Sehr geehrte Fragesteller,
vielen Dank für Ihre online-Anfrage, zu der ich wie folgt Stellung nehme:
Verbindlichkeiten aller Art können grundsätzlich durch ein Strafversprechen gesichert werden. Insbesondere in Verträgen über eine freie Mitarbeit ist die Vereinbarung einer Vertragsstrafe üblich. Was die Wirksamkeit des Vertragsstrafeversprechens angeht, so müssen insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Die Vertragsstrafenklausel ist im Falle eines Formularvertrages mit besonderem Hinweis zu versehen und darf nicht ohne Hervorhebung oder unter falscher oder missverständlicher Überschrift vereinbart werden, da sonst eine sogenannte überraschende Klausel vorliegt.
2. Die Höhe der Vertragsstrafe soll nach billigem Ermessen festgesetzt werden, wobei zumindest eine Obergrenze im Vertrag festzulegen ist. Für die Angemessenheit der Strafe sind alle Umstände des Verwirkungstatbestandes maßgebend, insbesondere das Interesse des Gläubigers, das er an der Durchsetzung der Verpflichtung hat, und das verhältnismäßige Gewicht des Verstoßes gegenüber der mit der Strafe beabsichtigten Wirkung. Das bloße Fehlen eines Schadens im Einzelfall ist nicht entscheidend. Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Schuldners ist bedeutungsvoll, aber nicht allein ausschlaggebend. Im Rahmen der vorzunehmenden Interessenabwägung ist neben Ihrem erheblichen wirtschaftlichen Interesse an der Rückgabe der Projektunterlagen ggf. auch die Auftragssumme zu berücksichtigen. Nach meiner ersten Einschätzung dürfte die Summe von EUR 2.500,- jedoch die Grenze der Unverhältnismäßigkeit nicht überschreiten.
Nachdem mit der Vertragsstrafenklausel beabsichtigt ist, dass die freien Mitarbeiter die ihnen überlassenen Materialien nach Abschluss des Projekts herausgeben, sollte die Bedingungen für die Rückgabeverpflichtung auch hieran geknüpft werden. Ich schlage daher folgende Formulierung vor: „Unterlagen, die der Auftragnehmer im Rahmen seiner freien Mitarbeit erhalten hat, sind von ihm sorgfältig und gegen die Einsichtnahme Dritter geschützt aufzubewahren. Nach Beendigung der freien Mitarbeit an dem Projekt auf das sie sich beziehen und für die der Auftragnehmer sie benötigt hat, spätestens jedoch mit Beendigung der freien Mitarbeit sind die Unterlagen an den Auftraggeber zurückzugeben. Die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts ist ausgeschlossen. Für jeden Fall der schuldhaften Verletzung dieser Verpflichtungen wird eine Vertragsstrafe in Höhe von EUR 2.500,- vereinbart. Weitergehender Schadensersatz sowie die Geltendmachung von Unterlassungsansprüchen bleiben vorbehalten.“
Die Fälligkeit der Rückgabeverpflichtung tritt hiernach mit der Beendigung des Projekts bzw. der Beendigung der freien Mitarbeit ein. Da die Verwirkung der Vertragsstrafe nach § 339 BGB den Eintritt des Verzuges voraussetzt, müssen Sie den säumigen freien Mitarbeiter hiernach schriftlich auffordern, die Unterlagen innerhalb von z.B. 7 Tagen (nach Zugang der Aufforderung) zurückzugeben. Das Schreiben sollten Sie aus Beweisgründen per Einschreiben und Rückschein versenden. Kommt der (ehemalige) freie Mitarbeiter dieser Aufforderung nicht nach, sind die Verzugsvoraussetzungen nach § 286 BGB erfüllt, so dass die gerichtliche Durchsetzung der Vertragsstrafe erfolgversprechend sein wird. Sie können entweder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten - dies ist dann sinnvoll, wenn nicht zu erwarten ist, dass der freie Mitarbeiter hiergegen Widerspruch einlegt – oder Sie erheben sogleich eine Zahlungsklage.
Nach der von Ihnen zitierten Klausel ist die Rückgabeverpflichtung erst nach 7 Tage nach Ihrem Aufforderungsschreiben fällig, so dass hiernach zusätzlich die Verzugsvoraussetzungen geschaffen werden müssen. Würde die Vertragsstrafe ohne eine weitere Mahnung (im Sinne des § 286 BGB) eingeklagt werden, werden folglich die Voraussetzungen des § 339 BGB nicht vorliegen. Bestehende Verträge mit der von Ihnen zitierten Vertragsstrafeklausel könnten im Wege einer Vertragsänderung „berichtigt“ werden.
Ich hoffe, Ihnen eine hilfreiche erste Orientierung gegeben zu haben und verbleibe
mit freundlichen Grüßen
Petry-Berger
Rechtsanwältin