Sehr geehrte (r) Fragesteller (in),
aufgrund der von Ihnen gemachten Angaben möchte ich Ihre Frage, wie folgt, beantworten.
Wenn Sie dem Bürodienstleister hier personenbezogene Daten (Datensätze) weisungsbebunden übermitteln, damit dieser für Sie bestimmte Verarbeitungen mit diesen übermittelten Datensätzen vornimmt, ist der Bürodienstleister ein Auftragsverarbeiter für Sie. Sie sind Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Sofern hier also Post geöffnet und per Email versandt wird, ist das meiner Ansicht nach eine Auftragsverarbeitung. Daher müssen Sie mit diesem Bürodienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen, damit dieser das Datenschutzniveau und Ihre Anweisungen bei sich einhält. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung alleine erscheint mir in diesem Fall nicht als ausreichend.
Nähere Hinweise hierzu finden Sie bspw. auch unter:
https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Aktuelles/submenu_EU-Datenschutzreform/Inhalt/EU-Datenschutzreform/KP_13_Auftragsverarbeitung.pdf
Ein mögliches Muster für ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit den Mindestangaben finden Sie z.B. beim LDA Bayern. Hier der Link:
https://www.lda.bayern.de/media/muster_adv.pdf
Hoffentlich konnte ich Ihnen weiterhelfen. Über eine positive Bewertung von z.B. 5 Sternen würde ich mich freuen.
Mit freundlichen Grüßen
Schulte
Rechtsanwalt und Datenschutzbeauftragter (TÜV)