Sehr geehrter Fragesteller,
Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen verbindlich wie folgt beantworten:
Frage 1: Kann in diesem Fall von einer 2. Abmahnung die Rede sein, da die Personalabteilung über die erste nicht informiert wurde?
Bei der Frage empfehle ich zunächst zu prüfen, ob überhaupt eine wirksame Abmahnung vorliegt. Denn erfahrungsgemäß machen die Arbeitgeber beim Verfassen einer Abmahnung viele Fehler, so dass nur eine „Ermahnung" ausgesprochen wurde.
Eine wirksame Abmahnung muss drei Punkte enthalten:
1. Rügefunktion: Der Arbeitgeber muss ein bestimmtes Verhalten beanstanden.
2. Aufforderungsfunktion: Der Arbeitnehmer muss aufgefordert werden, das bezeichnete Verhalten künftig zu unterlassen.
3. Warnfunktion: Der Arbeitgeber muss für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen androhen. Dies ist in der Regel eine Kündigung.
Die Abmahnung darf nicht lediglich pauschale Vorwürfe (wie z.B. „Häufiges zu spät kommen") enthalten, sondern muss die Vertragsverletzung unter Nennung des Zeitpunkts (Tag, Tageszeit, Ort) konkret bezeichnen.
Bei der Ermahnung handelt es sich um eine „Rüge" ohne (!) Sanktionsfunktion. Sie ist als „Strafe" oder „Belehrung" zu verstehen.
Mit der Ermahnung rügt der Arbeitgeber einen (vermeintlichen) Verstoß des Arbeitnehmers gegen dessen Pflichten. Er unterlässt es aber hierbei, auf mögliche rechtliche Konsequenzen bei Wiederholung des Pflichtverstoßes des Arbeitnehmers hinzuweisen. Bei der Ermahnung droht dem Arbeitnehmer auch im Wiederholungsfall deshalb grundsätzlich keine Kündigung (!).
Falls Sie aufgrund der o.g. Grundsätze feststellen, dass es sich um eine Abmahnung handelt, gilt folgendes:
Der Umstand, dass die Abmahnung nicht in die Personalakte genommen wurde und die Personalabteilung nicht informiert wurde macht die Abmahnung nicht unwirksam. Das kann jederzeit nachgeholt werden. Am Rande sei angemerkt, dass eine Abmahnung auch mündlich erfolgen kann.
Frage 2: Was sollte ich ggf. tun?
Zunächst sollen Sie prüfen, ob eine Abmahnung vorliegt und falls ja, bei der Geschäftsleitung die Nichtaufnahme in die Personalakte beantragen. Eine Frist dafür gibt es nicht. Auch gegen die 2. Abmahnung sollen Sie sich wehren.
Ich hoffe, Ihre Frage verständlich beantwortet zu haben und bedanke mich für das entgegengebrachte Vertrauen. Bei Unklarheiten können Sie die kostenlose Nachfragefunktion benutzen.
Mit freundlichen Grüßen
