geehrter Herr Holger J. Haberbosch,

vielen Dank für Ihre prompte Antwort.

Punkt 1 ist mir natürlich durchaus bekannt und bewußt, ändert aber letztlich nichts daran, daß ich für beide Seiten unterzeichnen würde (und mir dabei ein wenig blöd vorkomme). ;-)

Aufgrund Ihrer Schlußbemerkung bzgl. Rückdatierung würde ich dann in Übereinstimmung mit Punkt 2 dem Finanzamt schriftlich mitteilen, daß es keinen schriftlichen Vertrag gibt und dem Finanzamt anbieten, die mündlich (Selbstgespräch?) getroffenen Vereinbarungen und Regelungen schriftlich zusammenzufassen und diese zu übermitteln - oder erledige dies gleich mit meiner 1. Antwort.

Alle Gehaltsauszahlungen erfolgen auf Basis schriftlicher Lohn-/Gehaltsabrechnungen (bekanntes DATEV Abrechungsformular Brutto-Netto-Bezüge), die meine Steuerberaterin regelmäßig erstellt. Die Beträge sind jeden Monat gleich, keine Provisionen o.ä., Änderungen an den Bezügen erfolgen maximal 1x im Jahr durch Gesellschafterbeschluß (fin. Notlagen der Firma ausgenommen) - sollte das nicht Nachweis genug sein bzw. die Regelung zumindest glaubhaft machen?

Sofern ich mit dieser Vorgehensweise keine schwerwiegenden Fehler begehe bedanke ich mich für Ihre Hilfe. Andernfalls wäre es nett, wenn Sie mich noch kurz warnen würden.

Danke!

Antwort auf die Rückfrage vom Anwalt 14.04.2009 | 19:21

Sehr geehrter Fragesteller,

Ihr Vorgehen ist so zutreffend. Sofern über die Bezüge bereits ein zurückliegender Gesellschafterbeschluss gefasst wurde, würde ich diesen jeweils noch beilegen.

Mit freundlichen Grüßen

Haberbosch

Bewertung des Fragestellers 14.04.2009 | 19:31

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Die Andeutung auf den relativ geringen Einsatz meinerseits hätte vielleicht nicht sein müssen (ich brauchte ja eigentlich nicht viel mehr als ein ja oder nein), sonst aber top! Letztlich gab sich Herr Haberbosch doch sehr viel Mühe und beantwortete auch noch eine kurze Nachfrage. Die Antwortzeiten waren in beiden Fällen rekordverdächtig. Weiter so!

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