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Datenschutz bei BtoB Marketingadressen

17.08.2011 14:07 |
Preis: ***,00 € |

Datenschutzrecht


Beantwortet von


17:10
Unser Unternehmen bietet Weiterbildungs- und Beratungsleistungen sowei Verlagsprodukte für gemeinnützige und gewerbliche Organisationen / Unternehmen und im geringen Maß an Privatpersonen an.

Für die Bewerbung durch postalische Mailings haben wir seit Anfang 2010 eine Adressdatenbank aufgebaut. Neben der Anschrift wurden auch Vor- und Zuname, Abteilung und Funkion (z. B. Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Fachreferent) von potentiellen Kunden erfasst. Dieser Adressenkreis wird regelmäßig per Post mit Informationen über unsere Angebote angeschrieben.

Für den Aufbau der Interessenten- und Kunden-Datenbank haben wir mehrere Quellen genutzt:
a) Daten von Kunden unserer Angebote
b) Abonementen unseres Newsletters
c) Daten von bestätigten Kontakten des Netzwerks XING
d) Persönliche Geschäftskontakte der Mitarbeiter aus früheren Arbeitsverhältnissen
e) Kontakte die wir über Angaben auf den Homepages von potentiell interessanten Organisationen, Unternehmen und Verbände selbst recherchiert haben
f) Teilnehmerlisten von Veranstaltungen/Kongressen anderer Anbieter, die an alle Teilnehmer weitergegeben wurden. Hier waren z. T. nur die Namen von Personen und Organisationen vorhanden und wir haben die dazugehörigen Adressen nachrecherchiert.


Hier nun unsere offenen Fragen:

Ist die Nutzung der wie oben beschrieben erfassten Adressedaten inklusive Vor- und Zuname in allen Fällen rechtskonform und erfüllen wir die Anforderungen des Datenschutes?

Wenn nicht, müssen wir die Daten komplett löschen oder gibt es Möglichkeiten diese durch ein Anfrage an die betroffenen Personen (opt-in) nutzbar zu machen?

Müssen wir bei den Mailings auf die Quelle der Daten schriftlich hinweisen?

Können wir die erfassten Daten grundsätzlich an Kooperationspartner für deren Werbung weitergeben/verkaufen?

Aus dem Kreis der angeschriebenen Unternehmen verlangt eine Führungskraft nun Auskunft über die Herkunft der Namen von vier angeschriebenen Mitarbeitern. Einige der Angeschriebenen wären nicht mehr im Unternehmen und er vermutet das wir bei der Erfassung der Daten den Datenschutz nicht eingehalten haben. Die entsprechenden Personen wurden von uns über Weg f) recherchiert.

Das Unternehmen kommt aus dem Direktmarketingbereich. Wir haben bereits angeboten die Namen von Mitarbeitern aus dem Verteiler zu nehmen, aber er ist hartnäckig.

Wir haben ihn gebeten seine Anfrage (bisher nur per E-Mail) per Post zu senden.

Müssen/Dürfen wir ihm nun Auskünfte über alle Mitarbeiter geben, oder nur über seine eigenen Daten und wie ist dies zu begründen?

Wenn die Erfassung nichts rechtskonform war, welche Vorgehensweise ist zu empfehlen?




17.08.2011 | 15:33

Antwort

von


(20)
Hessische Str. 11
10115 Berlin
Tel: 030 40054861
Web: http://ra-setzer.de/
E-Mail:
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Sehr geehrte Ratsuchende /-er,

unter Berücksichtigung der Angaben und Ihres Einsatzes nehme ich zu Ihren Fragen gern wie folgt Stellung:

Ihren Angaben entnehme ich die kommerzielle Nutzung von Personendaten bzw. dazugehörige Kontaktdaten im Rahmen unternehmerischer Tätigkeit.

Die zulässige Erhebung und Verarbeitung von persönlichen Daten und Datensätzen in der von Ihnen beschriebenen Form richtet sich grundsätzlich nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und hier speziell nach den §§ 28 Abs. 1 - 9 ff. BDSG.

Danach ist zu bestimmten Zwecken, zB der Hinweis und Information auf Angebote Ihres Unternehmens grundsätzlich die Einwilligung erforderlich. Im Zweifel ist eine Einwilligung zur Nutzung und Verarbeitung der Daten seitens des Unternehmens auch nachzuweisen.


Doch nun konkret zu Ihren offenen Fragen:

1. "Ist die Nutzung der wie oben beschrieben erfassten Adressedaten inklusive Vor- und Zuname in allen Fällen rechtskonform und erfüllen wir die Anforderungen des Datenschutes?"

- Die Erhebung der Daten zu Zwecken der Informationen (geschäftliche Angebote) Ihres Unternehmens ist für die Fälle a) und b) dann mit dem Datenschutz vereinbar, wenn die Personen vor der Preisgabe ihrer Daten auf die Erhebungs- und Verwendungsarten hingewiesen worden sind und eingewilligt, zB über ein selbstgesetzten Bestätigungs-Button, hat.

- Bei allen anderen Erhebungsarten c) - f) dürfte für eine Verwendung dieser Daten die erforderliche Einwilligung fehlen, wenn schon die Speicherung ohne Kenntnis der Personen erfolgte.



2. "Wenn nicht, müssen wir die Daten komplett löschen oder gibt es Möglichkeiten diese durch ein Anfrage an die betroffenen Personen (opt-in) nutzbar zu machen?"

- Ich gehe davon aus, dass Ihr primäres Ziel die Nutzung der Datensätze ist. Dazu wäre meine Empfehlung, die Betroffenen zu informieren über Art und Umfang der gespeicherten Daten und aus welchen Quellen diese stammen. Gleichzeitig können Sie den Betroffenen dann die Einwilligung zur Nutzung anbieten. Wichtig: Der Einwilligende muss über alle Nutzungsarten aufgeklärt werden UND ein Bestätigungs - kreuz oder häkchen selbst bewusst setzen. Die Beweislast einer wirksamen Einwilligung liegt beim erhebenden Unternehmen!



3. "Müssen wir bei den Mailings auf die Quelle der Daten schriftlich hinweisen?"

Grundsätzlich ja! Der Adressat muss jederzeit die Möglichkeit der Überprüfung seiner Daten haben und auch seine Einwilligung widerrufen können. Im Übrigen gilt § 33 BDSG.



4. "Können wir die erfassten Daten grundsätzlich an Kooperationspartner für deren Werbung weitergeben/verkaufen?"

- So ohne weiteres ganz klar - NEIN. Auch hierfür benötigen Sie die vorige Einwilligung (§ 28 III BGSG)
- Im Übrigen haben Ihre Kooperationspartner vielleicht auch ganz andere Datenschutzbestimmungen und/oder Nutzungsintentionen. Vor der Weitergabe von Daten sind deswegen unbedingt deren Bestimmungen auf mögliche Haftungsfolgen für Ihr Unternehmen zu untersuchen und gegebenenfalls auszuschließen.



5. "Aus dem Kreis der angeschriebenen Unternehmen verlangt eine Führungskraft nun Auskunft über die Herkunft der Namen von vier angeschriebenen Mitarbeitern. Einige der Angeschriebenen wären nicht mehr im Unternehmen und er vermutet das wir bei der Erfassung der Daten den Datenschutz nicht eingehalten haben. Die entsprechenden Personen wurden von uns über Weg f) recherchiert.
Das Unternehmen kommt aus dem Direktmarketingbereich. Wir haben bereits angeboten die Namen von Mitarbeitern aus dem Verteiler zu nehmen, aber er ist hartnäckig.
Wir haben ihn gebeten seine Anfrage (bisher nur per E-Mail) per Post zu senden.
Müssen/Dürfen wir ihm nun Auskünfte über alle Mitarbeiter geben, oder nur über seine eigenen Daten und wie ist dies zu begründen?"


- Grundsätzlich kann nur der Betroffene selbst nach § 34 BDSG den Anspruch auf Auskunft geltend machen. Sofern aber die Auskunft verlangende Person - (Führungskraft) - zB als Datenschutzbeauftragter des Unternehmens dazu legitimiert und/oder beauftragt ist, hat sie u.U. stellvertretend auch unter Berücksichtigung von Unternehmens - Interessen ein Auskunftsrecht bzgl. Mitarbeiter des Unternehmens (wenn diese dort noch beschäftigt sind). Das könnten Sie vor der Datenübermittlung aber erfragen.


6. "Wenn die Erfassung nichts rechtskonform war, welche Vorgehensweise ist zu empfehlen?"

- Grundsätzlich sollten Sie Ihre Datensätze dahingehend überprüfen, ob für die beabsichtigte Nutzung stets die Einwilligung dazu nachgewiesen werden kann. Ist das nicht der Fall - dann können Sie wie unter Frage 2 beschrieben Verfahren.

- Ich empfehle meinen Mandanten IMMER sich eine möglichst umfassende Nutzungseinwilligung schriftlich übermitteln zulassen, da wie erwähnt die Beweislast auf Seiten des Unternehmens liegt.

Zwar ist das natürlich nicht die pragmatischste Empfehlung, aber die rechtlich sicherste. Über doppelt - zu bestätigende Datenschutzerklärungen zB beim Newsletter - Abbo lässt sich der Aufwand mit technischer Hilfe auch etwas reduzieren.

Auch besteht bei groben Verstößen gegen die Bestimmungen des BDSG erhebliche Gefahr von Abmahnungen durch Wettbewerber, die schnell sehr hohe Schadensersatzsummen erreichen können.



Abschließend möchte ich gern noch auf folgendes hinweisen:
Bei der obigen Beantwortung Ihrer Frage, die ausschließlich auf Ihren Angaben basiert, handelt es sich lediglich um eine erste rechtliche Einschätzung des Sachverhaltes. Bitte berücksichtigen Sie deshalb, dass dies eine umfassende juristische Begutachtung nicht ersetzen kann und soll.
Durch Hinzufügen oder Weglassen relevanter Informationen kann die rechtliche Beurteilung unter Umständen sogar völlig anders ausfallen.

Über eine positive Bewertung durch Sie würde ich mich sehr freuen.


Rechtsanwalt Marko Setzer

Nachfrage vom Fragesteller 17.08.2011 | 16:16

Sehr geehrter Herr Setzer,

können sie mir bitte erklären warum $28 (3) auf uns scheinbar nicht zutrifft:

3) ...) Darüber hinaus ist die Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten zulässig, soweit es sich um listenmäßig oder sonst zusammengefasste Daten über Angehörige einer Personengruppe handelt, die sich auf die Zugehörigkeit des Betroffenen zu dieser Personengruppe, seine Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung, seinen Namen, Titel, akademischen Grad, seine Anschrift und sein Geburtsjahr beschränken, und die Verarbeitung oder Nutzung erforderlich ist

1. (...)

2. für Zwecke der Werbung im Hinblick auf die berufliche Tätigkeit des Betroffenen und unter seiner beruflichen Anschrift (...)


- Unsere Angeboten beschränken sich ausschließlich auf die berufliche Tätigkeit der Betroffenen.
- Wir haben nur die berufliche Anschrift erfasst.
- Es wurde ausschließlich die oben genannten Daten erfasst

Was ist mit "listenmäßig oder sonst zusammengefasste Daten" gemeint?

Wie ist in der Praxis unter "Daten die aus allgemein zugänglichen Quellen entnommen werden können" (§29 (1)2) zu verstehen und warum trifft das auf das Internet nicht zu?

Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 17.08.2011 | 17:10

Sehr geehrter Ratsuchender,

vielen Dank für die Nutzung der Nachfrageoption. Gern möchte ich auf Ihre Nachfrage kurz wie folgt antworten:

Den § 28 III S. 2 BDSG muss man im Zusammenhang mit dem vorigen Satz lesen. "Darüber hinaus" meint Fälle und Zwecke außerhalb des Adresshandels und der Werbung. Typische Beispiele der nachfolgenden Nr. sind Verbundarbeitgeber oder Einrichtungen des öffentlichen Dienstes, die Datensätze der Mitarbeiter oder Angestellten anlegen. Oder wenn Sie zB Datensätze Ihrer eigenen Mitarbeiter für interne Angebotszwecke nutzen sollten. (Stellenausschreibungen, Vergütungsanreize - Provisionsralleys)

Erfasst sind aber keineswegs private Unternehmen, die aus "äußeren" Quellen Datensätze zusammenstellen.

Natürlich sind Daten im Internet frei zugänglich. Das BDSG versteht darunter aber eher - Gelbe Seiten, Branchenverzeichnisse usw. - u.U. auch privatwirtschaftliche Verzeichnisse.

Allerdings unterliegen Datensätze bei sozialen Netzwerken (xing, linkdn, facebook usw. ) stets den Regelungen und AGB für Mitglieder des jeweiligen Anbieters. Die Einwilligung zur Nutzung dieser Datensätze (Werbezwecke, Adresshandel) ist meines Wissens dort nicht erfasst bzw. wird eindeutig Dritten untersagt.

Ob konkret Ihre Dienstleistung in die Definition "..im Hinblick auf die berufliche Tätigkeit" fällt, muss im Einzelfall genauer untersucht werden. Die Rechtsprechung legt den Begriff sehr restriktiv aus.

Die AGB von 123recht.de lassen hier nur den Rahmen der Erstberatung zu, jedoch können Sie mich gern für eine konkrete Begutachtung kontaktieren.

Ich hoffe, Ihnen ergänzend weitergeholfen zu haben.

Mit freundlichen Grüßen

Ergänzung vom Anwalt 17.08.2011 | 15:59

Bitte berücksichtigen Sie, dass dies eine umfassende juristische Begutachtung nicht ersetzen kann und soll.
Durch Hinzufügen oder Weglassen relevanter Informationen kann die rechtliche Beurteilung unter Umständen sogar völlig anders ausfallen.

ANTWORT VON

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