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Gemeinsame Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat als Regel


26.12.2012 11:00 |
Preis: ***,00 € |

Gesellschaftsrecht


Beantwortet von

Rechtsanwalt Marcus Schröter, MBA



Genossenschafts-Satzung: "Gemeinsame Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat" als Regel zulässig?


Zitat GenG § 38 Aufgaben des Aufsichtsrats
(1) Der Aufsichtsrat hat den Vorstand bei dessen Geschäftsführung zu überwachen.
[...] Aber:
(3) Weitere Aufgaben des Aufsichtsrats werden durch die Satzung bestimmt.
Zitatende

Die Aufsichtratswahl steht im Februar an, und aus formalen Gründen eh demnächst eine Satzungsänderung.

Problem:
Von unseren Aufsichtratsmitgliedern wird bislang vorstandsunterstützende Arbeit erwartet.

Faktisch ist m.E. der Aufsichtrat eher ein Beisitzer-Gremium, wobei aber nur gemeinsame Vorstands- / Aufsichtsrats-Sitzungen stattfinden, die Aufsichtsräte

also sofort in der Verantwortung für operative Entscheidungen sind, wodurch für die eigentliche Aufsichtsrat-Aufgabe (Überwachung der Vorstandsarbeit) ein unbelasteter Aufsichtsrat fehlt. Ich selbst bin vor einigen Monaten aus diesem Aufsichtsrat ausgetreten.

Im Einzelnen:

In unserer Satzung heißt es manchmal: "Zustimmung durch den Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats".

Meistens heißt es jedoch: "[...] entscheiden Vorstand und Aufsichtsrat in gemeinsamer Sitzung" - "[...] Zustimmung von Vorstand und Aufsichtsrat" - "[...] Beschluss von Vorstand und Aufsichtsrat".


Zitat Satzung § 21 Leitung und Vertretung der Genossenschaft
[...] (7) Die Mitglieder des Vorstandes sind berechtigt, an den Sitzungen des Aufsichtsrates teilzunehmen, wenn nicht durch besonderen Beschluss des Aufsichtsrates die Teilnahme ausgeschlossen ist.


Satzung § 24 Aufgaben und Pflichten des Aufsichtsrates
(1) Der Aufsichtsrat hat den Vorstand in seiner Geschäftsführung zu fördern, zu beraten und zu überwachen.
Die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates werden durch Gesetz und Satzung begrenzt.
Hierbei hat er insbesondere die Leitungsbefugnis des Vorstandes gemäß § 27 Abs. 1 GenG zu beachten.


Satzung § 26 Sitzungen des Aufsichtsrates
(1) Der Aufsichtsrat hält nach Bedarf Sitzungen ab. Er soll einmal im Kalendervierteljahr, er muss einmal im Kalenderhalbjahr zusammentreten. Die Sitzungen werden vom Vorsitzenden des Aufsichtsrates einberufen und geleitet. Als Sitzungen des Aufsichtsrates gelten auch die gemeinsamen Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat gemäß § 28.
(2) Der Aufsichtsrat soll den Vorstand in der Regel zu seinen Sitzungen einladen. Der Vorstand nimmt ohne Stimmrecht an den Sitzungen teil.


Satzung § 27 Gegenstände der gemeinsamen Beratungen von Vorstand und Aufsichtsrat
Vorstand und Aufsichtsrat beschließen auf der Grundlage von Vorlagen des Vorstandes nach gemeinsamer Beratung durch getrennte Abstimmung über
a) Grundsätze für die Leistung von Selbsthilfe,
b) Grundsätze für die Verwaltung fremder Wohnungen,
c) Grundsätze für Nichtmitgliedergeschäfte,
d) Ausgabe von Inhaberschuldverschreibungen und Gewährung von Genussrechten,
e) Erteilung von Prokura,
f) Beauftragung des Prüfungsverbandes, die gesetzliche Prüfung um die Prüfung des Jahresabschlusses unter
Einbeziehung der Buchführung zu erweitern,
g) die im Ergebnis des Berichts über die gesetzliche Prüfung zu treffenden Maßnahmen,
h) Verwendung der Rücklagen gemäß §§ 40 und 41,
i) die Vorbereitung gemeinsamer Vorlagen an die Mitgliederversammlung,
j) die Genehmigung von Untervermietungen,
k) über die Vornahme von Geschäften, die über den regelmäßigen Betrieb der Genossenschaft hinausgehen
oder nicht dem gewöhnlichen Zweck der Genossenschaft entsprechen.
l) Abschluss von Kreditverträgen
m) Abschluss von Bau und Planungsverträgen über 25T€
Zitatende

Der Punkt "i) die Vorbereitung gemeinsamer Vorlagen an die Mitgliederversammlung" macht die gemeinsamen Beratungen von Vorstand und Aufsichtsrat faktisch zur Regel.


Zitat Satzung § 28 Gemeinsame Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat
(1) Gemeinsame Sitzungen des Vorstandes und des Aufsichtsrates sollen regelmäßig abgehalten werden. Die Sitzungen werden in der Regel auf Vorschlag des Vorstandes vom Vorsitzenden des Aufsichtsrates einberufen. Die Sitzungen leitet der Vorsitzende des Aufsichtsrates oder im Fall seiner Verhinderung sein Stellvertreter. Auf Verlangen des Prüfungsverbandes ist eine gemeinsame Sitzung des Vorstandes und Aufsichtsrates einzuberufen.
(2) Zur Beschlussfähigkeit der gemeinsamen Sitzungen ist erforderlich, dass jedes der Organe für sich beschlussfähig ist. Jedes Organ beschließt getrennt.

Anträge, deren Annahme nicht jedes der beiden Organe ordnungsmäßig beschließt, gelten als abgelehnt.
[...]
Zitatende


Meine Frage:
Wird dadurch, dass Aufsichtsratssitzungen in der Regel als "Gemeinsame Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat" durchzuführen sind, der § 38 (1) GenG, "Der Aufsichtsrat hat den Vorstand bei dessen Geschäftsführung zu überwachen", ad absurdum geführt?
Oder ist die Satzung in Ordnung - und einfach unser Aufsichtsrat zu leicht für vorstandsunterstützende Arbeit zu begeistern, muss also von der Mitgliederversammlung ermahnt werden?
Sehr geehrter Ratsuchender,

vielen Dank für Ihre Anfrage, die ich auf Grundlage Ihrer Angaben wie folgt beantworte:

Entsprechend der Regelung in § 38 GenG über die Aufgaben des Aufsichtsrats, findet sich in § 24 GenG eine Regelung über die Aufgaben des Vorstandes. Der Vorstand ist hierbei für das operative Geschäft zuständig, während der Aufsichtsrat bei wichtigen Entscheidung hinzuziehen ist.
Die grundsätzliche Unterstützung des Vorstandes durch den Aufsichtsrat ist dabei nicht problematisch, wenn sich die Unterstützung auf die in Ziffer 27 der Satzung festgelegten Punkte beschränkt. Soweit solche Tagesordnungspunkte besprochen werden, die in Ziffer 27 angesprochen sind, ist dies ein Thema für eine gemeinsame Sitzung an der Aufsichtsrat und Vorstand teilnehmen. Das Tagesgeschäft ist dann allerdings von dem Vorstand zu bewältigen, so dass bei Tätigkeit des Aufsichtsrates hier ein Verstoß gegen die Satzung und auch die Regelung des § 24 GenG vorliegt. Darin ist eine Übernahme der Tätigkeit durch den Aufsichtsrat nur vorgesehen, wenn der Vorstand nicht existiert, z.B. durch eine Rücktritt und die Führungslosigkeit der Genossenschaft droht.

Da es aus meiner Sicht schwierig ist, den Vorstand zur Erfüllung seiner Aufgaben zu zwingen, gerade wenn ein starker Aufsichtsrat besteht, könnte hierbei eine Geschäftsordnung Abhilfe schaffen. Hierin wäre in jeweils getrennten Geschäftsordnungen der Aufgabenbereich des Vorstandes und des Aufsichtsrates weiter zu definieren.

Eine solche Regelung durch die Kompetenzregelung in einer Geschäftsordnung ist dann in der Satzung aufzunehmen.

Ohne solche Regelung sehe ich anhand Ihrer Angaben die eigentliche Aufgabe des Aufsichtsrates als nicht erfüllt an, so dass dies bei einer Verbandprüfung moniert werden könnte. Jedenfalls sind weder die Vorgaben aus § 24 noch aus § 38 GenG erfüllt, so dass ein Tätigwerden in der Mitgliederversammlung erforderlich ist.

Ich hoffe ich konnte Ihnen weiterhelfen und stehe Ihnen im Rahmen der Nachfragemöglichkeit weiterhin gerne zur Verfügung.

Mit besten Grüßen

Nachfrage vom Fragesteller 27.12.2012 | 15:54

Sehr geehrter Herr Anwalt,

vielen Dank für Ihre Antwort.

In Ihrem zweiten Absatz schreiben Sie mit Bezug auf § 38 GenG oder § 24 GenG: "... während der Aufsichtsrat bei wichtigen Entscheidung hinzuziehen ist", doch weder in § 24 noch § 38 finde ich dafür einen Hinweis (außer zu Führungslosigkeit). Andererseits baut Ihre weitere Antwort darauf auf, deshalb: Meinten Sie einen anderen Paragraphen? Oder welchen Satz meinen Sie damit?

Zu "Ziffer 27": Meinen Sie mit "Ziffer 27 der Satzung" den "§ 27" der Satzung?

In Ihrem dritten Absatz ("... Soweit solche Tagesordnungspunkte besprochen werden ..."): Verstehe ich es richtig, dass Sie kein prinzipielles Problem darin sehen, dass bei uns alle Aufsichtsratssitzungen gemeinsame Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat sind?

Sehen Sie erst dann einen Verstoß des Aufsichtsrat, wenn dieser auch bei der Umsetzung des Beschlossenen mithilft?

Zum Vorstand in Ihrem vierten Absatz: Unser Vorstand braucht nicht zur Erfüllung seiner Aufgaben gezwungen werden, im Gegenteil: Die Vorstandsmitglieder leisten neben ihrer eigentlichen vollen Berufstätigkeit ehrenamtlich die Vorstandsarbeit für unser sehr idealistisches Wohnprojekt, sie bräuchten daher Unterstützer, und da der Aufsichtsrat eh da ist, wird ihm leichtsinnigerweise diese Rolle zugedacht. Doch da wir in die Phase des Grundstückskaufs etc. kommen, brauchen wir ausser Unterstützern auch einen echten, nicht in die Umsetzung eingebundenen Aufsichtsrat.

Und da eh eine Aufsichtsratswahl und eine Satzungsänderung anstehen, sollten vorher diejenigen Paragraphen identifiziert werden, die den Aufsichtsrat befangen machen können. Das bereite ich vor, daher meine Anfrage.

Zu Geschäftsordnungen: Sind die Ihrerseits vorgeschlagenen (getrennten) Geschäftsordnungen überhaupt und nach jeder Änderung beim Registergericht einzureichen?

Mit freundlichem Gruß

Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 01.01.2013 | 22:13

Vielen Dank für Ihre Nachfrage.

Die genannten § 38 GenG und § 24 GenG: regeln die Aufgaben des Vorstandes und Aufsichtsrates und grenzen deren Funktion klar voneinander ab.
Durch § 27 der Satzung werden die Aufgaben und die Abgrenzung der Funktion zwischen Vorstand und Aufsichtsrat weiter konkretisiert.

Hinsichtlich der Praxis der gemeinsamen Sitzung sehe ich kein Problem, wenn der Vorstand trotzdem eigene Beschlüsse fasst und diese soweit erforderlich dem Aufsichtsrat vorträgt. Eine Umsetzung von Beschlüssen des Vorstandes darf nicht durch den Aufsichtsrat erfolgen. Dieser hat lediglich die Aufgabe bei Beschlüssen, die über das Tagesgeschäft hinausgehen zu- oder gegenzustimmen, nicht jedoch die Beschlüsse mit umzusetzen.

Soweit der Vorstand auf die Unterstützung durch den Aufsichtsrat zurückgreift sollte erwogen werden, ob hier nicht eine Fehlebesetzung zu korrigieren ist. Gerade bei einem wichtigen Projekt wie der ein Grundstückskauf, über das der Aufsichtsrat nach einer Beschlussvorlage durch den Vorstand zu entscheiden. Der Aufsichtsrat und auch der Vorstand kommen Ihrer gesetzlichen und auch satzungsrechtlich zugeschriebenen Funktion nicht nach, wenn die Zuständigkeiten verschwimmen. Hier droht nicht nur die Genossenschaft Schaden zu nehmen, sondern auch eine Haftungsausweitung zulasten des Aufsichtsrates. D.h. der Aufsichtsrat haftet auch für die geschäftsführende Tätigkeit.

Nicht die Satzung macht den Aufsichtsrat befangen, sondern der dauernde Verstoß gegen diese Regelungen.

Die Geschäftsordnung ist hierbei nicht zum Genossenschaftsregister anzumelden, aber in der Satzung zu regeln.

Mit besten Grüßen

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