ich werde in einigen Monaten mein Unternehmen verlassen. Mein Arbeitgeber verlangt nun, ihm Zugang zu meinem persönlichen Firmen-e-mail account zu gewähren. Da grundsätzlich auch privater e-mail Verkehr im Unternehmen erlaubt ist, soll ich unter Aufsicht alle privaten e-mails löschen (was sehr lange dauern würde) und dann Zugang gewähren. Als Vorgesetzter der mittleren Führungsebene sind aber auch eine Reihe von vertraulichen e-mails von Mitarbeitern dabei (schlechtes Betriebsklima). Mein Vorgesetzter beruft sich darauf, das alle e-mails Geschäftsbriefe darstellen und damit zugänglich zu machen sind. Mein Vorschlag war, einer Archivierung zuzustimmen und bei Bedarf (sehr unwahrscheinlich) ins Unternehmen zu kommen und fallweise den account zu öffnen. Das wurde vorerst abgelehnt. Muss ich meinem Vorgestzten nachgeben ?
Vielen Dank !
Antwort geschrieben am 08.06.2010 12:36:19 
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Rechtsanwalt Fachanwalt für IT-Recht & Urheber- und Medienrecht Jan Gerth
Berliner Str. 25, 33813 Oerlinghausen, Tel: 0520273132, Fax: 0520273809
Fachanwalt Informationstechnologierecht, Wettbewerbsrecht, Kaufrecht, Vertragsrecht, Strafrecht, Markenrecht, Fachanwalt Urheber- und Medienrecht, Zivilrecht
Bewertungen: 182
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vielen Dank für die Einstellung Ihrer Frage.
Vorweg möchte ich Sie darauf hinweisen, dass diese Plattform dazu dienen soll, Ihnen einen ersten Eindruck der Rechtslage zu vermitteln. Durch Weglassen oder Hinzufügen weiterer Sachverhaltsangaben Ihrerseits kann die rechtliche Beurteilung anders ausfallen, so dass die Beratung innerhalb dieses Forums lediglich eine erste rechtliche Orientierung in der Sache darstellt und keinesfalls den Gang zu einem Kollegen vor Ort ersetzen kann.
Auf Grund des von Ihnen geschilderten Sachverhaltes und unter Berücksichtigung Ihres Einsatzes möchte ich Ihre Fragen zusammenfassend wie folgt beantworten:
Es gibt verschiedene rechtlichen Bestimmungen für die Nutzung von E-Mails in Unternehmen. Darunter fallen unter anderem die Pflicht zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente, aber Regelungen zur privaten Nutzung von E-Mails durch Mitarbeiter.
Geschäftsrelevante E-Mail-Kommunikation ist nach den Anforderungen des Handelsrechts und Steuerrechts in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Das Bundesfinanzministerium hat mit den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) und mit den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente bestimmt.
Demnach muss Ihr Unternehmen die geschäftlichen E-Mails archivieren, welche sich in dem Account befinden. Soweit es die betrieblichen Erfordernisse verlangen besteht in den meisen Unternehmen eine Verpflichtung Vertreter zu bestimmen, welche in Zeiten der Abwesenheit den Account einsehen und dringende Post bearbeiten können. Sollte eine solche Vertreterregelung nicht bestehen, ist es durchaus gesetzeskonform in Zeiten von unvorhergesehener Abwesenheit das Postfach bei vom Vorgesetzten dargelegter betrieblicher Notwendigkeit vom Administrator unter Beteiligung des zuständigen Betriebsrats und des zuständigen Datenschutzbeauftragten zu öffnen.
Die E-Mail-Kommunikation in Unternehmen hat auch eine arbeitsrechtliche Seite:
Die private Nutzung des E-Mail-Accounts durch Mitarbeiter ist ein Konfliktbereich zwischen Mitarbeiterinteressen und Unternehmensinteressen.
Ist Mitarbeitern die private Nutzung ihres E-Mail-Accounts ausdrücklich, wie in Ihrem Fall, erlaubt, so stellt das Unternehmen Telekommunikationsdienste zur privaten Nutzung zur Verfügung und wird zum TK-Diensteanbieter. Damit ist das Fernmeldegeheimnis gemäß § 88 TKG zu beachten, dessen Verletzung gemäß § 206 Abs. 2 StGB strafbar ist. Diese Strafbarkeit riskieren Unternehmensleitung und Administratoren z.B. durch
• Filtern von E-Mail-Nachrichten,
• die Kontrolle des E-Mail-Accounts und
• den Zugriff auf einen E-Mail-Account bei Abwesenheit des berechtigten Mitarbeiters.
Somit ist für Ihren Fall folgendes zu raten:
Sie müssen sich leider Arbeit machen Ihre privaten E-Mails, dazu gehören auch die Ihnen vertrauensvoll zugetragenen Mails über die Zustände im Unternehmen oder Beschwerden über Mitarbeiter, zu löschen. Selbstverständlich ohne Aufsicht, denn eine Aufsicht stellt eine strafrechtlich relevante Kontrolle dar. Dies können Sie Ihrem Vorgesetzen auch so darlegen.
Sie sollten vor Ihrem Ausscheiden, für den Fall, dass keine Betriebsvereinbarung darüber besteht, auf eine Regelung drängen bzw. bestehen, dass Ihr E-Mail-Account mit Ihrem Ausscheiden gelöscht wird. So verhindern Sie den Eingang weitere privater Mails und Ihr Arbeitgeber eine mögliche Strafbarkeit wegen des Lesens von datenschutzrechtlich relevanten Materials.
Ich hoffe, Ihnen einen ersten Überblick ermöglicht zu haben und stehe für Ergänzungen im Rahmen der kostenlosen Nachfragefunktion sowie ggf. für die weitere Wahrnehmung Ihrer Interessen gerne zur Verfügung.
Sollten Sie eine darüber hinausgehende Vertretung in Erwägung ziehen, empfehle ich Ihnen eine Kontaktaufnahme über die unten mitgeteilte E-Mail-Adresse. Die moderne Kommunikation ermöglicht insoweit auch die Überbrückung größerer Entfernungen.
Weiterhin möchte ich Sie höflichst auf die Bewertungsfunktion aufmerksam machen, die dafür sorgt, diesen Service für andere Ratsuchende transparenter zu machen.
IT-Kanzlei GERTH
Jan H. Gerth
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Informationstechnologierecht Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht
Berliner Str. 25, 33813 Oerlinghausen
Fon 052 02 / 7 31 32
Fax 052 02 / 7 38 09
E-Mail: gerth@ra-gerth.de
http://www.ra-gerth.de
Nachfrage vom Fragesteller geschrieben am 08.06.2010 18:28:43
Sehr geehrter Herr Anwalt,
vielen Dank für die schnelle und kompetente Antwort.
Treffen Ihre Ausführungen auch auf die Dateien in meinem persönlichen und geschützen Laufwerk "eigene Dateien" zu ? Hier sind alle meine Entwürfe, Berichte und auch privates und vertrauliches abgelegt ? Hier will mein Vorgesetzter ebenso voll zugreifen können.
Vielen Dank !
Sehr geehrter Herr Anwalt,
vielen Dank für die schnelle und kompetente Antwort.
Treffen Ihre Ausführungen auch auf die Dateien in meinem persönlichen und geschützen Laufwerk "eigene Dateien" zu ? Hier sind alle meine Entwürfe, Berichte und auch privates und vertrauliches abgelegt ? Hier will mein Vorgesetzter ebenso voll zugreifen können.
Vielen Dank !
Antwort auf Nachfrage vom Anwalt geschrieben am 08.06.2010 22:35:37
Sehr geehrter Fragesteller,
selbstverständlich gelten meine Ausführungen auch für Ihren Ordner "Eigene Dateien".
Hier handelt es sich ja sogar keineswegs um Geschäftsbriefe, welche im Interesse des Unternehmens gesichert werden müssten.
Mit freundlichen Grüßen
Gerth
Rechtsanwalt
Fachanwalt für IT-Recht
Sehr geehrter Fragesteller,
selbstverständlich gelten meine Ausführungen auch für Ihren Ordner "Eigene Dateien".
Hier handelt es sich ja sogar keineswegs um Geschäftsbriefe, welche im Interesse des Unternehmens gesichert werden müssten.
Mit freundlichen Grüßen
Gerth
Rechtsanwalt
Fachanwalt für IT-Recht
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