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Eigentümerversammlung - Bandmitschnitt-Revision

| 26.10.2009 16:34 |
Preis: ***,00 € |

Mietrecht, Wohnungseigentum


A) Sachverhalt:
Eigentümergemeinschaft bestehend aus 6 Parteien zu jeweils fast gleichen Anteilen.
Niederschriften von Eigentümerversammlungen haben mehrfach wegen unklarer Ausdrucks-weise und fehlerhafter bzw. lückenhafter Wiedergaben zu „Problemen“ geführt.
Unsere Teilungserklärung sagt aus, dass in Ergänzung zu § 23 WEG zur Gültigkeit eines Beschusses der ET-Versammlung die Protokollierung des Beschlusses erforderlich ist.
B) Fragen:
1) Kann die Verwalterin den Antrag eines Eigentümers ablehnen, im Interesse einer nachvollziehbaren Protokollführung einen Bandmitschnitt zu erstellen, der Basis für die Erstellung der Niederschrift sein soll und wenn ja, auf welcher Rechtsgrundlage?

2) Wenn ein Bandmitschnitt zulässig ist, stellen sich Fragen nach Umsetzung dieses in die Niederschrift:

a) Können einzelne Eigentümer Änderungen des Protokolltextes, auf Grund fest- gestellter Abweichungen der schriftlich formulierten Niederschrift von der Tonauf-zeichnung bei der Verwalterin verlangen oder ist dieses nur durch eine offizielle Anfechtungsklage möglich?

b) Sind trotz festgestellter und beanstandeter Abweichungen Mehrheitsbeschlüsse zur Annahme zulässig?

3) Ist es zulässig, dass ein Eigentümer einen Tonmitschnitt mit / ohne Ankündigung von der Sitzung erstellt bzw. auf welcher Rechtsgrundlage kann dieses Ansinnen von der Verwalterin bzw. Miteigentümern abgelehnt werden?

4) Wer darf den Tonmitschnitt verwahren und wie lange? Muss dieser nach Genehmi-gung der Niederschrift gelöscht werden?

Anfrage vom 25.10.2009 ist hiermit ungültig

Sehr geehrte(r) Ratsuchende(r),

ich möchte Ihre Fragen auf Grund des dargelegten Sachverhalts und unter Berücksichtigung Ihres Einsatzes wie folgt beantworten:

Ich weise darauf hin, dass dies einer ersten Orientierung über die bestehende Rechtslage dient und ein ggf. persönliches Beratungsgespräch bei einem Anwalt Ihrer Wahl nicht ersetzt.

Das Hinzufügen oder Weglassen von Informationen kann die rechtliche Beurteilung beeinflussen.

Dies vorangestellt beantworte ich Ihre Fragen wie folgt:

Gemäß § 24 Abs. 6 WEG ist über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift (Protokoll) aufzunehmen. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch von dessen Vorsitzenden oder seinem Vertreter zu unterschreiben. Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, die Niederschriften einzusehen.

§ 24 Abs. 6 WEG bestimmt, dass über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift anzufertigen ist. Weitere Regelungen zu Inhalt, Form, Ersteller und Korrekturen der Niederschrift finden sich nicht.
Gleiches gilt hinsichtlich der Folgen etwaiger Verstöße gegen diese Regelungen. Nur bezüglich der Unterschriften und der Einsichtnahme hinsichtlich dieser Niederschrift sind gesetzliche Regelungen vorhanden.

Die Niederschrift ist keine öffentliche Urkunde, sondern eine Privaturkunde.
Sie erbringt deshalb Beweis nur dafür, dass der Aussteller auch tatsächlich der Urheber dieses Protokolls ist. Über die inhaltliche Richtigkeit der Urkunde entfaltet sie keine Wirkungen (BayObLG NJW-RR 1990, 210 ).

Die Niederschrift/Protokoll hat trotz der fehlenden gesetzlichen Regelungen einen allgemein anerkannten Mindestinhalt. So muss zunächst die Wohnungseigentümergemeinschaft bezeichnet werden. Ferner müssen Ort und Zeit der Versammlung angegeben werden. Des Weiteren sind – nach der gesetzlichen Regelung – die genauen Beschlussanträge nebst Ergebnis der Abstimmung und der entsprechende Feststellungsvermerk des Versammlungsvorsitzenden in dem Protokoll zu vermerken.

Auch zur Beschlussfähigkeit sollten sich Angaben finden.

Die mündlichen Äußerungen der einzelnen Wohnungseigentümer müssen nicht aufgenommen werden. Insoweit ist ein Ermessen des Erstellers, in Ihrem Fall der Verwalterin, gegeben (LG Lüneburg ZMR 2007, 895 ; OLG Hamm OLGZ 1989, 314 ).

Ein Bedürfnis eines Mitschnitts der gesamten Eigentümerversammlung besteht demnach nicht.

Anderes gilt nur dann, wenn durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer geregelt ist, dass auch derartige Wortbeiträge zu protokollieren sind (BayObLG ZMR 2004, 444).
Dazu bedarf es jedoch der Zustimmung aller Wohnungseigentümer.

Es kann also zusammenfassend festgehalten werden, dass die Niederschrift der Information sämtlicher Eigentümer dient und zwar bezüglich des Inhaltes (genauer Wortlaut) und des Zustandekommens von Beschlüssen.

Allerdings ist die Niederschrift keine Wirksamkeitsvoraussetzung hinsichtlich des Zustandekommens der Beschlüsse, es sei denn durch eine Vereinbarung (Zustimmung aller Wohnungseigentümer) wurde anderes geregelt (KG WE 1994, 45; BayObLG NZM 2004, 623 ; BayObLG NJW 2005, 456).

Daraus folgt, dass trotz festgestellter oder beanstandeter Abweichungen Mehrheitsbeschlüsse zur Annahme zulässig sind.

In jedem Falle muss der nach § 24 Abs. 6 WEG vorgesehene Mindestinhalt (Beschlüsse) aufgenommen werden. Jede weitere Verlautbarung steht im Ermessen des Versammlungsvorsitzenden.
Sinnvoll ist die Anfertigung nicht nur eines „Beschlussprotokolls“ sondern eines „Ablaufprotokolls“ (OLG Hamm OLGZ 1989, 314 ), eine Verpflichtung dazu besteht jedoch nicht.

Das Ablaufprotokoll gibt eben nicht nur die gefassten Beschlüsse wieder, sondern auch die Geschehnisse vor, nach und zwischen den einzelnen Beschlussfassungen. Hilfreich ist es für einzelne Eigentümer bereits, wenn in der Niederschrift ein Punkt aufgenommen wird, der deutlich macht, dass eine Diskussion über ein bestimmtes Thema stattgefunden hat. Die genauen Wortbeiträge sind entbehrlich, allein durch diesen Hinweis auf eine Diskussion wird allerdings dieser Wohnungseigentümer in die Lage versetzt, zu erkennen, dass offenbar Besprechungsbedarf bestand.

Auch bezüglich der Form gibt es keine genaueren gesetzlichen Regelungen. Nach § 24 Abs. 6 WEG besteht als formelle Voraussetzung lediglich das Erfordernis der „Niederschrift“ und der Unterschriften von bestimmten Personen.

Der Begriff (Wortlaut) „Niederschrift“ macht allerdings deutlich, dass die erforderlichen Angaben zur erfolgten Wohnungseigentümerversammlung „zu Papier“ gebracht werden müssen ( Bärmann/Merle WEG § 24 Rn 109 „schriftlich“).

Allerdings ist aufgrund der aktuellen technischen Möglichkeiten dieser Begriff auch dahin auszugehen, dass die Anfertigung mittels Computern ausreichend ist. Der Begriff der Niederschrift gibt vor, dass ein Nachlesen (iSv Lesbarkeit) möglich gemacht werden muss.

Auf Grund dessen spricht auch grundsätzlich nicht gegen einen Mitschnitt oder besser, eines Abdiktierens auf ein Diktiergerät.

Da dies allerdings grundsätzlich im Ermessen des Verhandlungsvorsitzenden steht, kann ein entsprechender Antrag eines Wohnungseigentümers dahingehend abgelehnt werden.

Anderes kann allerdings in einer Vereinbarung geregelt sein. Sind dort besondere Formerfordernisse für diese Niederschrift der Eigentümerversammlung geregelt worden, gelten selbstverständlich diese Vorschriften (OLG Düsseldorf NJW-RR 2005, 218; BayObLG ZMR 2004, 444; OLG Hamm ZMR 2009, 217 – „ qualifizierte Protokollierungsklausel“).

Besteht eine solche Vereinbarung, der also alle Wohnungseigentümer zustimmen müssen, nicht, kommt auf Anregung eines Wohnungseigentümers die Abfassung einer solche Vereinbarung in Betracht über die alle Wohnungseigentümer dann zu entscheiden haben.

Verstöße gegen derartige Regelungen oder den gesetzlichen Mindestinhalt begründen die Anfechtbarkeit der Beschlüsse (BGH NJW 1997, 2956 ; OLG München ZMR 2007, 883 ).

Aufgrund der nur eingeschränkten Beweiskraft dieser Privaturkunde sind die in der Niederschrift aufgenommenen Beschlussinhalte der Auslegung zugänglich. Hierfür gelten die allgemeinen Regeln. Die Niederschrift trägt aber die „Vermutung der Richtigkeit“ in sich (BayObLG NJW-RR 1990, 210 ), welche jedoch bei Fehlen einer oder mehrerer Unterschriften erheblich vermindert wird (BGH NJW 1997, 2956 ).

Bei Mängeln des Protokolls hat jeder Wohnungseigentümer gegen die Unterzeichner des Protokolls einen Anspruch auf Berichtigung und auf Anbringung eines Berichtigungsvermerks ebenfalls durch die Unterzeichner (KG WE 1989, 139; Sauren WEG § 24 Rn 42). Sämtliche weiteren Eigentümer müssen über die Berichtigung informiert werden.

Eine Korrektur ist jedoch nur dann erforderlich, wenn diese geboten ist und verlangt ist. Gerade bei Bagatellen ist keine Korrektur erforderlich (BayObLG Z 1982, 445).

Dies ist nur dann der Fall, wenn die Beeinträchtigung zu einer rechtswidrigen Lage führt oder tatsächlich eine Falschprotokollierung erfolgt ist (BayObLG WuM 1990, 173 ; WE 1992, 86; OLG Hamm OLGZ 1989, 314 ).

Zu prüfen ist also stets das Rechtsschutzbedürfnis unter dem Gesichtspunkt des Anspruchs auf ordnungsmäßige Verwaltung gemäß § 21 Abs. 4 WEG oder einer Rechtsbeeinträchtigung (AG Langenfeld Info M 2008, 482).

Jeder Wohnungseigentümer hat einen gerichtlich durchsetzbaren Anspruch nach § 43 Nr. 1 oder 3 WEG auf Berichtigung des Protokolls.
Beklagte in diesem Verfahren sind die Unterzeichner der Niederschrift, weil diese durch ihre Unterschrift die Richtigkeit der Niederschrift bestätigen.

Die Rechtsprechung (OLG Hamm OLGZ 1985, 147 ; KG WE 1991, 72; OLG Köln OLGZ 1979, 282 ) wendet auch in einem solchen Fall die Monatsfrist der Anfechtungsklage an, während in der Rechtsliteratur (Bärmann/Merle WEG § 24 Rn 130; Staudinger/Bub WEG § 24 Rn 124) diese Auffassung nicht vertreten wird.

Aufgrund der noch nicht höchstrichterlich geklärten Frage sollte der „sicherste Weg“ gewählt werden, also die Monatsfrist beachtet werden.

Im Ergebnis lässt sich somit festhalten, dass eine Verpflichtung für die Verwalterin zum Mitschnitt bzw. Abdiktierens nicht besteht, dass ein Beschluss auf Antrag eines Wohnungseigentümers hierüber nicht gefasst werden kann, gleichwohl aber eine Vereinbarung aller Wohnungseigentümer bezüglich der Form der Protokollierung erfolgen kann, an dem die Verwalterin dann auch gebunden ist.

Im Rahmen der Vereinbarung sind dann sämtliche konkreten Details der Aufzeichnung, etwa Aufbewahrungsfristen der Mitschnitte, zu regeln.

In diesem Zusammenhang sind die Formalien zum Zustandekommen einer Vereinbarung der Wohnungseigentümer einzuhalten.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen ersten Überblick über die bestehende Rechtslage geben und Ihre Fragen zu Ihrer Zufriedenheit beantworten.

Bestehende Unklarheiten beantworte ich Ihnen gern innerhalb der kostenlosen Nachfragefunktion, wobei ich darum bitte, die Vorgaben dieses Forums zu beachten.

Darüber hinausgehende Fragen beantworte ich Ihnen gern im Rahmen einer Mandatserteilung.
Durch eine Mandatserteilung besteht auch die Möglichkeit einer weiterführenden Vertretung.

Die Kommunikation bei größerer Entfernung kann via Email, Post, Fax und Telefon erfolgen und steht einer Mandatsausführung nicht entgegen, sofern Sie der Nutzung dieser Möglichkeiten aufgeschlossen gegenüberstehen.

Eine weiterführende Vertretung zieht allerdings weitere Kosten nach sich. Im Fall einer Beauftragung würde ich den hier gezahlten Einsatz auf meine nachfolgenden Gebühren vollständig anrechnen.


Mit freundlichen Grüßen

Marco Liebmann
Rechtsanwalt

Bewertung des Fragestellers 10.11.2009 | 10:51

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