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Reisekostenabrechnung bei mehrwöchigen Dienstreisen ins Ausland

08.02.2011 20:40 |
Preis: ***,00 € |

Arbeitsrecht


Beantwortet von

Rechtsanwalt Gerhard Raab


Guten Tag,

Ich bin seit 17 Jahren als Inbetriebnehmer für eine Maschinenfabrik weltweit tätig. Die jährlichen Auslandsaufenthalte belaufen sich auf ca. 120 Tage, jeweils ca. zwei bis drei Wochen am Stück. Alle während der Dienstreise anfallenden Kosten bis auf den Flug sind von mir vorzufinanzieren. Abgerechnet habe ich die in Fremdwährung verauslagten Kosten in den 17 Jahren meist mit einem am Flughafen nachweislich erworbenen Umtauschbeleg.
Die Reisekostenrichtlinie meiner Firma beinhaltet dazu folgenden Wortlaut:
"Für die Umrechnung von Landeswährung in Euro gilt der Wechselkurs, zu dem die Landeswährung erworben wurde (Nachweis durch Umtauschbeleg). Ohne Nachweis wird der monatlich durch die Deutsche Bank veröffentlichte Wechselkurs zu Grunde gelegt (www.db-markets.de - Kurse und Zinsen."

Meine Frage lautet:
Bin ich, bezogen auf diesen Wortlaut verpflichtet, meine mit Kreditkarte veauslagten Beträge wie Hotel- und Mietautokosten mit dem Kurs meiner privaten Kreditkarte abzurechnen?

Oder:
kann mir im Nachhinein (nachdem die Rückerstattung der verauslagten Beträge an mich auf der Basis meines Umtauschbeleges bereits erfolgte) eine Reisekostenfälschung vorgeworfen werden, da bei nachträglicher Prüfung seitens der Firma eine größere Wechselkursdifferenz festgestellt wurde.

Freundliche Grüße und
Herlichen Dank im Voraus

Sehr geehrte Fragestellerin,

zu Ihrer Anfrage nehme ich wie folgt Stellung:


1.

Nach dem von Ihnen zitierten Passus aus den Richtlinien für Dienstreisen ins Ausland gilt für die Umrechnung von Landeswährung in Euro der Wechselkurs, zu dem die Landeswährung erworben worden ist. D. h. die Richtlinie stellt auf den tatsächlichen Wechselkurs ab und nicht auf eine fiktive Umrechnung.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wie der Hinweis auf den Nachweis durch Umtauschbeleg zu verstehen ist. Zwei Auslegungsvarianten sind denkbar:

- Es kann sich um ein bloßes Beispiel für den Nachweis handeln.

- Es soll bestimmt werden, wie der Nachweis des Wechselkurses zu erfolgen hat.

Wäre durch den zitierten Passus bindend festgelegt worden, daß der Nachweis durch den Umtauschbeleg zu erfolgen habe, stünde das im Widerspruch zu der Bestimmung, daß jener Wechselkurs, zu dem die Landeswährung tatsächlich erworben worden ist, erstattungsfähig sei. Deshalb sehe ich in dem Hinweis auf den Umtauschbeleg nur ein Beispiel, wie nachgewiesen werden kann, zu welchem Wechselkurs der Umtausch erfolgt ist.

Im Ergebnis heißt das für Sie, daß die Abrechnung nach dem Kurs laut Kreditkarte erfolgen müßte.


2.

Allerdings bezweifle ich, daß man Ihnen eine Reisekostenfälschung zu Recht zur Last legen kann. Nach Ihrer Schilderung haben Sie sich streng an die Richtlinie gehalten und den Nachweis durch Umtauschbeleg erbracht. Die Formulierung in der Reisekostenrichtlinie ist nicht so eindeutig, daß sie als unmißverständlich bezeinet werden könnte.

Zu Ihrer Entlastung kann man mit guten Gründen argumentieren, daß Sie der Meinung gewesen seien, der Nachweis habe grundsätzlich durch Umtauschbeleg zu erfolgen.


Mit freundlichen Grüßen

Gerhard Raab
Rechtsanwalt

Nachfrage vom Fragesteller 10.02.2011 | 21:03

Sehr geehrter Herr Raab,
zunächst einmal herzlichen Dank für Ihre Antwort.

Für mein Verständnis möchte ich jedoch folgendes nachfragen:
1. Was meinen Sie mit "fiktiver Umrechnung"?
Ist ein am Flughafen in der Wechselstube ausgestellter Beleg über den Tausch von Euro in USD ist eine fiktive Umrechnung? Tausche ich bei Antritt der Reise kein Geld um, da ich noch im Besitz von Bargeld bin, dann verstehe ich die Reiserichtlinie so, dass ich in diesem Fall keinen Beleg habe und der von der Deutschen Bank veröffentlichte Wechselkurs zu Grunde gelegt würde.

2. verstehe ich Ihren Satz "Wäre durch den zitierten Passus bindend festgelegt worden, daß der Nachweis durch den Umtauschbeleg zu erfolgen habe, stünde das im Widerspruch zu der Bestimmung, daß jener Wechselkurs, zu dem die Landeswährung tatsächlich erworben worden ist, erstattungsfähig sei .... die Abrechnung müsste nach dem Kurs lt. Kreditkarte erfolgen" nicht.

Für eine Rückantwort danke ich Ihnen.

Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 10.02.2011 | 22:28

Sehr geehrte Fragestellerin,

zu Ihrer Nachfrage nehme ich wie folgt Stellung:


1.

Die Bezeichnung "fiktive Umrechnung" meint Folgendes:

Wenn Sie Geld umtauschen, geschieht das zu einem bestimmten Wechselkurs. D. h. Sie haben für X Euro Y Fremdwährung erhalten.

Legen Sie jedoch statt diesem konkreten Umrechnungskurs einen Kurs zugrunde, den Sie nicht erhalten haben, wäre das ein fiktiver Wert.

In Ihrem Fall hieße das, konkret haben Sie jenen Umrechnungskurs laut Kreditkartenabrechnung. Würden Sie auf der Grundlage eines Kurses abrechnen, den Sie gar nicht erhalten haben, müßte man von einem fiktiven Wechselkurs sprechen.

Ein am Flughafen in der Wechselstube ausgestellter Beleg über den Tausch von Euro in USD ist folglich keine fiktive Umrechnung.


2.

Der Hinweis auf den Widerspruch in den Richtlinien ist folgendermaßen zu verstehen:

In den Richtlinien heißt es, für die Umrechnung von Landeswährung in Euro gelte der Wechselkurs, zu dem die Landeswährung erworben worden sei.

Das bedeutet, daß jener Wechselkurs maßgebend ist, zu dem Sie umgetauscht haben. Dieser Kurs wäre, wie auch immer, nachzuweisen.

Sagt man dagegen, der Nachweis müsse (zwingend) durch Umtauschbeleg erfolgen, stellt man nicht auf den konkreten Wechselkurs ab, wenn ein Umtauschbeleg nicht vorliegt.

In Ihrem Fall: Der Umrechnungskurs ergibt sich aufgrund der Kreditkartenabrechnung. Zu diesem Kurs haben Sie die Landeswährung "erworben". Würde man bei Kreditkartenverwendung einen Umtauschbeleg verlangen, würde man nicht mehr jenen Wechselkurs nehmen, zu dem Sie die Fremdwährung erhalten haben.


Mit freundlichen Grüßen

Gerhard Raab
Rechtsanwalt

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