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Anfertigen von Kopien aus Personalakte ehemaliger Arbeitgeber

26.06.2012 18:22 |
Preis: ***,00 € |

Arbeitsrecht


Das BAG hat in einem Urteil vom 16.11.2010 (Az: 9 AZR 573/09) entschieden, dass einem Arbeitnehmer auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses Einsicht in seine Personalakte zu gewähren ist. Ein Recht auf Herausgabe der Akten hat es allerdings verneint.

Dies dürfte in der Praxis bedeuten, dass eine Einsicht nur in den Räumen des ehemaligen Arbeitgebers möglich ist.

Meine Frage ist nun,

(1) ob ich im Rahmen einer solchen Einsichtnahme vor Ort auch einen Rechtsanspruch auf das Anfertigen von Kopien habe oder ob der Arbeitgeber dies als Herausgabe auslegen kann und somit verneinen darf.

(2) wie lange ein Arbeitgeber per Gesetz verpflichtet ist, eine Personalakte aufzubewahren - und wie man eine Frist sofern denn vorhanden konkret berechnet.

Für Aufklärung in dieser Sache wäre ich sehr dankbar.

Sehr geehrter Fragesteller,

Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegeben Informationen verbindlich wie folgt beantworten:

zunächst einmal weise ich darauf hin, dass die Beantwortung Ihrer Frage ausschließlich auf Grundlage Ihrer Schilderung erfolgt. Die Antwort dient lediglich einer ersten rechtlichen Einschätzung, die eine persönliche und ausführliche Beratung durch einen Rechtsanwalt in der Regel nicht ersetzen kann.

Das Weglassen oder Hinzufügen weiterer Sachverhaltsangaben kann möglicherweise eine andere rechtliche Beurteilung zur Folge haben. Eine endgültige Einschätzung der Rechtslage ist nur nach umfassender Sachverhaltsermittlung möglich.

1.Anfertigen von Kopien

Grundsätzlich gibt es auch keine Anspruchsgrundlage für das Anfertigen von Kopien (ebenso wenig wie für die Herausgabe der Akte.

Ihr ehemaliger Arbeitgeber kann also das Anfertigen von Kopien untersagen.

Allerdings kann er Ihnen nicht verbieten Abschriften der Akte anzufertigen. Abschriften ist in diesem Fall wörtlich so zu verstehen, dass Sie den Text aus der Akte abschreiben dürfen.

Ob Sie dafür elektronische Hilfsmittel (Laptop, Smartphone) nutzen dürfen ist meines Wissens noch nicht gerichtlich entschieden worden.

Ich würde allerdings eher davon ausgehen, dass der ehemalige Arbeitgeber dies untersagen kann.

2. Aufbewahrungsfrist

Gesetzliche oder von der Rechtsprechung entwickelte Fristen für die Aufbewahrung von Personalakten gibt es nicht.

Er kann daher die wesentlichen Inhalte der Personalakte sofort nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses vernichten.

Lediglich bestimmte Unterlagen wie Reisekostenabrechnungen, Anträge auf Arbeitnehmersparzulage, o.ä. sind für mindestens 6 Jahre aufzubewahren.

Bewerbungsunterlagen, Beurteilungen, Stellenbeschreibungen, etc. können sofort vernichtet werden.

Ich würde jedoch grundsätzlich wegen laufender Verjährungsfristen jedem Arbeitgeber empfehlen, Personalakten mindestens drei Jahre aufzubewahren.

Ich bedauere, Ihnen keine für Sie günstigere Antwort geben zu können, hoffe, dass ich Ihnen mit meiner Antwort einen Einblick in die Rechtslage verschaffen konnte und verbleibe

Nachfrage vom Fragesteller 15.07.2012 | 14:35

Wie steht es denn mit dem Ort der Einsichtnahme, sofern die Personalakte noch vorhanden ist und der ehemalige Arbeitgeber prinzipiell bereit ist, die Einsicht zu gewähren ?

Kann der Arbeitgeber den Ort der Einsichtnahme einseitig und willkürlich festlegen - zum Beispiel am Ort der Aufbewahrung der Akte oder im Falle elektronischer Akten am Ort der Konzernzentrale in Deutschland ?

Vielen Dank für Ihre Antwort.

Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 23.07.2012 | 22:06

Sehr geehrter Ratsuchender,

den Ort der Einsichtnahme in die Personalakte kann der (ehemalige) Arbeitnehmer tatsächlich einseitig festlegen.

Der (ehemalige) Arbeitnehmer kann den Ort nicht bestimmen und ist an die Festlegung des Arbeitgebers gebunden.

Mit freundlichen Grüßen

Bade
Rechtsanwalt

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