Sehr geehrter Fragesteller,
vielen Dank für Ihre Frage. Ich bitte um Verständnis, dass es sich hierbei nur um eine vorläufige Erstberatung handelt und ein abschließender Rat die genaue Kenntnis aller verfügbaren Umstände und Dokumente erfordert.
Auf Basis der von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen beantworte ich Ihnen Ihre Frage wie folgt:
Sie haben angegeben, dass der verurteilte Beamte zwischenzeitlich in der JVA verstorben ist. Ich gehe davon aus, dass der Verstorbene in der JVA eine Freiheitsstrafe verbüßt hat. Demnach wurde gegen ihn eine vom Amtsgericht rechtskräftig verhängte Strafe vollstreckt.
Ferner haben Sie angegeben, dass der zuständige Sachbearbeiter in der Behörde vergeblich versucht hat, die Akten bei dem Amtsgericht anzufordern. Das Amtsgericht kann aber die Strafverfahrensakte nicht haben.
Strafvollstreckungsbehörde ist die zuständige Staatsanwaltschaft (§ 451 StPO). Nach dem Abschluss des Gerichtsverfahrens werden daher die Akten vom Amtsgericht an die zuständige Staatsanwaltschaft zurückgesendet. Dort sollten die Akten dann üblicherweise getrennt werden. Die Staatsanwaltschaft behält ihren Teil der Akte und da es sich bei der Personalakte um eine beigezogene Akte handelt, die nicht der Staatsanwaltschaft gehört, wird eine solche Akte nach der Trennung von der Staatsanwaltschaft an die personalführende Stelle zurückgesendet. Möglicherweise ist dies im vorliegenden Fall versehentlich unterblieben. Aus Ihrer Schilderung gehen für die Zurückbehaltung der Personalakte jedenfalls keine Gründe hervor.
Die Staatsanwaltschaft führt die Akten dann während der Strafvollstreckung, d.h. während des Verbüßens der Freiheitsstrafe.
Nach dem Ende der Strafvollstreckung werden die Akten üblicherweise nach Maßgabe der im jeweiligen Bundesland geltenden Aktenordnung weggelegt.
Demnach ist das Amtsgericht für den Verbleib der Personalakte der falsche Ansprechpartner. Sie sollten daher den zuständigen Sachbearbeiter im Schulamt auf diesen Irrtum hinweisen und anregen, bei der zuständigen Staatsanwaltschaft (möglicherweise die StA Darmstadt) die Herausgabe der Personalakte zu verlangen.
Davon unabhängig können Sie als Privatperson mittels eines Rechtsanwalts selbst Auskunft und teilweise sogar Akteneinsicht aus bzw. in Strafverfahrensakten erhalten, wenn Sie ein berechtigtes Interesse darlegen können (§ 475 StPO). Anhaltspunkte hierfür haben Sie nicht geschildert. Dies wäre Gegenstand einer weiteren Prüfung.
Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen