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Wie kann man Belege finanzamttauglich digitalisieren?


14.01.2007 13:07 |
Preis: ***,00 € |

Steuerrecht




Ich habe ca. 10 bis 20 finanzamtrelevante Belege (Rechnungen, Quittungen, etc) in Papierform pro Monat. Diese möchte ich mit einem handelsüblichen Scanner einscannen und als einfache PDF-Dateien abspeichern. Die Papierbelege will ich vernichten. Bei einer Steuerprüfung will ich die PDF´s übersichtlich auf einer CD dem Prüfer übergeben.

Ist diese Verfahrensweise zulässig?

Wenn nicht, bitte grob skizzieren, was ich tun muss, damit ich meine Buchhaltung voll digitalisieren und auf Papier verzichten kann?
Sehr geehrter Herr,

im Rahmen einer Erstberatung beantworte ich Ihre Frage wie folgt:
Im Steuerrecht gilt der Grundsatz, dass derjenige den Beweis erbringen muss, der sich auf eine Begünstigung beruft. Folge ist, dass jede Betriebsausgabe durch die entsprechenden Belege und Dokumente nachweisbar sein muss. Dokumente, die originär digital erstellt wurden, sind auch digital zu archivieren.
Mittlerweile gibt es die Möglichkeit der digitalen Betriebsprüfung, so dass Sie Ihre Buchführung in digitaler Form übergeben können.

Bei Schwierigkeiten oder Problemen im Zusammenhang mit der Nichtanerkennung von Betriebsausgaben empfehle ich Ihnen die Belege auch weiterhin in Papierform aufzubewahren.

Mit besten

RA Hermes

Nachfrage vom Fragesteller 14.01.2007 | 15:37


Sehr geehrter Herr Hermes,

leider stellt mich Ihre Antwort nicht zufrieden.

Erstens geht es hier nicht um Belege, die digital erstellt wurden, sondern nur um Papierbelege.

Zweitens führt der Vorschlag, die Papierbelege letztlich doch aufzubewahren, den ganzen Aufwand des Digitalisierens ad absurdum! Dann kann ich es von vorne herein sein lassen.

Ich erwartete eine klare Antwort auf meine Frage, ob mein Verfahren zulässig ist. Stichwort z.B. GDPdU, oder was es da sonst so gibt. Sie sind ja der Fachmann...

Freundliche Grüße

Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 14.01.2007 | 21:46

Sehr geehrter Herr,

zur Klarstellung: Ihre beschriebene Vorgehensweise ist grundsätzlich möglich. Es muss aber sichergestellt sein, dass die Wiedergabe der Daten mit den Rechnungen/Belegen im Fall der Lesbarmachung bildlich übereinstimmen. Weitere Voraussetzung ist, dass sie während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, dass sie unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können. Dabei ist der Unternehmer verpflichtet, auf seine Kosten die Software und Hardware zur Verfügung zu stellen, die erforderlich ist, um die Unterlagen lesen zu können.
§ 147 Abs. 2 AO schreibt auch keine besondere Technologie zur Archivierung von Dokumenten auf digitalen Datenträgern vor. Der Scannvorgang bedarf allerdings darüber hinaus einer genauen Organisationsanweisung zB wer scannen darf, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Orginal erforderlich ist (§147 Abs. 1 Nr.2 oder Nr. 3 AO) etc.
Zudem muss das mittels Scannen entstandene digitale Dokument mit einem unveränderbaren Index versehen werden. Hard- und softwaremäßig muss sichergestellt sein, dass das Scannergebnis unveränderbar ist.
Darüber hinaus noch folgender Hinweis:
Für die digitale Archivierung von Ausfuhrbelegen hat die Oberfinanzdirektion Koblenz mit Verfügung vom 1. Januar 2006 die zwischen Bund und Ländern abgestimmte Auffassung veröffentlicht, wonach die Vernichtung von Originalbelegen mit Dienststempelabdrucken, bei denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, nicht in Betracht kommt. Die Pigmentierung könne bei einer digitalen Speicherung nicht dargestellt werden. Eine Überprüfung der Belege mit den dafür besonders vorgesehenen Prüfgeräten sei nicht mehr möglich. Etwaigen Ausnahmeregelungen (zum Beispiel vorzeitige Vernichtung dieser Ausfuhrbelege nach Stichproben oder ständigen Kontrollprüfungen durch die Finanzverwaltung) könne daher nicht zugestimmt werden. Ausfuhrbelege mit Dienststempelabdrucken, die Farbpigmentierungen enthalten (dies gilt derzeit für Ausfuhrbelege, die von deutschen, niederländischen und österreichischen Zolldienststellen abgestempelt werden), sind daher nach der Verfügung grundsätzlich zehn Jahre im Original aufzubewahren.

Mit besten Grüßen

RA Hermes

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