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Sie sind hier:  www.frag-einen-anwalt.de » Internetrecht, Computerrecht » Ist die Angabe von "i.A." in E

Ist es zwingend erforderlich, das in der E-Mail-Signatur ein "i.A." verwendet wird? Im konkreten Fall geht es um übliche Kundenleistungen (Serviceemails, Beantwortung von Kundenfragen etc.) im Rahmen einer Softwarebetreuung.

Welche Auswirkung hat es für den Mitarbeiter das "i.A." zu verwenden?

Sofern ich korrekt informiert bin, hat ein "i.A." lediglich eine Auswirkung im Innenverhältnis, d.h. zwischen Unternehmen und Mitarbeiter, nicht jedoch zum Kunden bzw. eMail-partner.

Gibt es hierzu eindeutige Rechtssprechungen oder ist dieses freigestellt.

Sollten Unternehmen in der E-Mailsignatur/Korrespondenz generell bei jeder E-Mail immer ein "i.A." einsetzen? (ausgenommen vom Geschäftsführer natürlich?)

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Sehr geehrter Ratsuchender,

gerne beantworte ich Ihre Anfrage unter Berücksichtigung Ihrer Sachverhaltsschilderung und Ihres Einsatzes wie folgt:

Als handelsrechtliche Vertretungsformen existieren – neben der gesetzlichen für Vorstände und Geschäftsführer – die Prokura und die Handlungsvollmacht, der Prokurist zeichnet also mit dem bekannten „ppa.", der Handlungsbevollmächtigte üblicherweise mit „i.V.". Ein „i.A." kennen weder das Bürgerliche Gesetzbuch noch das das Handelsgesetzbuch.

In der Praxis dient das Kürzel "i A." (= im Auftrag) meist dazu, Auskunft über den Kompetenzbereich des Mitarbeiters zu geben bzw. um unterschiedliche Hierarchieebenen auszudrücken. Bevor das Kürzel verwenden werden darf, braucht der Mitarbeiter in jedem Fall eine Vollmacht und muss mit dem Vorgesetzten klären, welche Dokumente er mit welchem Zusatz unterschreiben darf. Überschreitet der Mitarbeiter seine Kompetenzen, haftet er möglicherweise gegenüber seinem Arbeitgeber. Insofern haben Sie Recht, dass bezüglich der Unterschriftenregelung insbesondere das Innenverhältnis betroffen ist.

Im Außenverhältnis kommt es darauf an, wie sich dem Empfänger die Erklärung darstellt. Ist ein Schreiben mit dem Zusatz "i.A." unterschrieben, mag das im Einzelfall eher dafür sprechen, dass der Unterzeichner nicht selbst handelnd wie ein Vertreter die Verantwortung für den Inhalt des von ihm unterzeichneten Kündigungsschreibens übernehmen will, sondern lediglich als Bote auftritt, der eine fremde Willenserklärung nur überbringt. Dagegen deutet der Zusatz "i.V." darauf hin, dass der Erklärende selbst für den Vertretenen handelt. Bei der nach §§ 133, 157 BGB gebotenen Auslegung der Erklärung ist jedoch zu berücksichtigen, dass im allgemeinen, nichtjuristischen Sprachgebrauch nicht immer hinreichend zwischen "Auftrag" und "Vertretung" unterschieden wird. Deshalb folgt nicht bereits aus dem Zusatz "i.A.", dass der Erklärende lediglich als Bote gehandelt hat. Maßgeblich sind vielmehr die Gesamtumstände. Ausführlich hierzu das BAG mit Urteil vom 13.12.2007, 6 AZR 145/07, das zu prüfen hatte, ob eine mit „i.A." unterschriebene Kündigung wirksam ist.

Wichtig für das Unternehmen ist es daher, dass die Stellvertretung unmittelbar, das heißt offen stattfindet und die Vertreter die Erklärung ersichtlich für das Unternehmen und nicht in eigener Angelegenheit abgeben. Es macht keinen Unterschied, ob die Erklärung ausdrücklich im Namen des Vertretenen erfolgt oder ob die Umstände ergeben, dass sie in dessen Namen erfolgen soll, siehe oben.

Jedes Unternehmen sollte daher im Innenverhältnis, das heißt intern mit seinen Mitarbeitern, abklären, welche Mitarbeiter welche Befugnisse im Innen- wie im Außenverhältnis haben. Es empfiehlt sich, dies durch eine betriebliche Unterschriftenregelung zu dokumentieren, um im Fall wiederholter Probleme leichter eine Kündigung des Mitarbeiters einleiten und gegebenenfalls Schadenersatz fordern zu können. Für die Mitarbeiter bedeutet eine Dokumentation die Sicherheit, dass sie im Außenverhältnis rechtmäßig für das Unternehmen verfügen, sofern sie sich im Rahmen der Beschränkungen im Innenverhältnis halten. Den Mitarbeitern erwächst damit ein Anspruch, von den Rechtsfolgen der von ihnen für ihren Arbeitgeber abgeschlossenen Geschäfte frei gestellt zu werden.

Es ist also rechtlich nicht zwingend, ein „i.A." einzufügen, wenn ansonsten klar wird (z.B. in der Signatur, durch dieE-Mail-Adresse etc.), dass der Mitarbeiter für das Unternehmen und nicht für sich selbst handelt. Schaden tut es aber grundsätzlich auch nicht. Lediglich bei Geschäften, die z.B. aus Formgründen zwangsläufig eine Vertretung vorsehen (wie die oben genannte Kündigung), sollte dies auch ausdrücklich bei der Unterschrift zur Geltung kommen, wobei nach dem oben genannten Urteil ja selbst ein „i.A." anhand der Gesamtumstände noch entsprechend umgedeutet werden kann.


Ich hoffe, Ihnen eine erste hilfreiche Orientierung ermöglicht zu haben. Bei Unklarheiten benutzen Sie bitte die kostenfreie Nachfragefunktion.

Bedenken Sie bitte, dass ich Ihnen hier im Rahmen einer Erstberatung ohne Kenntnis aller Umstände keinen abschließenden Rat geben kann. Sofern Sie eine abschließende Beurteilung des Sachverhaltes wünschen, empfehle ich, einen Rechtsanwalt zu kontaktieren und die Sachlage mit diesem bei Einsicht in sämtliche Unterlagen konkret zu erörtern.

Mit freundlichen Grüßen

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Rechtsanwalt Jan Wilking
Tirpitzstr. 21
26122 Oldenburg

Tel. 0441-7779786
Fax 0441-7779346

info@jan-wilking.de
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