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Reisekostenabrechnung

| 12.07.2011 18:20 |
Preis: ***,00 € |

Arbeitsrecht


Beantwortet von

Rechtsanwältin Maike Domke


Sehr geehrte Damen und Herren,
im Folgenden möchte ich einige Fragen zur Reise kostenabrechnung /-erstattung stellen.
Zunächst hier aber die Regelung in der Reise - Richtlinie (Auszugweise):

2.3 Die Auswärtstätigkeit beginnt mit dem Zeitpunkt der Abreise v. der regelmäßigen Arbeitsstätte und endet bei Rückkehr zur regelmäßigen Arbeitsstätte.

2.4. ....Erstattungsfähig sind die im Rahmen der Auswärtstätigkeit entstandenen Kosten.....
Anrechenbare Kosten : Fahrtkosten .....

3.3.1. .... bei genehmigter PKW Benutzung werden die tatsächlichen gefahrenen Kilometer für die Erledigung des Dienstgeschäftes erstattet.....

3.3.5 Reisenebenkosten sind die aus Anlaß der Auswärtstätigkeit entstehenden unabwendbaren Auslagen(z.B. Parkgebühren). Diese Kosten werden gegen Nachweis erstattet......

Nun die Fragen:
1.)Wo beginnt und endet die Auswärtstätigkeit:am öffentlichen Parkplatz am Straßenrand oder in der Dienststelle/Büro?
2.)Falls bei Rückkehr von der Auswärtstätigkeit ein Parkplatz gesucht werden muß(der private PKW muß gemäß Vereinbarung genutzt werden):
Ist die Zeit der Parkplatzsuche Arbeitszeit?
Sind die bei der Parkplatzsuche gefahrenen km zu erstatten?(Gibt es hier eine Zeit oder km Grenze?)
Sind ggf. hier anfallende Parkplatzgebühren für den Parkplatz erstattungsfähig?
Hinweis : es wird v. Arbeitgeber ein Tiefgaragenplatz bereitgestellt (wenn er denn frei ist),bei der Benutzung der Garage wird aber der private PKW beschädigt (Aufsetzen bei der Ausfahrt)Kann der Arbeitgeber verlangen, daß man diesen Garagenplatz trotzdem nutzt?
Ist er aus der Erstattung v. obigen Kosten ggf. befreit duch die Zuverfügungstellung eines nicht nutzbaren Parkplatzes?
3.) Kann der Arbeitgeber verlangen,daß man auf eigene Kosten einen kostenpflichtigen Parkplatz nutzt,den man ohne die Auswärtstätigkeit nicht gebraucht hätte?
Mit freundlichen Grüßen
Ein Ratsuchender.

Sehr geehrter Ratsuchender,

vielen Dank für Ihre Anfrage, die ich wie folgt beantworten möchte:
Das Problem ist, dass die Regelungen zum Reisekostenrecht im wesentlichen steuerliche Relevanz haben. Nach den Lohnsteuerrichtlinien 2008 können Reisekosten (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen,Übernachtungskosten und Reisenebenkosten) vom Arbeitgeber nur dann steuerfrei ersetzt werden, wenn diese durch eine „beruflich veranlaßte Auswärtstätigkeit" des Arbeitnehmers entstehen. Eine „beruflich veranlaßte Auswärtstätigkeit" liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Der Arbeitgeber wird in der Regel nur das erstatten, was steuerfei erstattet werden kann. Auf andersartige Leistungen wären Lohnsteuer sowie Sozialabgaben zu zahlen. Der Katalog der Leistungen ist lang und umfasst alle mit der Reise in Zusammenhang stehenden Unkosten.

Dies möchte ich zum besseren Verständnis meiner Antwort vorwegschicken.
1.) Wo beginnt und endet die Auswärtstätigkeit:am öffentlichen Parkplatz am Straßenrand oder in der Dienststelle/Büro?
In Ihrem Fall entnehme ich der Richtlinie, dass Ihr Arbeitgeber wünscht, dass Sie vor Antritt der Geschäftsreise sich noch in Ihrem Büro melden. Das bedeutet, die Dienstreise beginnt ab diesem Zeitpunkt. Die Fahrt bis zum Unternehmen gilt als Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Wenn Sie von zu Hause direkt starten würden, könnten Sie diesen Zeitpunkt als Beginn der Dienstreise zugrunde legen. Dies wäre durchaus möglich, Sie dürften dann nur nicht den Umweg über Ihr Büro gehen.
2.) Falls bei Rückkehr von der Auswärtstätigkeit ein Parkplatz gesucht werden muß(der private PKW muß gemäß Vereinbarung genutzt werden):
Ist die Zeit der Parkplatzsuche Arbeitszeit?
Sind die bei der Parkplatzsuche gefahrenen km zu erstatten?(Gibt es hier eine Zeit oder km Grenze?) Sind ggf. hier anfallende Parkplatzgebühren für den Parkplatz erstattungsfähig?
Hinweis : es wird v. Arbeitgeber ein Tiefgaragenplatz bereitgestellt (wenn er denn frei ist), bei der Benutzung der Garage wird aber der private PKW beschädigt (Aufsetzen bei der Ausfahrt)Kann der Arbeitgeber verlangen, daß man diesen Garagenplatz trotzdem nutzt?
Ist er aus der Erstattung v. obigen Kosten ggf. befreit duch die Zuverfügungstellung eines nicht nutzbaren Parkplatzes?
Ich nehme an, Sie meinen die Parkplatzsuche vor Ihrer Firma. Ich würde sagen, die Suche können Sie auf jeden Fall in die Dauer der Auswärtstätigkeit einrechnen, allerdings suchen Sie hoffentlich nicht stundenlang. Wenige Minuten machen in der Regel keinen Unterschied, es sei denn sie geraten durch die Parkplatzsuche in einen höher vergüteteten Zeitraum, zB. über vierzehn Stunden. Auch die gefahrenen Kilometer sind zu erstatten. Auch Parkgebühren, Autobahn- oder Mautgebühren, Garagenmiete am Zielort oder am Flughafen sind steuerlich abzugsfähig. (R 9.8 Abs. 1 Nr. 3 LStR 2008)
Die Parkplatzgebühren an Ihrem Dienstort fallen meines Erachtens nicht unter die Reisenebenkosten. Sie können aber Parkgebühren ohne Beleg abrechnen. So hatte bereits vor vielen Jahren das FG Münster für Parken ohne Beleg einen Betrag von monatlich rund € 5 anerkannt. »Hier muss es ausreichen, dass die Kosten wahrscheinlich sind« (FG Münster vom 23.8.1978, Az: VII 1720/77). Dieser Betrag dürfte heute um ein vielfaches höher liegen. Allerdings muss ich auch noch hinzufügen, dass Eigenbelege nur noch unter sehr strengen Voraussetzungen vom Finanzamt anerkannt werden.
Den Parkplatz müssen Sie selbstverständlich nicht nutzen, wenn dadurch Ihr Fahrzeug beschädigt wird.
Arbeitgeber sind darüber hinaus nicht verpflichtet, Ihren Angestellten Parkplätze zu stellen.

3.) Kann der Arbeitgeber verlangen, daß man auf eigene Kosten einen kostenpflichtigen Parkplatz nutzt,den man ohne die Auswärtstätigkeit nicht gebraucht hätte?

Das würde ich bejahen. Sie schrieben, dass die Tiefgaragenplätze nicht in ausreichender Zahl vorhanden sind, also die Vergabe nach de, Motto „wer zuerst kommt,…" erfolgt. Sie haben damit keinen Anspruch auf einen Stellplatz (so etwas kann arbeitsvertraglich sehr wohl geregelt sein) und damit müssen Sie sich wohl oder übel einen kostenpflichtigen Parkplatz suchen. Dies könnte Ihnen auch passieren, wenn Sie regulär zur Arbeit kommen und alle Parkplätze bereits besetzt sind durch andere Mitarbeiter.

Sie selber können aber die Parkgebühren im Rahmen Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen. Parken während der Arbeitszeit oder an der Arbeitsstätte muss das Finanzamt anerkennen.

Nachfrage vom Fragesteller 12.07.2011 | 21:03

Erst mal vielen Dank.Ich habe aber noch einige Nachfragen:
Was ist ,wenn man keinen Parkplatz findet - auch nicht gebührenpflichtig - wie lang darf man suchen - und dann?

Zu Frage 3.) bitte ich zu erläutern einschließlich der Rechtsgrundlage, warum der Arbeitgeber einen zwingen können soll,einen kostenpflichtigen Parkplatz zu bezahlen,obwohl ,wenn keine Auswärtstätigkeit/Dienstreise etc. vorgelegen hätte, man einen kostenlosen Parkplatz im öffentl. Parkraum bekommen hätte. Zumal die Reiserichtlinie den Ersatz aller Kosten vorsieht. Und ohne Reise kein Parkplatzproblem.
Außerdem bitte ich zu erläutern,warum die Parkplatzkosten am Dienstort nicht zu ersetzen sind.
Steuerliche erwägungen sind hier uninteressant.
Mit freundl. Grüßen
Ein Ratsuchender

Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 12.07.2011 | 21:29

Sehr geehrter Ratsuchender,

wenn Sie zur Arbeit /Dienst müssen und es gibt keinen öffentlichen Parkraum, können Sie so lange suchen, wie es eben dauert, bis Sie einen Parkplatz finden. Der Arbeitgeber hat ja zugestimmt bzw. festgelegt, dass Sie mit dem eigenen Auto die Dienstreise absolvieren und danach in der Firma erscheinen sollen. Insofern bleibt Ihnen nichts anderes übrig. Dass Sie Ihr Auto zB so weit entfernt parken und dann öffentliche Verkehrsmittel nutzen, ist unverhältnismäßig und kann nicht verlangt werden.
Wenn die Parkplatzsuche wirklich deart lange dauert, sollte man eher darüber nachdenken, die Pflicht, nach Abschluss der Dienstreise im Büro zu erscheinen, aufzuheben.

Wenn Sie ohne die Dienstreise einen kostenlosen Parkplatz bekommen hätten und dies ist SICHER, dann wären die Parkplatzgebühren als Reisenebenkosten abzurechnen, da sie in unmittelbarem Zusammenhang zur Reise stehen und ohne diese nicht entstanden wären.
Ich sehe aber ein Problem darin, dass Sie sicher einen öffentlichen Parkplatz bekommen hätten. Wenn der Parkplatz eben öffentlich ist, kann ihn jeder nutzen und wenn zB irgendeine Veranstaltung an Ihrem Arbeitsort stattfindet, könnten auch alle Parkplätze belegt sein. Sie könnten demgegenüber aber auch einen öffentlichen Parkplatz finden.
Eine Rechtsgrundlage bildet hierfür Ihr Arbeitsvertrag mit der Richtlinie 2.3, nach der Sie nach Abschluss der Dienstreise in Ihrem Büro erscheinen sollen. Demgegenüber gibt es keinen Anspruch auf Erstattung der Parkgebühren außer der Nr. 3.3.5 der Richtlinien, die aber im Zusammenhang mit den Reisekosten zu sehen sind und m. E. nur die Parkgebühren am Reiseort erstattungsfähig machen.
Allerdings würde ich gegenüber Ihrem Arbeitgeber so argumentieren, dass die Parkplatzgebühren in
Zusammenhang zur Reise stehen und damit erstattet werden sollen. Berufen Sie sich auf 3.3.5 der Richtlinien oder schlagen Sie vor, von zu Hause die Dienstreise anzutreten.

Ergänzung vom Anwalt 12.07.2011 | 21:37

Zum besseren Verständnis möche ich noch ergänzen, dass alle Kosten erstattet werden, die in unmittelbarem Zusammenhang zu der Reise stehen. Dazu gehören nicht die Parkkosten an der Arbeitsstelle, die auch anfallen würden, wenn Sie nicht auf Dienstreise gegangen wären. Jedenfalls ist das der Regelfall. Es sind also Kosten, die Sie in Zusammenhang mit der ''normalen'' Berufstätigkeit selbst tragen müssen. Anders sähe es eben nur aus, wenn SICHER ist, dass öffentlicher Parkraum zur Verfügung stünde, wenn Sie die Dienstreise nicht absolviert hätten. Das muss man meiner Meinung nach aber verneinen, allerdings kenne ich auch die Verkehrssituation an Ihrer Arbeitsstelle nicht.

Bewertung des Fragestellers 13.07.2011 | 00:56

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Stellungnahme vom Anwalt:
Die Frage wurde umfassend beantwortet. Die Bewertung liegt wohl darin begründet, dass der Rechtsauffassung des Ratsuchenden nicht gefolgt werden konnte.
FRAGESTELLER 13.07.2011 3,8/5,0
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