Sehr geehrter Fragesteller,
Ihre gestellte Frage beantworte ich wie folgt:
1.
Die Ihnen vorliegende Abrechnung ist voraussichtlich verspätet erstellt worden. Gemäß § 556 III BGB ist über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Maßgeblich für die Einhaltung der Abrechnungsfrist ist nicht das Datum der Abrechnung, sondern deren Zugang beim Mieter. Sie sollten daher zunächst eine Nachzahlung des Abrechnungssaldos verweigern und abwarten, ob und wie der Vermieter die Verspätung zu entschuldigen versucht.
2.
Ob der Vermieter etwas nachreichen muss, kann erst nach Durchsicht der Abrechnung beurteilt werden. Eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss folgende formelle Anforderungen erfüllen:
- Zusammenstellung der Gesamtkosten,
- Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Umlageschlüssel,
- Berechnung des Anteils des Mieters sowie
- Abrechnung der Vorauszahlungen des Mieters.
Sind diese formellen Anforderungen nicht erfüllt, sollte dies trotz abgelaufener Abrechnungsfrist auf jeden Fall gerügt werden. Vorsorglich sollten auch inhaltliche Rügen schriftlich gegenüber dem Vermieter vorgebracht werden.
3.
Fordern Sie den Vermieter auf die fehlenden Nebenkostenabrechnungen zu erstellen. Eine mögliche Nachzahlung müssen Sie wegen der zitierten Vorschrift des § 556 III BGB nicht zahlen, außer wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Ggf. ergibt sich aus den Abrechnungen der vergangenen Jahren jedoch sogar ein Guthaben, mit dem aufgerechnet werden kann. Die Erfahrung zeigt, dass Nebenkostenabrechnungen teils nicht erstellt werden, weil die Kosten nicht nachgewiesen werden können. Ohne derartige Nachweise ergeben sich oft erhebliche Guthaben für die Mieter aus den geleisten Vorauszahlungen.
Rechnet der Vermieter gar nicht ab, können Sie bei einem beendeten Mietverhältnis unter Umständen sogar die geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen ganz oder teilweise zurückfordern. Die Voraussetzungen sind insoweit allerdings einzelfallabhängig und teilweise umstritten. Sie sollten sich daher ergänzend beraten und vertreten lassen, wenn die fehlenden Nebenkostenabrechnungen nicht erstellt werden.
Ich hoffe, Ihnen einen ersten Überblick verschafft zu haben. Abschliessend möchte ich Sie darauf hinweisen, dass Sie in diesem Forum eine erste überschlägige Einschätzung auf der Basis Ihrer Schilderung erhalten, die nur in einfachen Fällen eine ausführliche und persönliche Rechtsberatung ersetzen kann. Das Hinzufügen oder Weglassen weiterer Sachverhaltsangaben kann zu einer anderen Beurteilung Ihres Falles führen; verbindliche Empfehlungen sind daher nur im Rahmen einer Mandatserteilung nach vollständiger Überprüfung des Sachverhaltes möglich.
Mit freundlichen Grüßen
Matthes
Rechtsanwalt