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Ablehnung unserer Papierrechnung / Zwang zur Nutzung eines Rechnungsportals

| 13.10.2016 14:32 |
Preis: ***,00 € |

Wirtschaftsrecht, Bankrecht, Wettbewerbsrecht


Beantwortet von

Rechtsanwalt Jan Wilking


Wir sind eine GmbH (Spedition) und erbringen unsere Leistungen auch für große, internationale Kunden. Unsere Rechnungen kommen ordentlich aus unserer IT und werden per Post verschickt.

Nun zwingt uns ein Kunde, sein Online-Rechnungsportal zu nutzen. Papierrechnungen akzeptiere man ab sofort nicht mehr!

Der Haken dabei: Man kann in diesem Portal nicht einfach unsere (ordentliche) Rechnung hochladen. Man muss dort alle Daten erneut händisch erfassen. Und das kostet pro Rechnungsposition (mit etwa 10-20 Positionen pro Rechnung) ca. 5-10 min. Das ist so nicht akzeptabel. Eine Anbindung an die IT des Kunden würde 5 TEUR kosten, das stünde in keinem Verhältnis zum Volumen.
Um diese (einfache) Antwort vorweg zu nehmen: Nein, der Kunde ist wichtig. Der Verzicht wäre schmerzhaft.

Lange Rede, kurzer Sinn:
Kann man uns zwingen, dieses Portal zu nutzen. Anders gefragt: Ist es rechtens, dass unsere ordentliche Papier-Rechnung (die auch als PDF zu haben wäre) abzulehnen?

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Sehr geehrter Fragesteller,

Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen verbindlich wie folgt beantworten:

Zumindest nach deutschem Recht reicht eine ordnungsgemäß ausgestellte Papierrechnung aus. § 14 Absatz 2 Nr.2 UStG statuiert den Anspruch eines Unternehmers auf Ausstellung einer Rechnung durch einen anderen Unternehmer, und § 14 Absatz 1 UStG schreibt die Form vor: "Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln."

Wenn vertraglich nichts Abweichendes vereinbart wurde und deutsches Recht anwendbar ist, kann Ihr Geschäftspartner daher die Nutzung des Portals nicht verlangen. Ich gehe aber davon aus, dass auch andere Rechtsordnungen oder ggf. anwendbare internationale Übereinkünfte eine solch spezielle Rechnungsstellung nicht zwingend vorschreiben. Wenn Ihr Vertragspartner dies für erforderlich hält, hätte er die Verpflichtung vertraglich festhalten müssen.

Sie sollten dem Kunden daher mitteilen, dass Sie eine solche Verpflichtung weder dem Vertrag noch dem Gesetz entnehmen können. Eine einvernehmliche Lösung könnte hier sein, den Vertrag um eine solche Verpflichtung zu ergänzen, im Gegenzug aber eine angemessene Aufwandsentschädigung je Rechnung für das Einpflegen in das System des Kunden oder aber die Übernahme der Kosten für die IT-Anbindung vom Kunden zu fordern.


Ich hoffe, Ihre Frage verständlich beantwortet zu haben und bedanke mich für das entgegengebrachte Vertrauen. Bei Unklarheiten können Sie die kostenlose Nachfragefunktion benutzen.

Mit freundlichen Grüßen

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