mein Anliegen sieht wie folgt aus:
Wir betreiben eine Agentur, die Immobilien zur Miete vermittelt. Vom Gesetzgeber sind wir verpflichtet, die Daten unserer Kunden 6 Jahre aufzubewahren. Andererseits möchten wir dem Wunsch vieler unserer Kunden nach Datenschutz nachkommen. Daraus haben sich folgende Fragen für uns ergeben:
- Welche Daten (personenbezogene, Protokolle, Notizen usw) unserer vermittelten Kunden MÜSSEN wir aufbewahren? Welche Daten brauchen wir nicht aufbewahren?
- Welche Daten (personenbezogene, Protokolle, Notizen usw) unserer nicht vermittelten Kunden MÜSSEN wir aufbewahren? Welche Daten brauchen wir nicht aufbewahren?
- Wie lange DÜRFEN wir Namen und evtl Notizen von nicht vermittelten Kunden (ohne weitere personenbezogenen Daten) speichern, die wir z.B. zukünftig nicht vermitteln wollen?
Anm.: In unsere Kundendatenbank werden nur Daten von Kunden aufgenommen, die eine Immobilien-Suchanfrage an uns gestellt haben.
Über Ihren Rat würden wir uns freuen.
Antwort geschrieben am 10.05.2011 17:33:07
vielen Dank für Ihre Anfrage.
Ich möchte diese anhand des geschilderten Sachverhaltes im Rahmen dieser Erstberatung wie folgt beantworten:
Eine Pflicht zur Aufbewahrung von Kundendaten besteht gesetzlich insoweit für Kaufleute dergestalt, als dass Daten, Belege und Handelsbriefe über bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden müssen. Die entsprechenden Aufbewahrungsfristen ergeben sich dabei im Wesentlichen aus dem Handeslgesetzbuch, der Abgabenordnung sowie dem Umsatzsteuregesetz und betragen 10 Jahre für Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, Lageberichte und 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente (diese Frist werden Sie nach Ihrer Schilderung meinen) sowie 2 Jahre für Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger. Alle anderen Unterlagen und Daten als die Vorgenannten brauchen Sie somit nicht aufzubewahren.
Das Erfordernis auch zur Aufbewahrung aller mit den vorgenanten Unterlagen verbundenen Daten ergibt sich dabei aus § 239 HGB und § 6 AO, wonach bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern sichergestellt sein muss, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Diese Aufbewahrungspflichten geltend somit auch für alle entsprechenden Daten, also unabhängig davon, ob es sich in Ihrem Fall um einen vermittelten oder nicht vermittelten Kunden handelt.
Wie lange Sie darüber hinaus Kundendaten speichern dürfen, richtet sich nach § 28 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz). Nach § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG ist das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke solange zulässig, als es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses erforderlich ist. Solange Sie also mit den jeweiligen Kunden ein entsprechendes Vertragsverhältnis haben, welches noch nicht endgültig abgewickelt ist, dürfen Sie in jedem Fall die Daten speichern, im Nachhinein zumindest solange noch, wie diese für die restliche Vertragsabwicklung (also die Vermittlung von Immobilien) noch benötigt werden. Soweit dann die Daten nicht mehr zur Begründung, Ausgestaltung und Änderung des Vertragesverhältnisses erforderlich sind, in der Regel weil das Vertragsverhältnis beendet ist und nachvertragliche Ansprüche nicht mehr in Betracht kommen, müssen die Daten gemäß § 35 BDSG gelöscht werden.
Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen ersten Überblick verschaffen und meine Ausführungen helfen Ihnen weiter. Ansonsten wünsche ich noch einen schönen Abend und verbleibe
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Joschko
Rechtsanwalt
Nachfrage vom Fragesteller geschrieben am 11.05.2011 18:21:07
Vielen Dank für Ihre ausführlichen Erläuterungen. Zu 2 Punkten daraus bitte ich Sie nochmals etwas konkreter einzugehen:
- Fallen unter die 6-jährige Aufbewahrungsfrist demnach sämtliche Anfragen, Aufträge und Korrespondenzen, die wir von Kunden erhalten?
- Fallen unter die Kundendaten, die länger gespeichert werden dürfen, auch die Daten von Kunden, die unsere Rechnungsforderungen nicht (vollständig) beglichen haben. Es handelt sich ja hierbei auch um "Vertragsverhältnisse, welche noch nicht endgültig abgewickelt sind".
Für Ihre Antwort bedanke ich mich schon vorab.
Vielen Dank für Ihre ausführlichen Erläuterungen. Zu 2 Punkten daraus bitte ich Sie nochmals etwas konkreter einzugehen:
- Fallen unter die 6-jährige Aufbewahrungsfrist demnach sämtliche Anfragen, Aufträge und Korrespondenzen, die wir von Kunden erhalten?
- Fallen unter die Kundendaten, die länger gespeichert werden dürfen, auch die Daten von Kunden, die unsere Rechnungsforderungen nicht (vollständig) beglichen haben. Es handelt sich ja hierbei auch um "Vertragsverhältnisse, welche noch nicht endgültig abgewickelt sind".
Für Ihre Antwort bedanke ich mich schon vorab.
Antwort auf Nachfrage vom Anwalt geschrieben am 11.05.2011 18:34:59
Sehr geehrter Fragesteller,
gern beantworte ich Ihre Nachfrage noch wie folgt:
1.Fallen unter die 6-jährige Aufbewahrungsfrist demnach sämtliche Anfragen, Aufträge und Korrespondenzen, die wir von Kunden erhalten?
Ja, insbesondere auch Angebote, Annahmen, Mängelrügen etc. Eben im Grunde alles, was mit der Abwicklung des jeweiligen Auftrags in Zusammenhang steht.
2.Fallen unter die Kundendaten, die länger gespeichert werden dürfen, auch die Daten von Kunden, die unsere Rechnungsforderungen nicht (vollständig) beglichen haben?
Ja ,insbesondere auch solche, da ja das Vertragsverhältnis aus diesem Grund noch nicht vollständig beendet ist. Genau deshalb benötigen Sie ja auch weiterhin dann diese Daten.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Joschko
Rechtsanwalt
Sehr geehrter Fragesteller,
gern beantworte ich Ihre Nachfrage noch wie folgt:
1.Fallen unter die 6-jährige Aufbewahrungsfrist demnach sämtliche Anfragen, Aufträge und Korrespondenzen, die wir von Kunden erhalten?
Ja, insbesondere auch Angebote, Annahmen, Mängelrügen etc. Eben im Grunde alles, was mit der Abwicklung des jeweiligen Auftrags in Zusammenhang steht.
2.Fallen unter die Kundendaten, die länger gespeichert werden dürfen, auch die Daten von Kunden, die unsere Rechnungsforderungen nicht (vollständig) beglichen haben?
Ja ,insbesondere auch solche, da ja das Vertragsverhältnis aus diesem Grund noch nicht vollständig beendet ist. Genau deshalb benötigen Sie ja auch weiterhin dann diese Daten.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Joschko
Rechtsanwalt
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