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Protokolle des Geschäftsführenden Vorstand

| 25.06.2014 12:53 |
Preis: ***,00 € |

Vereinsrecht


Wir haben einen Vorstand, bestehend aus dem 1. und zwei 2. Vorsitzende, Schatzmeister, Schriftführer und Frauensprecherin sowie 10 Beisitzern. Laut Satzung kann ein Geschäftsführender Vorstand gebildet werden.

Jetzt hat sich der Vorstand eine Geschäftsordnung gegeben. In dieser steht die Bildung eines "Geschäftsführenden Vorstandes", bestehend aus den 6 erstgenannten Positionen, also ohne die 10 Beisitzer.

Weiterhin steht in der Geschäftsordnung:
"Über den Sitzungsverlauf und die Beschlüsse des Geschäftsführenden Kreisvorstand (GKV) ist von dem Schriftführer ein Protokoll (§ 6 der GO) zu fertigen, das den Mitgliedern des GKV spätestens mit der Einladung zur nächsten Sitzung des GKV zugestellt wird.
Die übrigen Mitglieder des Kreisvorstandes haben das Recht, die Protokolle des GVK nach vorheriger Terminabsprache im Kreisbüro einzusehen. Über den Inhalt der Protokolle haben sie Stillschweigen zu bewahren."

Meine Frage hierzu: Steht allen Vorstandsmitgliedern des Gesamtvorstandes die Protokolle der Sitzungen des GKV zu - oder kann dieses, wie in der Geschäftsordnung geschrieben, so eingeschränkt werden?

Sehr geehrter Fragesteller,

Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen verbindlich wie folgt beantworten:

Wenn die Satzung einen geschäftsführenden Vorstand zulässt, steht grundsätzlich auch diesem die "Protokollhoheit" zu. Dieser kann also grundsätzlich den Zugriff auf seine eigenen Protokolle für Dritte einschränken, sofern die Satzung keine anderen Vorgaben macht. Die Personen, die diesem geschäftsführenden Vorstand angehören, müssen unbeschränkt Einsicht nehmen können.

Das erklärt sich unter anderem aus folgenden zwei Umständen: Das BGB sieht nur in wenigen Fällen (s.u.) überhaupt eine ausführliche Protokollpflicht vor. In allen anderen Fällen reicht ein bloßes Ergebnisprotokoll aus.

Zum anderen dürfte die Einsicht in das Protokoll insoweit nicht versagt werden, als es in das Vereinsregister eintragungspflichtige Umstände enthält. (so Ihr Vorstand solche Beschlüsse überhaupt trifft). Für diese muss nämlich eine Beurkundung der Beschlüsse stattfinden.

§ 58 Nr. 4 BGB sieht eine Protokollregelung ebenfalls nur für die Mitgliederversammlung vor:

"§ 58 Sollinhalt der Vereinssatzung
Die Satzung soll Bestimmungen enthalten:
1. ...
2. ...
3. ...
4. über die Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung zu berufen ist, über die Form der Berufung und über die Beurkundung der Beschlüsse."

Wie Sie sehen, besteht ein weiter Spielraum, sowohl durch die Satzung, als auch durch den geschäftsführenden Vorstand, der an die Satzungsvorgaben gebunden ist. Die Regelung des geschäftsführenden Vorstandes halte ich daher für zulässig.

§ 810 BGB dürfte ebenfalls nicht für einen Außenstehenden einschlägig sein.

Für die Aktiengesellschaft wurde ein ähnlicher Fall auch schon entschieden (OLG München NJW-RR 1993, 745 ):

Hier wollte ein Aktieninhaber, der in der Hauptversammlung von seinem Rede und Antragsrecht Gebrauch gemacht hat, Einsicht in das Protokoll, bzw. die Tonbandaufzeichnung der Hauptversammlung erhalten. Das Gericht hat die Klage gänzlich abgewiesen.

Der Aktionär ist in der Hauptversammlung so etwas wie das Vereinsmitglied in der Mitgliederversammlung.
Da es hier sogar um ein Mitglied desselben Organes ging (Aktionär - Hauptversammlung) und dieser schon keine Einsicht erhalten konnte, wird das bei einem Organfremden (Mitglied des Vorstandes - Einsicht in das Protokoll des Geschäftsführenden Vorstandes) wohl nicht anders zu bewerten sein.

Ich hoffe, Ihre Frage verständlich beantwortet zu haben und bedanke mich für das entgegengebrachte Vertrauen. Bei Unklarheiten können Sie die kostenlose Nachfragefunktion benutzen.

Mit freundlichen Grüßen

Rückfrage vom Fragesteller 27.06.2014 | 08:32

Nochmals: Der (Gesamt-)Vorstand hat aus seinen Reihen einen "Geschäftsführenden Vorstand" gewählt. Die Satzung lässt dieses zu. Weiterhin hat der (Gesamt-)Vorstand eine Geschäftsordnung beschlossen, in der auch der "Geschäftsführende Vorstand" behandelt wird und zu den seinen Protokollen das oben wörtlich wiedergegebene steht.
Frage: Ist es rechtens, das der "Geschäftsführende Vorstand" den restlichen Gesamt-Vorstandsmitgliedern das Protokoll in der schriftlichen Form vorenthalten kann und nur zur Einsichtnahme unter Einschränkungen (siehe Text oben) zur Verfügung stellt?

Hinweis 1: Der Verein (Verband) ist NICHT eingetragen, sondern nur ein Unterteil eines eingetragenen Landes-Verbandes.

Hinweis 2: Die Geschäftsordnung ist so mit Mehrheit in der Gesamt-Vorstandssitzung gegen meine Stimme beschlossen worden, offensichtlich interessieren sich ein Teil der Vorstandsmitglieder nicht sonderlich für das Geschehen im Geschäftsablauf des Vereins (Verbandes).

Vielen Dank vorab für Ihre Antwort.

Mit freundlichen Grüßen

Antwort auf die Rückfrage vom Anwalt 27.06.2014 | 10:04

Sehr geehrter Fragesteller,

ich hatte Ihre Frage auch genau so verstanden. Das Einsichtstrecht kann in der Form gegenüber Mitgliedern des Gesamtvorstandes beschränkt werden, die nicht Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes sind. Nach der Satz sind das beides unterschiedliche Organe, auch wenn sie sich personell teilweise decken. Daher können auch unterschiedliche Anforderungen an die Protokolleinsicht gestellt werden.

So wie ich das sehe, können Sie ja auch Einsicht nehmen, müssen dann aber Stillschweigen gewährleisten.

Sollten Sie weiter das Gefühl haben, ich hätte Ihre Frage noch nicht richtig verstanden, können Sie mir gerne weitere Nachfragen per E-Mail zukommen lassen.

Bewertung des Fragestellers 27.06.2014 | 13:44

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