Willkommen beim Original und Testsieger.
Online seit 2004, mit über 140.000 Fragen & Antworten. 
00.000
Bewertungen
0,0/5,0
Günstige Rechtsberatung für alle.
Anwalt? Mitmachen
1
 
Frage stellen
an unsere erfahrenen Anwälte.
Jetzt auch vertraulich
Frage stellen
einem erfahrenen Anwalt
Jetzt auch vertraulich
2
 
Preis festlegen
Sie bestimmen, wieviel Ihnen die Antwort wert ist.
Preis festlegen
Sie bestimmen die Höhe selbst
3
Antwort in 1 Stunde
Sie erhalten eine rechtssichere
Antwort vom Anwalt.
Antwort in 1 Stunde
Rechtssicher vom Anwalt
Jetzt eine Frage stellen

Papierloses Büro - Aufbewahrung von Originalen

| 19.04.2012 13:29 |
Preis: ***,00 € |

Generelle Themen


Beantwortet von

Rechtsanwalt Raphael Fork


Sehr geehrte Damen und Herren,

wir sind ein Dienstleister im Pharma-Bereich und planen die Einführung von weitestgehend papierlosen Arbeitsplätzen. Eine Recherche hat ergeben, dass die überwiegende Mehrzahl von Dokumenten als PDF-Scan (sofern dann lesbar, unveränderbar, jederzeit wieder auffindbar) archiviert werden kann. Das Papier-Original wird dann nicht mehr benötigt und kann vernichtet werden.
Es besteht noch Unsicherheit, ob es hier Ausnahmen gibt.

Fragen:
a.) Für welche Art von Dokumenten ist es rechtlich zwingend erforderlich, die Originale als Papierversion aufzubewahren?

b.) Müssen die elektronisch archivierten Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen sein oder ist die Archivierung rechtssicher auch ohne Signatur möglich?

Vielen Dank!

Sehr geehrter Fragesteller,

Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegeben Informationen verbindlich wie folgt beantworten:




Frage 1:
"Für welche Art von Dokumenten ist es rechtlich zwingend erforderlich, die Originale als Papierversion aufzubewahren?"



Als Pharma Unternehmen treffen Sie zunächst einmal zwei verschiedene Aufbewahrungspflichten, die steuer- und die handelsrechtliche.



Die steuerliche Aufbewahrungspflicht gilt für die in § 147 AO genannten Unterlagen, die handelsrechtliche für die in § 257 HGB bezichneten Unterlagen.


Im Original aufzubewahren sind gem. § 147 II AO in jedem Fall die Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Sollten bei Ihnen Unterlagen nach § 147 I Nr. 4a AO anfallen, sollten Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt nachfragen, ob dieses auf der Vorlage im Original besteht.

Alle Eingangsrechnungen sind gem. §§ 14, 14 b UStG ebenfalls im Original aufzubewahren.


Gleiches gilt für notarielle Urkunden oder Schreiben, die ein Dienstsiegel enthalten.



In jedem Fall ist vor einer Vernichtung von Dokumenten immer im Einzelfall zu prüfen, dass dass alle Anforderungen an die Archivierung digitaler Dokumente vollständig erfüllt sind, da ansonsten Nachteile drohen.


Im Zweifel bietet es sich an, die elektronisch erfassten Dokumente platzsparend aufzubewahren.







Frage 2:
"Müssen die elektronisch archivierten Dokumente mit einer elektronischen Signatur versehen sein oder ist die Archivierung rechtssicher auch ohne Signatur möglich?"




Dies hängt von dem eingesetzten Archivierungsverfahren ab. Es muss sichergestellt sein, dass das gescannte Dokument nicht nachträglich verändert worden ist. Hierzu werden üblicherweise Spezialscanner eingesetzt, die von auf digitalisierte Archivierung spezialisierten Firmen nach den bedürfnissen Ihres Unternehmens eingerichtet werden.


In der Praxis werden die gescannten und archivierten Dokumente zu Beweiszwecken auch noch in Papierform aufbewahrt, wobei der Scan eine genaue Zuordnung zu dem in Papierform archivierten Schriftstück ermöglicht.











Bedenken Sie bitte, dass jede Ergänzung des Sachverhalts zu einer veränderten rechtlichen Beurteilung führen kann.


Ich stehe Ihnen im Rahmen der kostenlosen Nachfragefunktion sowie gegebenenfalls für eine weitere Interessenwahrnehmung gern zur Verfügung.


Mit freundlichen Grüßen

Raphael Fork
-Rechtsanwalt-

Nachfrage vom Fragesteller 24.04.2012 | 10:02

Vielen Dank für die schnelle Antwort - eine Nachfrage habe ich noch:

Wie ist die Situation bei Verträgen und bei Dokumenten, die während eine Projektes anfallen und nicht direkt steuer- oder handelsrechtlich relevant sind? Müssen hier zwingend die Originale aufbewahrt werden?

Vielen Dank!

Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 24.04.2012 | 12:07

Nachfrage:
"Wie ist die Situation bei Verträgen und bei Dokumenten, die während eine Projektes anfallen und nicht direkt steuer- oder handelsrechtlich relevant sind? Müssen hier zwingend die Originale aufbewahrt werden?"




Die Aufbewahrung von Verträgen im Original wird sich schon allein aus Gründen der Beweissicherung empfehlen, falls es zwischen den Vertragsparteien zu Streitigkeiten kommen sollte.


Bezüglich der Dokumente wird zu prüfen sein, ob diese das gleiche gilt.


Ein Vernichten von Dokumenten darf im Übrigen erst erfolgen, wenn diese in eine revisionssichere elektronische Archivierung überführt wurden und die keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.


Aufbewahrungspflichten folgen zum einen aus der Abgabenordnung, dem Umsatzsteuergesetz und dem Handelsgesetzbuch.

Daneben bestehen auch noch zahlreiche Verwaltungsvorschriften wie etwa die "GoBS" (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ) und die "GDPdU" (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) an denen sich ein Dokumentenmanagement ausrichten muss.


Bewertung des Fragestellers 03.05.2012 | 12:18

Hat Ihnen der Anwalt weitergeholfen?

Wie verständlich war der Anwalt?

Wie ausführlich war die Arbeit?

Wie freundlich war der Anwalt?

Empfehlen Sie diesen Anwalt weiter?

Stellungnahme vom Anwalt:
Jetzt Frage stellen