Partnerprogramm - Automatisches Erstellen von Rechnungen

Antwort

von
Rechtsanwältin LL.M. (UNSW), Dipl.-Finanzwirtin (FH) Birgit Marten
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Sehr geehrter Ratsuchender,

vielen Dank für Ihre Anfrage, die ich anhand des von Ihnen geschilderten Sachverhalts wie folgt beantworten möchte:

Das von Ihnen beschriebene Vorgehen, die Rechnung im (geschützten) Partnerbereich zum Download bereitzustellen und den Empfänger per Email auf die Einstellung der Rechnung hinzuweisen, halte ich für sinnvoll und zulässig. Sofern technisch möglich würde ich empfehlen, den Zeitpunkt des Abrufs zu dokumentieren.

Die für Ihre Fragen relevanten Infomationen finden Sie in § 14 Umsatzsteuergesetz. Dort heißt es in Abs. 1:
"Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird."

Abs. 3 gibt zwei Beispiele, wie die Echtheit und Unversehrtheit bei elektronischen Rechnungen gewährleistet werden kann:
"Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch
1.eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder
2.elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten."

Und in Abs. 5 ist aufgelistet, was eine Rechnung enthalten muss:
" Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
1.den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2.die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3.das Ausstellungsdatum,
4.eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5.die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6.den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7.das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8.den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9.in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
In den Fällen des § 10 Abs. 5 sind die Nummern 7 und 8 mit der Maßgabe anzuwenden, dass die Bemessungsgrundlage für die Leistung (§ 10 Abs. 4) und der darauf entfallende Steuerbetrag anzugeben sind. Unternehmer, die § 24 Abs. 1 bis 3 anwenden, sind jedoch auch in diesen Fällen nur zur Angabe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags berechtigt."

Da Sie Kleinunternehmer sind, müssen Sie die Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen nicht gesondert ausweisen und dürfen dies auch nicht (andernfalls schulden Sie die ausgewiesene Steuer).

Sie sind verpflichtet, ein Doppel der Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Dies muss nicht in Papierform sein. Es muss jedoch gewährleistet sein, dass es die ursprüngliche Rechnung ist. Es wäre aus meiner Sicht also nicht ausreichend, wenn lediglich die REchnungsdaten gespeichert würden und im Falle einer Prüfung eine neue Rechnung aus den alten Rechnungsdaten reproduziert würde.

Von Ihren Partnern brauchen Sie nur den Namen/die Firma und die Anschrift, sowie die Email-Adresse für die Benachrichtigung.

Einer Abziehbarkeit der ausgezahlten Beträge als Betriebsausgaben steht aus meiner Sicht nichts entgegen. Sie sind auch nicht verpflichtet, die Partner auf ihre Steuerpflicht hinzuweisen.

Ich hoffe, meine Ausführungen haben Ihnen weitergeholfen. Über eine positive Bewertung würde ich mich freuen.

Freundliche Grüße