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Dokumentenaufbewahrung durch Hausverwaltung


| 28.09.2007 10:43 |
Preis: ***,00 € |

Mietrecht, Wohnungseigentum


Beantwortet von

Rechtsanwältin Karin Plewe



Zu folgendem Sachverhalt benötige ich Unterstützung:

Vor 14 Jahren erwarb ich mit meiner Frau, meinen Schwiegereltern und einem weiteren Ehepaar zu jeweils einem Drittel ein sanierungsbedürftiges Mehrfamilienhaus.

Zur damaligen Zeit war mein Schwiegervater Geschäftsführer eines Architektur- und Planungsbüros, unter dessen Leitung die Sanierung vorgenommen wurde. Die Ehefrau des dritten Eigentümers war Mitarbeiterin im Büro meines Schwiegervaters und wurde zur Hausverwalterin ernannt, was bereits in der Teilungserklärung fixiert wurde. Als Miteigentümerin, Mitarbeiterin des Büros und Hausverwalterin in einer Person war es nahezu zwangsläufig so, dass sich wichtige Dokumente in ihren Unterlagen sammelten und sie Ansprechpartner für ausführende Firmen war.

Im Laufe der Jahre verschlechterte sich das Verhältnis im Haus dermaßen, dass eine zivilisierte Kommunikation mit den dritten Eigentümern (sprich der Hausverwalterin und ihrem Mann) nicht mehr möglich war.
Im August 2005 wurde in einer von uns einberufenen Eigentümerversammlung die Hausverwalterin abberufen. Auch vor dem Hintergrund, dass sie zwar jahrelang das marktübliche Entgelt für ihre Tätigkeit verlangte, dafür aber grundlegende Aufgaben einer Hausverwaltung vollkommen vernachlässigte (keine Wirtschaftspläne, keine Jahresendabrechnung, keine Protokollierung von Eigentümerversammlungen). Ich muss dazu sagen, dass wir das im guten Vertrauen und beruflich bedingter längerer Abwesenheit jahrelang tolerierten. Damit verbunden war natürlich, dass sich im guten Glauben wichtige Dokumente ausschließlich in der Hand der Verwaltung befanden.

Ihrer Abberufung widersetzte sich die Hausverwalterin, konnte sich aber auf Grundlage des WEG damit nicht durchsetzen.
Seitdem hat sich die Situation im Haus weiter zugespitzt. Nahezu jedem Beschluss von Eigentümerversammlungen, der seitdem unter der Leitung der neuen Hausverwaltung gefasst wurde, wird widersprochen. Mehrheitsbeschlüsse sind mittlerweile zum dritten Mal vor Gericht angefochten worden. Einen Prozess hat sie verloren, die beiden anderen sind noch offen.

Im Zuge von geplanten Baumassnahmen benötigen wir dringend Bauunterlagen aus der Zeit der Sanierung im Jahr 1993/94. Unter anderem den Bauantrag und Dokumente über vergebene Aufträge. Ausgehend davon, dass eine Übergabe beim Wechsel der Hausverwaltung stattgefunden hat, wollten wir diese „Bauakte“ bei unserer neuen Hausverwaltung einsehen, was leider nicht möglich war, da dort keinerlei Unterlagen dazu existieren. Auf Rückfrage bei der ehemaligen Hausverwalterin bekamen wir die lapidare Antwort, dass diese Unterlagen ihr niemals vorgelegen hätten, sondern dem damaligen Architekturbüro, unter dessen Leitung die Sanierung vorgenommen wurde, vorliegen müssten. Dieses Architekturbüro wurde 1998 unter Beibehaltung der Büroräume und Mitarbeiter in ein Ingenieurbüro umgewandelt, also müssten sämtliche Unterlagen auch aufbewahrt worden sein. Im Jahr 2004 schied mein Schwiegervater als Geschäftsführer dieses Büros aus, Nachfolgerin wurde ebendiese Hausverwalterin. 2006 wurde das Büro liquidiert.

Meine Fragen:

1.Ist nicht die Hausverwaltung, die schon zum Zeitpunkt des Erwerbs und vor der Sanierung als solche berufen wurde, zur Aufbewahrung (und späteren Weitergabe an eine neue Verwaltung) von sämtlichen relevanten Dokumenten des Hauses verpflichtet ?

2.Selbst wenn dem nicht so sein sollte, stellt die ehemalige Hausverwalterin in ihrer Eigenschaft als nachfolgende Geschäftsführerin nicht auch den Ansprechpartner dar, der über die erbetenen Unterlagen verfügen müsste ?

Wir sind uns sicher, dass die Unterlagen existieren und dass es eigentlich nur darum geht, uns das Leben schwer zu machen und um „Muskeln“ zu zeigen.
Um uns nicht in einen unnötigen Kleinkrieg ziehen zu lassen, würden wir gern wissen, welche Möglichkeiten und Rechte wir überhaupt haben. Müssen wir das jetzt so hinnehmen oder können Sie uns rechtliche Mittel in die Hand geben, mit denen wir an die Unterlagen herankommen können ?

Vielen Dank.


Sehr geehrter Fragesteller,

bei der Klärung der Herausgabeansprüche ist zu unterscheiden zwischen der Rolle dieser Dame als Hausverwalterin, also der Vertreterin der Eigentümer bzw. Bauherrn und ihrer späteren Rolle als Rechtsnachfolgerin des bauausführenden Architekten.

Der Hausverwalter ist verpflichtet, sämtliche Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums stehen oder angelegt worden sind, aufzubewahren. Es gibt zwar keine spezielle Vorschrift für die Aufbewahrung der Unterlagen, allerdings werden von der Rechtsprechung die handels - und steuerrechtlichen Vorschriften analog herangezogen, so dass nach § 147 Abgabenordnung eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Kontounterlagen und Buchungsbelege gilt. Schriftverkehr und sonstige Verwaltungsunterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren. Unbefristet aufzubewahren sind Teilungserklärung, Abgeschlossenheitsbescheinigung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungspläne sowie sämtliche Niederschriften über die Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Diese Unterlagen sind vom bisherigen Hausverwalter an den neuen Hausverwalter herauszugeben.

Insofern dürften die Aufbewahrungspflichten der Hausverwaltung bezüglich der Sanierungsunterlagen abgelaufen sein. Ein Herausgabeanspruch besteht weiterhin, dem kann jedoch entgegengehalten werden, dass die Unterlagen (zulässigerweise) nicht mehr vorhanden sind. Ein Zurückbehalten von nachweislich vorhandenen Unterlagen ist unzulässig, aber es wird sich das Nachweisproblem stellen.

Hinsichtlich des Architekturbüros könnten Ansprüche aus dem damaligen Rechtsverhältnis bestehen. Es gibt zwar keine besonderen Aufbewahrungsvorschriften für Architektenunterlagen, jedoch gibt es verschiedene Fristen, innerhalb derer der Architekt im eigenen Interesse Unterlagen aufbewahren muss, z.B. bis zur Verjährung der Honoraransprüche bzw. der Gewahrleistungsansprüche.

In Ihrem Fall könnte es sich um Eigentumsansprüche handeln.
Für die im Eigentum des Architekten stehenden Unterlagen (Originalpläne, Bestandszeichnungen, statische Berechnungen, die vom Architekten gefertigt wurden, Schriftverkehr zwischen Architekt und Bauherr) können Sie keine Herausgabe verlangen.
Bezüglich der im Eigentum des Bauherrn stehenden Unterlagen (Bauverträge, Leistungsverzeichnisse, Baugenehmigung, Lage- und Höhenpläne, statische Berechnungen und Gutachten, die im Auftrag des Bauherrn von Dritten angefordert wurden, Grundbuchauszüge) können die Eigentümer als Bauherrn (vertreten duch die jetzige Hausverwaltung) Herausgabeansprüche aus § 985 BGB geltend machen. Diese verjähren nach § 197 Abs. 1 Nr. 1 BGB erst nach 30 Jahren.

Es stellt sich nun allerdings die Frage, gegen wen Sie diese Ansprüche haben und ob die streitgegenständliche Dame auch der richtige Anspruchsgegner ist. Es wäre zu klären, ob sie tatsächlich Rechtsnachfolgerin Ihres Schwiegervaters geworden ist und ob sie auch Inhaberin war oder nur Geschäftsführerin. Hier kommt es auch auf die Rechtsform des Architekturbüros an. Der Herausgabeanspruch besteht gegenüber dem Inhaber des Büros bzw. dem tatsächlichen Besitzer. Auch an dieser Stelle entsteht wieder das Nachweisproblem.

Zusammenfassend empfehle ich Ihnen, die Dame mit Ihrem Anspruch auf Herausgabe aus Eigentum und der 30jährigen Verjährung zu konfrontieren. Falls sie behauptet, sie habe keine Unterlagen mehr, kann die Hausgabe auch kaum eingeklagt werden. Sie sind dann auf die Geltendmachung von eventuellen Schadensersatzansprüchen (deren Vorliegen gesondert zu prüfen wäre) angewiesen, so dass Ihnen dann wohl in der Realität nichts anderen übrig bleiben wird, als zu versuchen, sich die Unterlagen anderweitig zu besorgen (Bauamt, Handwerker etc., soweit dort noch vorhanden).

Ich hoffe, ich konnte Ihnen eine erste Orientierung geben.

Mit freundlichen Grüßen

Karin Plewe
Rechtsanwältin

info@kanzlei-plewe.de





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