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Umgang mit personenbezogenen Daten

04.02.2017 09:29 |
Preis: ***,00 € |

Internetrecht, Computerrecht


Beantwortet von

Rechtsanwalt Bernhard Schulte


Zusammenfassung: Die Nutzung und Weitergabe von peronenbezogenen Daten mit Zustimmung des Betroffenen ist möglich. Die erteilte Zustimmung durch den Betroffen muss der Verwender der Daten im Zweifel nachweisen können.

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ein Bürodinestleistungsunternehmen möchte sein Tätigkeitsbereich um folgende Bereiche erweitern. Der eine Bereich ist die Digitalisierung von Briefen ( Der Kunde leitet seine Briefe an das externe Unternehmen weiter, es öffnet sie, digitalisiert sie und sendet die Dokumente per Email an den Kunden ). Der zweite Bereich ist der Briefversand für den Kunden ( Der Kunde übermittelt per Email die Pdf Datei, diese wird ausgedruckt, das Dokumente kommt in einem Kuvert und wird mit dem Namen des Kunden als Absender an dem Empfänger verschickt)
Beide Tätigkeitsbereiche sollen sowohl für gewerbliche als auch für private Kunden angeboten werden.

Wenn der Kunden dem externen Unternehmen ein Dokument per Pdf-Datei schickt dann sieht dieses zwangläufig die personenbezogene Daten des geschäftlichen Empfängers. Da das externe Unternehmen ein Etikett für die Briefe erstellen muss, muss dieses personenbezogene Daten des Empfängers am PC verarbeiten.
Andersrum ist der Fall dass die Briefe des Kunden digitalisiert werden müssen, somit werden auch die Daten des Absenders digitalisiert.

Die Frage ist, wenn das externe Unternehmen diese zwei Aufgaben für den Kunden übernimmt, reicht es wenn der Kunden eine Verschwiegenheitserklärung bzw. eine Geheimhaltungsvereinbarung bekommt oder muss dieser seinen Geschäftspartnern davon infomieren das er seine Briefe von einem externen Unternehmen verschicken lässt bzw. digitalisieren lässt und somit diese Daten von einer externen Firma gesehen werden.

Sehr geehrte Ratsuchende,
bzw. sehr geehrter Ratsuchender,

auf Grundlage des von Ihnen mitgeteilten Sachverhaltes beantworte ich Ihre Frage, wie folgt:

Eine detailierte und in allen Einzelheiten geprüfte Antwort ist auf Grundlage Ihrer Informationen derzeit nicht abschließend möglich, da nicht geklärt ist, ob und ggf. welche Vereinbarungen im Hinblick auf den Datenschutz und die Erhebung, Nutzung, Verwendung, Verarbeitung, Weitergabe etc. von personenbezogenen Daten usw. zwischen dem Kunden und dem Geschäftspartner bestehen.

Dennoch ist festzuhalten, dass mit einer Zustimmung des jeweiligen Geschäftspartner zur Nutzung, Erhebung, Verwendung, Verarbeitung und Weitergabe seiner Daten etc. vom Kunden an das externe Unternehmen dies möglich ist. Diese Zustimmung sollte aber vom Kunden und vom externen Unternehmen notfalls belegbar sein, da diese im Streitfalle für die erteilte Zustimmung des Geschäftspartners beweispflichtig sind.

Daher sollte sich einerseits der Kunde vom jeweiligen Geschäftsparnter eine entsprechende Zustimmung vertraglich einholen bzw. dies durch eine Zustimmung des Geschäftspartner zu einer entsprechenden Datenschutzerklärung des Kunden absichern. Diese Zustimmung des Geschäftspartners, insbesondere zur Weitergabe / Nutzen der Daten etc., an das externe Unternehmen sollte beweissicher dokumentiert werden.

Andererseits sollte auch das externe Unternehmen entsprechende Vereinbarungen mit dem Kunden schließen, z.B. im Rahmen von entsprechenden Verschwiegenheits- bzw. Geheimhaltungsvereinbarungen.

Ich hoffe, Ihnen weitergeholfen zu haben.

Mit freundlichen Grüßen

Schulte
Rechtsanwalt

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