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29.07.2010, Guten Tag

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vom 19. bis 21. wurde bei uns eine private und betriebliche Aussenprüfung für die Zeit 2003-2005 durchgeführt.
Wir haben priv. Einkünfte aus Verm. u. Verpachtung. Von 2001-01/2005 hatte ich e. Hausverwaltg u. mein Mann hat seit 12/2004 eine Fa. über Abriß-,Bagger- u.Hausmeistertätigkeiten. Seit 2002 mache ich d. Steuererklärungen mit dem WISO Sparbuch selbst.
Bei der Prüfung sollten alle Hausunterlagen wie Mietverträge,Darlehensverträge, Kontenauszüge(priv. und betriebl.)und Betriebsbücher vorgelegt werden. Es wurden Quervergleiche durchgeführt. Es waren nicht mehr alle privaten Kto.auszüge vorhanden. Die Prüferin übergab mir einen Zettel mit Fragen u.a. soll ich nachweisen das bei 3 Mietobjekten (im Jahr 2001) das Geld für die Sanierungsarbeiten wirklich geflossen ist.
Die Hausunterlagen mußten alle bereits bei den jährl. Steuererklärungen vorgelgt werden. Die Prüferin will den Fragebogen in 14 Tagen wieder abholen.

Wie lange muß man private Unterlagen aufbewahren und ist diese private Überprüfung so zulässig? Muß ich mich zu Einkommensst. erklärungen von 2001(erstellt vom Steuerberater) äußern und Zahlungen nochmals nachweisen?

Vielen Dank im voraus

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Sehr geehrte Fragestellerin,

herzlichen Dank für Ihre Frage und das damit entgegengebrachte Vertrauen.

Für Privatbelege, die beispielsweise im Zusammenhang mit Mieteinnahmen, Werbungskosten oder Sonderausgaben anfallen, besteht keine generelle Aufbewahrungspflicht. Allerdings werden diese Belege für die Veranlagung benötigt und sollten alleine aus Nachweisgründen ruhig länger aufbewahrt werden. Es besteht aber eben keine Pflicht. Ausnahmen bestehen nur in Zusammenhang von Leistungen mit Grundstücken oder Bauverträgen. Hier sind 2 Jahre anzusetzen. Ebenfalls eine Ausnahme stellt dar, wenn der Steuerpflichtige explizit darauf hingewiesen worden ist, die Belege länger aufzubewahren.

Sofern Sie Ihre Steuererklärung elektronisch (zB. per ELSTER) erstellen, werden Sie regelmäßig darauf hingewiesen, dass die entsprechenden Belege bis zur Bestandskraft der jeweiligen Bescheide aufzubewahren sind.

Im Unternehmensbereich gilt u.a. § 147 AO, der auf Fristen von 10 bzw. 6 Jahren wie folgt abstellt:

§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1.
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.
die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3.
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4.
Buchungsbelege,
4a.
Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
5.
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1.
mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
(3) 1Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. 2Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. 3Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.
(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
(6) 1Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. 2Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. 3Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Weitere Regelungen enthält § 257 HGB.

Vorliegend ist eine gewerbliche Tätigkeit anzunehmen, so dass die längeren Aufbewahrungsfristen bei Ihnen gelten dürften. Die privaten Mieteneinnahmen dürften hier jedoch nicht dazu gehören, da hier eine entsprechende Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Aus diesem Grund können zu diesen Beträgen auch keine Angaben mehr verlangt werden.

Ich hoffe, Ihre Frage hilfreich beantwortet zu haben und stehe Ihnen gerne weiterhin zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen


Christian Joachim
-Rechtsanwalt-

www.stracke-und-collegen.com

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Mit freundlichen Grüßen

Christian Joachim
Rechtsanwalt und Mediator

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