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Digitale Archivierung von Belegen bei der Steuerprüfung


28.12.2016 11:22 |
Preis: 63,00 € |

Steuerrecht


Beantwortet von


in unter 2 Stunden

Zusammenfassung: Digitalrechnungen archivieren


Sehr geehrte Damen und Herren,

ich führe ein kleines Gewerbe mit etwa 100 Buchungen im Jahr. Die Eingangsrechnungen sind größtenteils in Papierform eingegangen, einige wenige jedoch auch in digitaler Form als E-Mail-pdf-Anhang (Telefon, Internet etc.) oder als Download (Amazon, Kfz-Versicherung etc.).

Da ich Anfang 2017 eine Steuerprüfung für die Jahre 2013-2015 habe, bin mir jetzt nicht sicher, welche Belege ich digitalisieren muss. Muss ich z.B. auch Papierrechnungen einscannen oder reicht hier weiterhin die Papierform? Muss ich ansonsten alle Belege, Aus- wie Eingang, digital abspeichern? Welche Jahre muss ich digital archivieren? Reicht 2015? Kann ich auf einer DVD oder einer externen Festplatte archivieren?

Ich würde mich über eine verständliche Antwort freuen. Bitte kein Zitieren von Gesetzen oder BFM-Schreiben. Was muss ich konkret tun? DANKE!
28.12.2016 | 12:14

Antwort

von


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Sehr geehrter Fragesteller,

Ihre Anfrage möchte ich Ihnen auf Grundlage der angegebenen Informationen verbindlich wie folgt beantworten:

Sie müssen lediglich Digital-Rechnungen digital archivieren. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung müssen dem Finanzamt grundsätzlich Originalrechnungen vorgelegt werden. Das bedeutet, dass Sie Rechnungen in Papierform auch so belassen können, weil es sich dabei um Originale handelt. Diese müssen Sie also nicht digital archivieren.

Bei den Digitalrechnungen sind die Originale die pfd-Dateien, die Sie auf einem Datenspeicher, egal ob extern oder DVD, abspeichern müssen. Sie müssen lediglich auf Verlangen eines Prüfers diese vorlegen können. In der Regel verlangt das kein Prüfer. Der Prüfer wird erfahrungsgemäß zufrieden sein, wenn Sie die Pdf-Rechnungen ausdrucken und diese mit dem entsprechenden Kontoauszug ordentlich zeitlich sortiert voreinander haben.

Ich hoffe, Ihre Frage verständlich beantwortet zu haben und bedanke mich für das entgegengebrachte Vertrauen. Bei Unklarheiten können Sie die kostenlose Nachfragefunktion benutzen.

Mit freundlichen Grüßen


Rechtsanwältin Monika Gansel

Nachfrage vom Fragesteller 28.12.2016 | 12:34

Sehr geehrte Frau Rechtsanwältin Gansel,

vielen Dank für die prompte Beantwortung meiner Frage. Ich würde mich freuen, wenn Sie noch zu folgenden Teilbereichen eine Einschätzung abgeben könnten:

1. Welche Jahrgänge muss ich digital archivieren? Prüfung geht über 2013 bis 2015. seit wann gilt diese Regelung vom BMF?

2. Muss ich auch meine Eingangsrechnungen digital archivieren? Die sind ja auch digital erstellt worden.

3. Lt. BFM muss die Archivierung zeitnah erfolgen. Ich habe aber erst jetzt im Zuge der Steuerprüfungsvorbereitung davon wirklich Kenntnis bekommen, daher kann von zeitnah nicht die Rede sein, wenn ich Belege aus 2015 erst Ende 2016 digital archiviere. Ist das ein Grund für einen Steuerprüfer die Buchführung zu verwerfen und mein Einkommen zu schätzen? Das ist meine große Sorge, die ich habe.

Vielen Dank und einen guten Rutsch ins neue Jahr

Antwort auf die Nachfrage vom Anwalt 28.12.2016 | 15:09

Sehr geehrter Fragesteller,

da bei der Nachfragefunktion lediglich Verständnisfragen/-probleme geklärt werden sollen, erlaube ich mir eine kurze Antwort:

Das BMF-Schreiben vom 14.11,29014 gilt für Vorgänge, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Das bedeutet für Sie ab 2015.

Sowohl digitale Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen sind in Ihrer Ursprungsform (z.B. pdf) zu speichern und entsprechend zu archivieren.

Wenn Sie die erforderlichen Unterlagen in Papierform haben und die digitalen Rechnungen noch nachträglich abspeichern, wird der Prüfer sicher keine Beanstandungen haben.

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