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Aufbewahrungsfrist bei Bewerbungen für AG


12.07.2007 19:40 |
Preis: ***,00 € |

Arbeitsrecht



Wir sind eine private Personalvermittlung (Zwei-Mann-Unternehmen) und erst seit einigen Wochen auf dem Markt.
Die meisten unserer Bewerber bewerben sich auf Annoncen, die wir online und in den Printausgaben geschaltet haben. Der Text ist meist "Für einen unserer Kunden suchen wir..." Nur wenige bewerben sich initiativ.
Wir bekommen Bewerbungen über folgenden Medien: Direkteintrag in unsere Homepage Online-Datenbank, E-Mails und Post.
Dazu habe ich drei Fragen:

1. Wie lange ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der Bewerbungen (jeweils für Datenbank, E-Mail, Post)?
2. Dürfen wir die postalischen Bewerbungen einscannen und sichern und damit die Originalpapierbewerbung sofort vernichten? Können wir damit die Aufbewahrungsfrist umgehen?
3. Können wir den Rückversand der Bewerbungsunterlagen ausschließen? Wenn ja, muss dies in den Online AGB´s und/oder in der Stellenanzeige drin stehen und wie müsste der Text lauten?

Es wäre super, wenn jemand uns für diesen Einsatz unsere Fragen beantworten könnte! Vielen Dank!

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Sehr geehrter Fragesteller,

1. es gibt keine gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen für postalisch zugesandte Unterlagen. Drei Jahre nach Abschluß der Bewerbungsphase wären jedoch Rücksendungsansprüche des Bewerbers verjährt.

Bei E-Mail-Bewerbungen stellt sich die Frage der Rücksendung in der Regel nicht. In diesem Fall (wie auch bei Datenbanken) sollten jedoch die Datenschutzgesetze beachtet werden, d.h. als Grundregel: Löschung der Daten, sobald der Zweck der Datenspeicherung erreicht ist.

2. Die Originalbewerbung dürfen Sie nicht vernichten, denn der Bewerber bleibt weiterhin deren Eigentümer und hat nach Beendigung der Bewerbungsphase einen Rückgabeanspruch. Dies können Sie nur mit Einverständnis des Bewerbers tun.

3. Der Rückversand von Bewerbungsunterlagen kann ausgeschlossen werden, in jedem Fall per individueller Vereinbarung oder schon in der Stellenanzeige ("Bitte beachten Sie, dass die Bewerbungsunterlagen später nicht zurückgesendet werden können, Abholung bleibt möglich"). Ob per AGB und wie dann der Text genau aussehen sollte, müßte genau geprüft werden. Dies kann so pauschal nicht gesagt werden, sondern hängt vom Einzelfall ab.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen damit einen ersten Eindruck vermitteln.

Bei weiteren Fragen oder Anliegen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Soweit aus dem Bereich www.frag-einen-anwalt.de heraus eine Kontaktaufnahme an mich persönlich gewünscht ist, bitte ich zunächst ausschließlich um Kontakt per E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen

Schneider
Rechtsanwalt

Nachfrage vom Fragesteller 25.07.2007 | 10:00

Sehr geehrter Herr Schneider,

vielen Dank für die Beantwortung unserer Fragen. Die wichtigste Frage ist aber für mich immer noch unklar.

Sie sagen: "Die Originalbewerbung dürfen Sie nicht vernichten, denn der Bewerber bleibt weiterhin deren Eigentümer und hat nach Beendigung der Bewerbungsphase einen Rückgabeanspruch. Dies können Sie nur mit Einverständnis des Bewerbers tun."

Da wir praktisch von keinen Bewerber ein Einverständnis einholen werden, stellt sich die Frage, wann wir die postalischen Bewerbungsunterlagen nun vernichten können? Erst nach drei Jahren?
In unseren Online-AGBs steht übrigens, dass wir die Bewerbungsunterlagen nach 12 Wochen vernichten! Reicht das aus?

Ich bitte Sie diese Frage, die unklar geblieben ist, noch deutlicher zu beantworten!

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen,
Malik

Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 25.07.2007 | 14:29

Sehr geehrter Fragesteller,

nach drei Jahren verjährt der Eigentumsrückgabeanspruch, sofern nichts anderes vereinbart wurde, z.B. auch in AGB. M.E. geht Ihre 12-Wochenfrist in den Online-AGB in Ordnung, sofern diese Frist mit dem Abschluß des Bewerbungsverfahrens beginnt und Sie den Bewerber auf den Abschluß des Bewerbungsverfahrens explizit hinweisen (das sollte auch in den AGB stehen).

Problematisch wäre, wenn Sie den Bewerber nicht über das Ende des Bewerbungsverfahrens benachrichtigen, sondern einfach nach 12 Wochen die Unterlagen vernichten, da dann nicht mehr so klar wäre, ob Ihre AGB-Klausel noch den Regelungen der §§ 305 ff. BGB entspricht. Das müßte dann genauer geprüft werden.

MfG

Schneider
Rechtsanwalt

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