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Car Allowance, Fahrtenbuch und notwendige Nachweise

11.04.2010 16:30 |
Preis: ***,00 € |

Steuerrecht


Sehr geehrte Damen und Herren,

ich arbeite als Vertriebsmitarbeiter im Außendienst und besuche mit dem PKW Kunden bundesweit. Im Jahr 2008 habe ich von meinem Arbeitgeber eine sog. Car Allowance bekommen (x.x00 € mtl.), die über die monatliche Gehaltsabrechnung versteuert wurde. Von der Car Allowance (nach Steuern) habe ich ein Fahrzeug privat geleast. Die Benzinkosten wurden mir nach Vorlage der Belege vom Arbeitgeber (AG) ersetzt, allerdings auch als geldwerter Vorteil über die Gehaltsabrechnung versteuert. Die Tankbelege behielt der AG ein.

Zur Abgrenzung der geschäftlichen und der privaten Fahrten habe ich ein Fahrtenbuch geführt.

Bei der Einkommensteuererklärung 2008 habe ich nun die Leasingkosten, Kfz-Steuer und -versicherung, die versteuerten Benzinkosten und weitere Kfz-Kosten entsprechend der geschäftlichen Anteile (80 %) der Fahrten aus dem Fahrtenbuch angesetzt.

Das Finanzamt hat nun die Anerkennung dieser Kosten vollständig abgelehnt, mit dem Hinweis, dass
- die geschäftlichen Fahrten nicht mit einer detaillierten Aufstellung der Dienstreisen durch den AG nachgewiesen seien,
- kein Nachweis für die berufliche Veranlassung der Dienstfahrten erfolgt ist sowie
- ein Nachweis einer etwaigen Kostenerstattung durch den AG nicht erbacht wurde.

Die geforderte Aufstellung der Dienstreisen kann ich nicht mehr erbringen, da ich nicht mehr für den damaligen AG tätig bin, und dieser mir die Daten nicht mehr zur Verfügung stellt/stellen will. Die Kosten für Benzin kann ich nur aufgrund der Gehaltsabrechnungen ( Versteuerung der Benzinkosten unter "Benzinkosten privat") nachweisen, da ich die Tankbelege nicht mehr zur Verfügung habe.

Meine Fragen:

1. Sind neben dem Fahrtenbuch und dem Nachweis der enstandenen Kosten für das Fahrzeug weitere Nachweise zur Anerkennung dieser Werbungskosten zwingend notwendig?

2. Welche Nachweise kann das FA zur Plausibilität der gemachten Angaben verlangen und

3. gibt es dazu eine eindeutige Rechtslage?

Vielen Dank für Ihre Bemühungen.

mfg






Sehr geehrter Ratsuchender,

vielen Dank für Ihre Anfrage, die ich auf der Grundlage der von Ihnen gemachten Angaben wie folgt beantworte.

1. Sind neben dem Fahrtenbuch und dem Nachweis der enstandenen Kosten für das Fahrzeug weitere Nachweise zur Anerkennung dieser Werbungskosten zwingend notwendig?

Sie nutzen Ihren privaten Pkw für betriebliche Fahrten. Werden Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen des Arbeitnehmers durchgeführt, so sind sämtliche Aufwendungen für den PKW Betriebsausgaben oder Werbungskosten.

Die Finanzverwaltung erkennt für Geschäftsfahrten von selbständig Tätigen und Arbeitnehmern entweder

■die tatsächlichen Aufwendungen an oder
■ohne Einzelnachweise pauschal 0,30 € Kilometersatz für Pkw.

Beim Privatwagen eines Arbeitnehmers entstehen anrechenbare Werbungskosten jedoch nur insoweit, als der Arbeitgeber keinen Kostenersatz gewährt. Ein Kostenersatz durch den Arbeitgeber ist gemäß § 3 Nr. 13 oder Nr. 16 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei. Wird kein (voller) Kostenersatz seitens des Arbeitgebers gewährt, kann der Arbeitnehmer die Differenz zwischen Erstattung und tatsächlichen Kosten beim Finanzamt geltend machen. Dazu hat er die Mehraufwendungen durch lückenlose Belege nachzuweisen.

Folgende Abrechungnsvarianten stehen zur Auswahl:

a) Abzug der anteiligen tatsächlichen Kosten gemäß Einzelnachweis
b) Abzug eines – anhand von tatsächlichen Kosten ermittelten – fahrzeugindividuellen Kilometersatzes
c) Abzug einer Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenen Auto-Kilometer (in Österreich 0,35 € pro km). Bei Benutzung eines Motor- oder Fahrrades verringern sich die Sätze – siehe unten.

Zu a) Der Einzelnachweis setzt voraus, dass die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesen werden. Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann auch dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen (Steuern, Haftpflicht, Kaskoversicherung, Abschreibung, Betriebskosten, Reparaturen und Pflegedienst) in einfachen Aufzeichnungen festgehalten und mit Quittungen belegt werden.

Zu b) Eine Pauschalierung setzt voraus, dass der Umfang der auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Fahrkilometer festgehalten wird (z. B. in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung).

Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz kann durch Einzelnachweis über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt werden und auch in den Folgejahren – bis zu einer wesentlichen Änderung der Verhältnisse – angewendet werden.

Zu c) Die deutsche Kilometerpauschale beträgt bei Kraftwagen 0,30 €, bei Motorrädern und Motorrollern 0,13 € und bei Fahrrädern 0,05 € für den gefahrenen Kilometer. Für die Mitnahme jedes weiteren Teilnehmers an der Dienstreise erhöht sich der Pauschbetrag um 0,02 € und bei der Mitnahme auf dem eigenen Motorrad oder Motorroller um 0,01 €.

Mit diesen Pauschbeträgen sind sämtliche üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgegolten, also insbesondere Kraftfahrzeugsteuern, Versicherungsprämien, übliche Reparaturkosten, Aufwendungen für die Garage und die Zinsen für einen Kredit zur Anschaffung eines Pkw. Nicht abgegolten sind jedoch die Aufwendungen, die ihrer Natur nach außergewöhnlich und nicht vorhersehbar sind. Insbesondere Unfallschäden (auf der beruflichen/ betrieblichen Fahrt) und Aufwendungen infolge eines Fahrzeugdiebstahls sind abzugsfähig.

Zu den Fahrtkosten zählen die Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel und für Zwischenheimfahrten bei länger dauernden Geschäfts-(Dienst-)reisen.

Da der Pauschbetrag in Anbetracht ständig steigender Kraftfahrzeugkosten unter den tatsächlichen Aufwendungen liegt, empfiehlt sich der Nachweis der tatsächlichen Kosten in den Fällen, in denen der private Pkw nicht nur gelegentlich für Dienstreisen verwendet wird.


Anderes gilt für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Sie werden unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel mit der sogenannten Entfernungspauschale (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nr.4 EStG) abgegolten, die seit dem 1.1.2004 für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die Arbeitsstätte aufsucht, pro vollem Entfernungskilometer € 0,30 beträgt.

Fazit: Fahrtenbuch reicht also für den für Sie vorteilhadten Einzelnachweis aus.

2. Welche Nachweise kann das FA zur Plausibilität der gemachten Angaben verlangen und

Die Feststellung der beruflichen oder betrieblichen Veranlassung einerseits oder privaten Veranlassung andererseits einer Reise oder bestimmter Reiseaufwendungen erfolgte auf Grund bestimmter von der Rechtsprechung entwickelter Prüfungskriterien. Diese Abgrenzungskriterien gelten grundsätzlich weiter, lediglich mit der Abweichung, dass die Möglichkeit einer Kostenaufteilung eröffnet ist.

Als unmittelbare Veranlassung wurden etwa das Halten eines Fachvortrags zur Fussnote 7, das Verfassen einer fachlichen Abhandlung oder eines Fachbuchs zur Fussnote 8, die Durchführung eines Forschungsauftrags zur Fussnote 9 oder der Abschluss eines wichtigen Vertrags zur Fussnote 10 gewertet, nicht hingegen regelmäßig die Teilnahme an Kongress-, Sprach- oder Bildungsreisen zur Fussnote 11. In den Fällen der unmittelbaren Veranlassung wurden die privaten Elemente meist als untergeordnet angesehen und die Kosten – abgesehen von ausschließlich privat veranlassten Einzelkosten – als Werbungskosten beziehungsweise Betriebsausgaben behandelt. Bei fehlendem unmittelbarem Anlass waren umgekehrt die Reisekosten – mit Ausnahme unmittelbar beruflich oder betrieblich veranlasster Einzelkosten – regelmäßig nicht abzugsfähig. Diese Grundsätze gelten nach dem Beschluss des Großen Senats nur noch eingeschränkt. Der unmittelbare oder der mittelbare Veranlassungszusammenhang hat nur noch Indizwirkung

Indizien für eine berufliche oder betriebliche Veranlassung sind weiter:

–Gewährung von Sonderurlaub durch den Arbeitgeber;

–Gewährung von Reisekostenerstattungen oder Zuschüssen durch den Arbeitgeber ;

–straff organisiertes Fachprogramm bei Gruppenreisen, Fachtagungen und Kongressen ;

–homogener Teilnehmerkreis (z.B. bestimmte Berufsträger) bei Gruppenreisen, Fachtagungen und Kongressen.

Der Steuerpflichtige hat im Rahmen seiner Mitwirkungspflicht nach AO § 90 I AO alle Tatsachen vollständig und wahrheitsgemäß offen zu legen und Beweismittel anzugeben, aus denen sich die berufliche oder betriebliche Veranlassung oder Mitveranlassung der Aufwendungen für eine Reise ergibt. Dazu gehört auch die Darlegung eventueller Gründe für eine private Mitveranlassung.

Darzulegen sind auch, sofern die Reise gemischt veranlasst ist, alle Umstände, aus denen sich der Aufteilungsmaßstab für die Kosten ergibt. In erster Linie sind dies das zeitliche Verhältnis einzelner Reiseabschnitte. Der Steuerpflichtige muss also im Einzelnen darlegen, wie seine Reisezeit ausgefüllt war, was und an welchen Orten er unternommen hat. Weiter muss er Beweismittel hierfür angeben und, soweit es sich um Urkunden (schriftliche Unterlagen) handelt, vorlegen. Dies galt auch bisher schon. Bei von Reise- oder Kongressveranstaltern organisierten Reisen erfolgen Darlegung und Nachweis in Regel durch das Reise- oder Tagungsprogramm und gegebenenfalls Teilnahmenachweise.

Fazit: Im Fahrtenbuch angegebener Grund des Termins (Vertragsabschluss o. ä. ) sind ausreichend.

3. gibt es dazu eine eindeutige Rechtslage?
Zum Nachweis der Pkw - Kosten kann Rechtsprechung für private Nutzung betrieblicher Pkw herangezogen werden. Hier beispielhaft FG München Urteil vom 09.03.2009, Az.: 6 K 4619/06
"Bei einem Pkw kann der Nachweis insbesondere durch Eintragungen in Terminkalendern, die Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern und Reisekostenaufstellungen geführt werden.
Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden, kann die betriebliche Nutzung – ohne dass es auf das Vorliegen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches ankommt – durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (in der Regel drei Monate) glaubhaft gemacht werden. Dabei reichen Angaben über die betrieblich veranlassten Fahrten (jeweiliger Anlass und die jeweils zurückgelegte Strecke) und die Kilometerstände zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums aus."

Für den Nachweis der Dienstreise gelten die mit Grundsatzurteil des BFH vom 21.09.2009, Az.: GrS 1/06, aufgestellten Grundsätze, vgl . unter 2.

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