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EU-Datenschutzgrundverordnung im Ehrenamt

28.02.2018 15:55 |
Preis: 75,00 € |

Datenschutzrecht


Beantwortet von

Rechtsanwalt Alexander Dietrich


Hallo Zusammen,

mit Wirkung zum 25. Mai 2018 wird die EU-Datenschutzgrundverordnung in der EU und damit auch in Deutschland aktiv.

Was das in meinem beruflich Umfeld bedeutet, habe ich gestern auf einem Seminar des VSL (Verband der Spediteure) kennen gelernt. Bei verschiedenen Gesprächen wurde hier auch immer wieder das Ehrenamt ehrwähnt. Eine wirklich Aussage dazu habe ich aber nicht bekommen.

meine Frage hierzu:
betrifft die EU-Datenschutzgrundverordnung ehrenamtliche Vereine genaue so wie private Firmen oder sind diese davon nicht betroffen. Wenn ein Verein betroffen ist, in wie weit ist es betroffen? insbesondere würden mich hier folgende Punkte interessieren:
- Verarbeitung und Aufbewahrung von Mitgliedstaaten
- Datenablage in Cloud-Lösungen wie Dropbox oder Ähnlichem
- Austausch von Mitgliederinfos über WhatsApp
- Versand von Newslettern an Mitglieder
- Private Nutzung von PCs in Vereinsheim

xxxxx

Vielen Dank für die Antwort vorab.

Gruß


Einsatz editiert am 01.03.2018 10:32:45

Sehr geehrter Fragesteller,

Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen wie folgt beantworten:

Zunächst einmal sollte gesagt werden, dass derzeit viel Wirbel um die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gemacht wird. In nahezu allen Firmen ist es ein heißes Thema, dabei ist das Thema mehr heiße Luft. Denn der ganz überwiegende Teil der Regelungen ist schon längst im deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) normiert, teilweise schon seit vielen Jahren, nur haben sich Viele darum nicht geschert. Die Angst vieler Unternehmen ist daher meiner Auffassung nach unbegründet. Dies aber nur vorweg.

Zu Ihren Fragen:

Das Ehrenamt ist von den Datenschutzgesetzen und auch der DSGVO genauso betroffen, wie ein gewerbliches Unternehmen. Denn es geht um die Art der Datenverarbeitung und nicht um die wirtschaftliche Potenz der jeweiligen Datenverarbeitungsstelle. Unterschiede bestehen dabei zu solchen Unternehmen, deren Geschäftsmodell auf der Verarbeitung von personenbezogenen Daten basiert. Hier sind die Hürden, etwa für die Pflichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten deutlich geringer.

Im Ehrenamt ist die Datenverarbeitung immer dann unproblematisch, wenn diese Vereinszwecken, also der Mietgliederbetreuung- und verwaltung dient. Die Erhebung von Daten wie Namen, Adressen und Kontodaten (wegen Einzug von Mitgliedsbeiträgen) ist daher zulässig und an keine besonderen Voraussetzungen geknüpft. Es gilt aber allgemein der Grundsatz der Datenreduktion, sodass keine Daten erhoben werden sollen, die nicht nötig sind. In diesem Punkt unterliegen Vereine sogar strengeren Anforderungen als Wirtschaftsunternehmen, da die Vereinsmitglieder damit rechnen dürfen, dass ihre Daten nur zu Vereinszwecken erhoben werden. Mitglieder sind daher bei vereinsfremden Zwecken um Zustimmung zu fragen. Dies kann auch schon auf dem Aufnahmeformularen geschehen.

Bei der Speicherung auf Online-Servern, insbesondere Cloud-Diensten wie Dropbox, Google Drive etc. ist besonders darauf zu achten, dass der Zugriff nur passwortgeschützt möglich ist und somit keine Fremdzugriffe erfolgen können. Dass der Link zur Datenablage ohnehin nur vereinsintern bekannt ist, ist dabei nicht ausreichend. Auch darf man dort keine Daten ablegen, für den Austausch zwischen den Mitgliedern nicht notwendig sind. So haben dort etwa Kontodaten in der Regel nichts zu suchen. Selbiges gilt etwa auch für Messengerdienste a la WhatsApp und co. Die Erstellung von Gruppen zur schnellen Information der Mitglieder ist zulässig. WhatsApp bietet mittlerweile auch eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung für Daten an. Dies gilt aber nicht für die Accountdaten. Daher sollte die Nutzung von WhatsApp nicht Vorsaussetzung für die Teilnahme am Vereinsleben sein und wichtige Informationen dürfen auch nicht ausschließlich darüber kommuniziert werden, solange nicht alle Mitglieder zugestimmt haben.

Der Versand von Newslettern an Mitglieder ist zulässig. Die Mitglieder müssen allerdings der Verarbeitung ihrer E-Mail Adresse zustimmen. Außerdem muss es eine Opt-out Möglichkeit zur Abbestellung des Newsletters geben.

Bezüglich der PC-Nutzung sieht es so aus, dass diese entweder untersagt wird, oder aber nicht kontrolliert werden darf, welche Internetseiten aufgerufen worden sind. Es empfiehlt sich daher den Privacy Modus zu nutzen, den alle modernen Browser anbieten. Dabei werden weder Cookies noch der Verlauf der besuchten Seiten gespeichert.



Ich hoffe, Ihre Frage verständlich beantwortet zu haben und bedanke mich für das entgegengebrachte Vertrauen.

Mit freundlichen Grüßen
Alexander Dietrich
Rechtsanwalt

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