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Habe ich das Recht das Protokoll der Mitgliederversammlung zu erhalten?

| 18.01.2021 18:13 |
Preis: 30,00 € |

Vereinsrecht


In einem Förderverein wurden meiner Meinung nach bei der Vorstandswahl grobe Fehler begangen. Ich bat den Vorstand (3 gleichberechtige Vorstände) um die Übermittlung des Protokolls per E-Mail oder Post.

Mit wurde dies verweigert allerdings angeboten, man können mir das Protokoll am Telefon vorlesen.

In der Satzung ist folgendes geregelt:
"Über die Mitgliederversammlung ist Protokoll zu führen. Es ist den Mitgliedern innerhalb eines Monats zugänglich zu machen. Einwendungen sind innerhalb eines weiteren Monats möglich. Die Niederschrift ist von der/dem SchriftführerIn und einem Mitglied der Vorstandschaft zu unterzeichnen."

Da ich der Auffassung bin, dass der Begriff "zugänglich machen" durchaus die Übermittlung betrifft, vor allem mit dem Hintergrund, dass ich - sofern ich gegen Beschlüsse vorgehen möchte - das Protokoll benötige.

Meine Frage:
Muss der Verein mit das Protokoll in Kopie aushändigen?

Vielen Dank

Sehr geehrter Fragesteller,

gerne beantworte ich Ihre Frage wie folgt:

Dass laut Satzung den Mitgliedern das Protokoll zugänglich zu machen ist, deutet darauf hin, dass es ein übliches Prozedere geben muss, dem folgend alle Mitglieder ohne weiteren Aufwand das Protokoll zur Kenntnis nehmen können. Das bedeutet, dass die Mitglieder das Protokoll unaufgefordert erhalten und nicht extra danach fragen müssen, etwa indem das Protokoll per Rundmail zur Kenntnis gegeben wird. Sicher reicht es nicht aus, dass Protokoll am Telefon vorzulesen. Dieses Angebot halte ich für sehr unhöflich, um das Mindeste zu sagen. Es kann ja nicht von ihnen verlangt werden, das vorgelesene am Telefon mitzuschreiben. Das widerspricht auch der Funktionen eines Protokolls, denn dieses soll ja als Ablauf oder Ereignisprotokoll den Inhalt der Sitzung wiedergeben. Sie können beim Vorlesen insofern gar nicht sicher sein, ob ihnen etwas vorenthalten oder ihnen der Inhalt komplett zur Kenntnis gegeben wird.

Allgemein gilt: Enthält die Satzung keine einschlägigen Regelungen, besteht für einzelne Mitglieder ein Recht zur Einsichtnahme ins Protokoll nur bei berechtigtem Interesse. Das Einsichtsrecht umfasst auch die Anfertigung von Abschriften. Die Herausgabe oder gar Zusendung von Kopien kann ein Mitglied ohne entsprechende Satzungsvorschrift aber nicht verlangen." (http://phc-wp.de/publikationen/steuer-news-archiv?p=1&a=438)

Demnach wäre das Vorlesen am Telefon eindeutig zu wenig, um dem Erfordernis der Zugänglichmachung Genüge zu tun, andererseits wäre das Verlangen nach einer Abschrift und Zusendung per Post eindeutig zuviel. In der heutigen Zeit ist es üblich, Dokumente per Mail elektronisch zugänglich zu machen. Dies muss auch hier auch gelten, so dass Sie verlangen können, ein PDF-Dokument des Protokolls per Mail zu erhalten, nicht mehr, aber ganz gewiss auch nicht weniger.

Ich bin deshalb nicht der Meinung, dass Sie ein Recht darauf haben, dass jemand Ihnen das Protokoll als Kopie aushändigt. Hier wäre ja auch die Kostenfrage zu klären, zumal wenn dies dann alle Mitglieder verlangen würden.

Was aber ihnen auf jeden Fall zusteht, ist die Sichtbarmachung des Protokolls. Sie können deshalb nicht auf das Zuhören und Mitschreiben am Telefon verwiesen werden, das geht ganz sicher nicht.

Insofern sollten Sie vorschlagen, dass das Protokoll - auch in Zukunft - immer per Mail versendet wird, dass aber zumindest die Möglichkeit eingerichtet wird, dass demjenigen, der ein Interesse daran hat, dass Protokoll körperlich vorgezeigt wird, so dass wenigstens ein Foto gemacht werden kann. Das wäre meines Erachtens die Mindestinterpretation des Begriffs "zugänglich machen".

Wenn noch etwas unklar geblieben oder nicht ausreichend erörtert worden ist, so fragen Sie gerne nach. Vorerst verbleibe ich mit freundlichen Grüßen und wünsche Ihnen alles Gute bei der friedlichen Klärung dieses unschönen Konflikts mit Ihrem Förderverein!

Elisabeth v. Dorrien
Rechtsanwältin

Rückfrage vom Fragesteller 18.01.2021 | 20:19

Vielen Dank für Ihre schnelle und umfassende Antwort.

Vielleicht ein kleines Missverständnis:
Meine Frage bezog sich nicht auf eine physische Kopie des Protokolls sondern die Übermittlung (per Mail etc.) des Wortlautes (PDF, Word-Dokument, Foto) bzw. des Inhaltes des Protokolls.

Verstehe ich Ihre Antwort richtig, dass der Begriff "zugänglich machen" wie in der Satzung hinterlegt den Verein dazu verpflichtet den Inhalt des Protokolls (als PDF, Word, Foto...) den Mitgliedern zu übermitteln und der Vorstand das Protokoll nicht zurückhalten darf?

Antwort auf die Rückfrage vom Anwalt 18.01.2021 | 20:53

Sehr geehrter Fragesteller,

vielen Dank für Ihre freundliche Nachfrage!

Ja, das sehe ich absolut so. Wenn gemäß der Satzung den Mitgliedern des Fördervereins das Protokoll zugänglich zu machen ist, dann müssen Sie eine adäquate und unproblematische Möglichkeit haben, das Protokoll auch tatsächlich einzusehen. Wie anders soll es gehen, wenn nicht mit der zur Verfügungstellung des Protokolls, der Einfachheit halber als Rundmail verschickt?

Insofern bitte ich um Entschuldigung, wenn ich mich meinerseits missverständlich ausgedrückt habe. Ich habe verstanden, dass Sie nicht auf einer Kopie in Papierform bestehen, sondern lediglich die Übermittlung per E-Mail anmahnen. Das ist völlig korrekt, denn eine andere Möglichkeit, das Protokoll einzusehen, gibt es nicht, und zugleich keine einfachere.

Es ist mir bisher auch noch nicht begegnet, dass es verweigert wurde, ein Protokoll zur Verfügung zu stellen. Dies ist ja schließlich Sinn und Zweck einer Protokollführung, die im übrigen ja gewissen Regeln zu folgen hat. Das gilt für jeden Verein, auch für einen Förderverein, siehe umfassend etwa hier:

https://www.vereinswelt.de/checkliste-protokolle-im-verein

Nochmals freundliche Grüße!

EvD

Bewertung des Fragestellers 18.01.2021 | 20:57

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Stellungnahme vom Anwalt:

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